Ämne: Hur AR- och AP-automatisering ökar företagets produktivitet
Kassaflöde eller anställda – vilket är viktigast för att driva ett framgångsrikt företag?
För det mesta är ditt svar förmodligen “båda”. Du kan inte ha ett framgångsrikt företag utan både ett bra team och ett sunt kassaflöde.
Men ibland, i kassaflödeshanteringens intresse, tvingar du sannolikt anställda – särskilt finansteam och revisorer – att investera extra tid och ansträngning bara för att ha bra data.
Och genom att göra det sätter du onödig belastning på ditt företag. Att manuellt hantera leverantörsskulder och fordringar är enormt dränerandeoch tar talang och färdigheter bort från de mest produktiva uppgifterna.
För att uppnå det bästa av varje anställd måste du ge dem mental vila, tid att tänka och utforska och en möjlighet att innovativa och producera nya idéer för bättre affärer.
Så hur kan du ge dem tid?
Genom att automatisera AP och AR förstås. Denna lilla förändring gör hela processen snabbare och mindre felbenägen. Och viktigast av allt, det håller ditt lag nöjda.
Men automatisering är ett knepigt koncept och leder vanligtvis till många frågor. Så i den här artikeln visar vi dig hur det fungerar och varför det har så stor effekt.
Fördelarna med att automatisera leverantörsreskontra
Vi kommer att ta itu med kundfordringar härnäst. Men låt oss börja med AP-automationsteknik, som kan vara till stor hjälp för de flesta företag.
Här är fem tydliga skäl till varför.
1. Mer exakta fakturor
“Att fela är mänskligt, att förlåta är gudomligt.” Det är helt naturligt för människor att göra misstag. Och som ett resultat av den mänskliga naturen måste dina revisorer kontrollera fakturor om och om igen för att korrigera dem. Vilket kan göra dem trötta och griniga, och det är verkligen ingen smart användning av tiden.
Det har rapporterats 40 % av företagen vet att deras “rätta” fakturor ibland saknar detaljer och fel. Även om det ofta ignoreras, kan detta påverka företagets rykte negativt och leder till förfallna fakturor går obetalt. Och det kan vara ett potentiellt juridiskt ansvar.
Men robotar är inte människor och gör inte samma grundläggande fel. Om du har ett automatiskt leverantörsreskontrasystem kommer du att göra det Undvik de flesta typiska fel som kommer med manuell datainmatning. Och om dessa slinker igenom gör systemet det enkelt att upptäcka misstag och rätta till dem utan större ansträngning.
Verktyg för leverantörsreskontra låter dig mata all data på ett ställe. Så även om du har olika team som anger data följer de alla samma steg. Detta innebär ett tydligt och strömlinjeformat system, konsekvens i din AP-process och felfria fakturor för ditt ekonomiteam och revisorer.
2. Digitala poster som standard
När leverantörsreskontraprocessen hanteras manuellt hamnar du nästan alltid på berg av pappersarbete. Naturligtvis är allt detta ett lagkrav och måste förvaras korrekt och lätt att hitta.
Problemet är att papper lätt försvinner, fysiska dokument flyttas och vi har fortfarande grundläggande mänskliga misstag att oroa sig för.
Å andra sidan, om du kan automatisera AP kan du det håll enkelt reda på alla dina affärsaktiviteter och förvara register säkert inuti din programvara. Varje fil lagras på rätt plats och kan nås direkt från var som helst i världen.
Dessutom har du lagt till extrafunktioner som ett register över personen som godkände köpet och en digital historik för varje åtgärd.
Återigen, detta är en stor tidsbesparing – du behöver inte gå till ett arkivskåp eller ett rum. Det sparar fysiskt lagringsutrymme, och du behöver ingen arkiveringstjänsteman för att hantera det utrymmet. Vilket ärligt talat är ganska gammaldags 2019.
Och viktigast av allt, digital fillagring håller på att bli normen idag. Så det finns ingen anledning att inte göra denna ändring för fakturor och leverantörsskulder.
3. Effektivare medarbetare
Människor är benägna att göra misstag, misstag tar tid och för mycket tid som läggs på en viss uppgift stör hela företaget. Anställda hamnar dedikerade till fel uppgifter, mest till följd av andras fel.
Genom att automatisera din leverantörsreskontraprocessendu free dem att satsa sina ansträngningar på verklig arbete. Resultatet är mer produktivitet på individ- och företagsnivå.
Och effektivitet är nyckeln i leverantörsskulder. Ju mindre tid de slösar på meningslösa uppgifter, desto mer tid har de för att leta efter rabatter från leverantörer och för att hitta andra sätt att spara pengar för ditt företag. Vilket är kännetecknet för ett högfungerande AP-team.
Dessutom kommer de att kunna leta efter idéer om processförbättringar för leverantörsreskontra för att hjälpa ditt företag att blomstra.
4. Bättre arbetsplatssamverkan
En tydlig fördel med automatiserad hantering av leverantörsreskontra är att varje avdelning som är involverad i att samla in och godkänna fakturor kan komma åt dessa viktiga filer samtidigt. I samma ögonblick som en faktura har lagts in i systemet kan dina teamchefer se och godkänna den, ekonomiteamet kan granska uppgifterna och din betalningsbehandlare kan förbereda det som behövs.
Denna lättillgänglighet föder samarbete i realtid om delade dokument, få förtydliganden, bekräfta detaljer och hantera felaktigheter. Det gör också livet enkelt för distansarbetare, eftersom leverantörsskulder i princip kan göras var som helst.
Detta leder till färre tvister och frustrationer kring vad som kan vara en svår process. Din arbetsmiljö blir mycket gladare, vilket gör att de anställda kan arbeta lugnt och bidra mer till att bygga ett blomstrande företag.
5. Effektiviserade processer
Den kanske tydligaste fördelen med automatisering är bara överlag smidigare processer. Människor kan inte glömma eller hoppa över steg, och alla har samma arbetsflöde för hantering och betalning av fakturor.
Och även om vi normalt skulle anta att mer grundliga processer är långsammare, är det mjukvaran som gör allt det tunga arbetet. Och programvaran är snabbare än vad människor någonsin kommer att vara.
Men snabbare betyder inte mindre säker. Du kan anta att om allt sker automatiskt nu, förlorar du överblicken. Men AP-chefer kan fortfarande granska varje enskild faktura på vägen. Och ännu viktigare, du har teknik för att dubbel- och trippelkontrollera ditt arbete.
Vilket gör allt enklare, snabbare och mer effektivt direkt.
Fördelar med att automatisera kundfordringar
Nu när vi har sett effekten av automatisering på leverantörsskulder, låt oss titta på den andra sidan av myntet.
1. Minskade kostnader för betalningshantering
Det är förvånande hur många företag som fortfarande spenderar enorma summor på betalningsprocessen. Genom att automatisera dina kundfordringar eliminerar du de flesta av dessa i ett slag.
I stort sett allt bearbetning – granskning av betalningar, överföring av belopp till olika konton och inmatning av poster i reskontra – kan automatiseras helt.
Det finns massor av bra programvara som tar bort det här besväret från dina händer och se till att dina teammedlemmar kan använda sin tid till något mer kreativt eller produktivt.
Och förutom den tid du sparar på hårt arbete, kommer du också snabbare igenom betalningarna.
2. Snabbare betalningar
82% av företagen misslyckas på grund av kassaflödesproblem. Och medan problemet för vissa av dessa genererar intäkter, för många företag är problemet helt enkelt att få kunderna att betala i tid.
Detta blir bara värre när du litar på att teammedlemmar manuellt skickar ut fakturor varje månad. Om dessa är försenade – eller om någon är borta – får du inget betalt.
Med fakturaautomation kan du blixtsnabbt förbereda fakturor och ställa in ditt system att skicka dem till dina kunder enligt ett fast schema. Detta sparar dig tid i ena änden, och ökar sannolikheten att de faktiskt kommer att ta emot och betala fakturor när du behöver dem.
Snabb fakturering och snabbare betalningar kommer självklart att spela en stor roll för att ge ditt företag ett lyft.
3. Sparad tid
Du förlorar inte bara tid på att hantera betalningar. Om du manuellt förbereder och kontrollerar fakturor en i taget, ser du på en betydande tidsinvestering.
Och automatisering låter dig ta bort denna börda helt och hållet. Mjukvaran vet hur mycket du behöver och kan sätta ihop felfria fakturor varje gång. Och som nämnts ovan kommer kundreskontrasystem då att meddela kunderna på egen hand, så att du inte ens behöver skicka ett e-postmeddelande.
Detta hjälper också till att hålla alla i företaget nöjda. Revisorer måste alltför ofta be andra teammedlemmar att hjälpa dem att förbereda räkningar, vilket går alla inblandade på nerverna.
4. Förbättrad kundservice
Din kundtjänst har en enorm roll att spela för ditt företags tillväxt. Ju bättre det är, desto gladare blir dina kunder, och desto mer kommer de att fortsätta betala.
Att ge dem ett enkelt och bekvämt sätt är faktiskt avgörande för god kundservice. Möjligheten att betala smidigt varje gång speglar ditt företag väl och är en förlängning av kundvården.
Så om automatisering kan smörja detta hjul är det en stor vinst.
Men eftersom programvara för kundreskontra integreras med dina befintliga CRM- och ERP-system, kan du också hitta felplacerade fakturor och felaktiga uppgifter omedelbart och hjälpa kunder att lösa eventuella problem de hittar på vägen.
Du kan avvärja massor av konflikter som kan uppstå i framtiden och förstöra relationerna med dem.
5. Mindre mänskliga fel
Även ett mindre misstag i kundreskontraprocessen kan göra saker för komplicerade att hantera enkelt. Fel siffra eller ett felplacerat kommatecken kan kasta bort allt.
Ännu en gång, automatisering är i princip garanterad minska antalet felvilket ger dig en försäkran om att varje faktura spåras noggrant och korrekt förberedd.
Ju mindre manuellt arbete det är inblandat Det kommer att krävas mindre tid för att rätta till misstagoch antalet missnöjda kunder kommer sannolikt också att minska (enligt ovan).
Och alla dessa faktorer kombineras för att göra ditt företag mer produktivt (och så småningom mer lönsamt), tack vare lite välbyggd programvara.
Avslutar
Så där har du det – de mest värdefulla fördelarna med AR- och AP-automatisering i ett nötskal. Manuell hantering av leverantörsreskontra och kundreskontra gör medarbetarna irriterade och utan energi, vilket i sin tur leder till fel, vilket gör alla mer irriterade och ännu tröttare.
Och det galna är att det är så dessa processer alltid har gjorts. De flesta ekonomi- och redovisningsteam har precis accepterat att dessa uppgifter är en börda – det vissa tider på månaden kommer bara att bli tråkiga.
Tvärtom, med automatisering kan du ge dina anställda mer free dags att ta med nya och värdefulla saker till bordet. De kan tänka mer innovativt, upptäcka rabatter och frestande erbjudanden från leverantörer och öka teamets totala produktivitet.
Den mest märkbara fördelen med AR & AP-automatisering är att ha en spännings-free och förbättrad atmosfär på din arbetsplats, vilket gynnar de anställda och ger dem mer utrymme att arbeta kreativt.
Vilket är precis hur saker och ting ska vara.
