Som byrå kan det vara en utmaning att hantera din och ditt teams tid som ägnas åt klientinriktade uppgifter. Utan noggrant övervägande och övervakning kan dina anställda arbeta antingen för mycket eller för lite, och båda kan ha en negativ inverkan på din byrås övergripande prestation och effektivitet.
Att spåra din byråutnyttjandegrad hjälper dig att övervaka den kapacitet som ditt team kör med och låter dig optimera deras tid som spenderas på klientinriktade uppgifter.
För lite tid som ägnas åt kundinriktade uppdrag kan innebära att dina anställda inte har tillräckligt med arbete att göra. För mycket tid gör att de kan möta utbrändhet när det kommer till internt vända uppgifter, såsom administration, försäljning och marknadsföring.
Vad är byråns utnyttjandegrad?
Byråns utnyttjandegrad avser hur lång tid en anställd spenderar fokuserat på kundinriktade projekt kontra deras totala avtalade arbetstid. Detta mått ger dig en överblick över tiden som spenderas på uppgifter som faktiskt tjänar pengar på.
Å andra sidan är en utnyttjandegrad på 100 % inte önskvärd, eftersom det innebär att dina anställda kommer att behöva arbeta mer än 100 % kapacitet för att utföra interna uppgifter som krävs för att underhålla och växa byrån.
Hur beräknar du byråns utnyttjandegrad?
Tidsspårning är nyckeln till att noggrant övervaka din byrås utnyttjandegrad. Genom att veta hur många timmar en anställd arbetar med klientinriktade uppgifter jämfört med deras totala kontrakterade timmar, kan du beräkna hur stor andel av tiden som de lägger på intäktsgenererande uppgifter.
En framgångsrik digital byrå rapporterar i allmänhet en utnyttjandegrad på mellan 85 och 90 %
Som du kan se, maximerar inte ens en framgångsrik byrå sina anställda på klientinriktat arbete och ger dem tillräckligt med bandbredd för att fokusera på interna frågor.
Varför är byråns utnyttjandegrad viktig?
Användningsgraden för byråer är kanske det viktigaste måttet att spåra för din byrå som helhet. Det ger dig en tydlig bild av bortkastade tidsresurser, eller om dina anställda kommer att drabbas av utbrändhet.
Genom att beräkna din byråutnyttjandegrad kan du börja anpassa tid och pengar mer effektivt och fokusera på de områden som kommer att ha störst inverkan på ditt resultat.
Om du till exempel beräknar att en anställds utnyttjandegrad är 65 %, kan du lugnt anta att du har bandbredden för att ta fler kunder. Å andra sidan, om en anställds utnyttjandegrad är 95 %, kan det finnas vissa kvalitets- och utbrändhetsproblem att ta itu med.
Hur spårar du byråns utnyttjandegrad?
För att spåra din byrås utnyttjandegrad är det viktigt att implementera tidsspårning när det kommer till kundinriktade aktiviteter. Om en anställd spårar att de spenderar 35 timmar i veckan på klientinriktade uppgifter och har kontrakterats för att arbeta totalt 40 timmar, kan du beräkna deras utnyttjande och utvärdera om de är så effektiva som de skulle kunna vara.
Några användbara verktyg för tidsspårning att överväga inkluderar:
Den ideala byråns utnyttjandegrad
Varje byrå kommer att ha olika standarder för vad deras mest lönsamma och effektiva utnyttjandegrad är. Ett bra bollplank är dock att sikta på en utnyttjandegrad på mellan 80-90%. Detta innebär att dina anställda spenderar större delen av sin tid på intäktsgenererande aktiviteter, men ändå har tid för andra interna uppgifter.
Några problem som kan uppstå med för höga utnyttjandegrader inkluderar:
-
Utbrändhet: Anställda kan snabbt nå utbrändhet om de lägger mer än 100 % av sin tid på klientinriktat arbete. Detta kan leda till förbittring för det arbete de utför och att de kräver mer ledighet i form av sjukdagar.
-
Dålig arbetskvalitet: Att vara överarbetad och överväldigad med för mycket arbete innebär att projekt kanske inte får den uppmärksamhet på kvalitet och detaljer som de kräver. Att arbeta för snabbt på grund av stressen med att få allt gjort leder till misstag, vilket i sin tur kan leda till högre kundomsättning.
-
Tidsbrist: Om dina anställda arbetar med eller över kapacitet lämnar detta dem ingen tid att fokusera på viktiga interna frågor som möten eller din egen marknadsföring. Det tar också tid från lärande och förbättringsmöjligheter, vilket innebär att du inte kan fortsätta tänja på gränserna för det arbete du lägger ner.
Låga utnyttjandegrader kan också identifiera problem på din byrå:
-
För mycket Free Tid: Även om vi vill komma bort från mantrat ‘tid är pengar’, när det kommer till att arbeta med kunder kunde detta gamla talesätt inte vara mer sant. Kunder betalar dig för att arbeta, och om du har anställda som bara arbetar med 50 % kapacitet finns det möjligheter att öka dina intäkter.
-
Inte tillräckligt med kunder: En låg utnyttjandegrad innebär också att du inte har tillräckligt med kunder för storleken på ditt team. Även om ditt team kanske gör ett fantastiskt arbete, finns det helt enkelt inte tillräckligt för dem att göra. De kan ta på sig mer kundinriktat arbete, vilket gör att du kan driva din byrå mer lönsamt.
-
Dålig arbetskvalitet: Detta kan också vara ett sätt att identifiera medarbetare som behöver höja sin arbetskvalitet. Ibland kommer klienter att begära en anställd att inte arbeta på sitt konto av ett antal skäl. Denna låga utnyttjandegrad ger dig den insikt som krävs för att undersöka varför en specifik anställd har mer free tid än andra.
Med detta sagt behöver inte alla anställda ha en hög byråutnyttjandegrad för att vara produktiva. Denna metod för spårning gäller generellt för allt arbete som främst arbetar med klientinriktade uppgifter. Dina C-nivåer eller direktörer kan ha en utnyttjandegrad på 0 % men ändå vara mycket viktiga för byråns lönsamhet.
Hur kan du använda utnyttjandegraden för din byrå?
För att omsätta din byråutnyttjandegrad, börja spåra den tid dina anställda spenderar på klientinriktade aktiviteter under nästa månad eller två. Därefter har du lite data som du kommer att kunna analysera för att se var det finns utrymme och möjlighet till förbättringar, antingen genom att öka eller minska dina anställdas arbetsbelastning.
