Ämne: Hur man optimerar affärsprocesser för framgång
När ett företag startar är det sista som grundarna tänker på processer – de har ett företag att lansera så det är helt på däck när alla kämpar för att göra vad som krävs. När verksamheten börjar mogna är denna “bara gör vad som helst”-mentalitet inte genomförbar och grundarna upptäcker snabbt att de måste injicera lite ordning.
Adam ShapiroVD för AutoCollect autocollect.co, beskriver varför det är viktigt för företag att implementera affärsprocesser:
Universums natur är kaos. Alla nystartade företag eller småföretag känner till en del av det kaos som upplevs när de rör sig igenom oordningen för att definiera vart de är på väg och hur de ska ta sig dit.
Förflyttningen från en nystartad bakgård till ett branschledande företag kräver en rad affärssystem. När företaget växer, nyanställs, måste en uppsättning affärsprocesser etableras för att stödja skalan.
Varför optimera?
Att starta ett företag är den enkla delen – okej, inte SÅ lätt – men att se till att det överlever start och går långt 
är ännu svårare. Med tiden kan företag upptäcka att de har många frånkopplade, disparata system på plats, vilket ofta gör det mycket ineffektivt att slutföra affärsfunktioner eller svårt för anställda att få saker gjorda.
Företagsprocesser kan sträcka sig över flera system och att hålla systemen synkroniserade är ofta en utmaning, vilket resulterar i dubbla ansträngningar och felaktig data.
Anställda som är involverade i samma process är ganska ofta på olika avdelningar och inte i direkt kontakt med varandra, vilket orsakar missförstånd, onödiga förseningar och dåliga affärsresultat.
Så småningom inser alla företag behovet av att implementera ordning och effektiva affärssystem för att växa.
För att växa och bli hållbart måste ett företag implementera effektiva affärssystem som gör det möjligt för deras processer att driva företaget framåt.
I en artikel av Forbes Alexander Mayzlers grundare och chef för Thinking Caps-handledning förklarar det genom att säga, “Så fort ett företag är igång, och ibland till och med dessförinnan, vänds diskussionen om hur man kan växa och skala företaget. Ofta funderar företagsägare på hur man delegerar ansvar, förbättrar ledarskapsförmåga och skaffar finansiering för att möjliggöra tillväxt. Även om dessa är viktiga aspekter för att bygga en sund verksamhet, är ett ämne som ofta förbises de affärssystem och processer som behövs för att uppnå tillväxt.
“En ägare måste ägna omsorg och uppmärksamhet åt att bygga ett organiserat och systemiskt förhållningssätt för att driva själva verksamheten. Även om det ofta innebär många instinktiva beslut att hantera ett litet företag, kan det vara det bästa sättet att förbereda ditt företag för tillväxt att börja tänka på verksamhetssystem från dag ett.”
Hur man optimerar affärsprocesser
Det bästa stället att börja är att inventera hur du sköter dina rutiner. Att ta ett steg tillbaka och granska på bara en hög nivå kan avslöja vad som fungerar och vad som inte fungerar. Oavsett om du precis har börjat eller redan ska börja, börja med dessa grundläggande åtgärder:
- Samla processägarna eller processexperterna i ditt företag – vem som helst i ditt team som kan ge information om hur ett system fungerar (eller inte fungerar)
- Kartlägg de steg på hög nivå som är involverade i varje rutin du gör
- Identifiera vilken mjukvara eller manuella insatser som används för att göra rutinerna
- Identifiera vad som görs eller fångas vid olika punkter och i olika processer
- Leta efter crossover – görs samma sak på olika ställen?
- Identifiera inkonsekventa tillvägagångssätt – görs samma sak på olika sätt?
- Börja inse vilka metoder som kan standardiseras, vilken data som ska delas mellan processer eller vilka insatser som kan tas bort helt.
Håll det enkelt
Det bästa sättet att få ordning på processer är att implementera rätt arbetsflödeslösning från början. Ett bra arbetsflödessystem eliminerar onödiga eller dubblerade ansträngningar i processer, osäkerheten om ansvar och krav, diskretionära åtgärder i processer, processavslut som lämnas åt slumpen eller övergiven. Det hjälper också till att minska många av de vanliga felen som hindrar småföretag, och därigenom minskar turbulensen på din resa och effektiviserar de dokumentdrivna affärsprocesserna som kommer att hjälpa till att få din affärspraxis på rätt väg och på väg mot framgång.
Bidrag av:
Adam Shapiro har varit i IT-branschen sedan 2000 och var med och grundade pilotfisk digital, ett mjukvaruhus som specialiserat sig på SharePoint-utveckling och autopiloten. 2014 var han med och grundade Autopilot och på senare tid AutoCollect
