Tips om hur du skyddar dina anställda och förbättrar arbetsflödet

Anställda är den mest värdefulla tillgången för alla företag eftersom det är människorna som bygger verksamheten från botten och upp. Oavsett hur mycket kapital du har, utan dina anställda är ditt företag ingenting. Med det i åtanke är det viktigt att göra vad du kan för att skydda dem och ge dem verktygen. Lyckligtvis finns det några åtgärder som företag kan vidta för att skydda sina anställda och samtidigt förbättra arbetsflödet.

Prioritera att skydda ensamstående anställda

För organisationer med anställda som arbetar ensamma på en fast plats finns det mycket att tänka på. Ett sätt att skydda ensamanställda är via larmsystem som kan tillkalla assistans när de behöver det som mest. Dessutom ger folket på Sheqsys app råd om att använda teknik som gör det enkelt att hantera, övervaka och rapportera om ensamarbetares aktivitet. Det är också viktigt för organisationer med fasta arbetsplatser att ha en beredskapsplan på plats som varnar alla anställda när det har varit problem i lokalerna. När något händer kan dina anställda arbeta hemifrån eller på en annan säker plats med fjärråtkomstfunktioner tills de kan återgå till jobbet normalt.

Skydda dina anställda från missnöjda kunder

När kunder är missnöjda med dålig service, återbetalningar eller returer av varor kan de ta till att ringa anställda på deras arbetsnummer i ett försök att lösa problemet. Även om detta är bra i den meningen att det betyder att kunden bryr sig tillräckligt om dig som företag för att ta det där extra steget, kan det också vara farligt om det lämnas okontrollerat. För att skydda dina anställda från missnöjda kunder som använder jobbnummer av integritetsskäl, be dem vidarekoppla alla personliga samtal tillbaka till sina mobiltelefoner så att de är medvetna om vem som kontaktar dem. På så sätt kommer en anställd inte att svara på ett samtal bara för att senare upptäcka att det var någon som försökte skrapa upp gratiserbjudanden för att ha varit lojala kunder under många år.

Ett annat huvudområde där missnöjda kunder kan orsaka problem för dina anställda är på webbplatser för sociala medier som Twitter och Facebook. Eftersom sociala medier är en så stor del av det moderna livet, kan anställda inte förväntas ta bort eller blockera dessa kunder på sin egen tid och baserat på lite mer än känslor. Ett bättre tillvägagångssätt är att låta programvara installerad på anställdas datorer göra kontrollen åt dig medan de utför sina normala arbetsdagar. Även om detta kan låta som en kränkning av integritet och personliga friheter vid första anblicken, är det viktigt att komma ihåg att dina anställda inte är dina fångar; de är free att göra sin verksamhet som vanligt utan rädsla för återverkningar från dig eller någon annan som inte är direkt relaterad till kundklagomålet i fråga.

Förbättra arbetsflödet med programvara för dokumentinspektion

Ett annat sätt att skydda anställda och förbättra arbetsflödet är med programvara för dokumentinspektion. Det sägs ofta att papper inte ljuger, men det kan lätt manipuleras så att det inte finns någon garanti för att informationen du tittar på är 100 % korrekt. Det bästa sättet att förhindra att sådana olyckliga händelser inträffar är att investera i dokumentinspektionsprogram, som kontrollerar alla typer av dokument mot databaser som innehåller information om miljontals dokument. Eftersom dessa typer av program använder OCR-teknik såväl som artificiell intelligens, kan de läsa nästan alla typer av filer och jämföra innehållet med informationen i deras databaser. Detta är det bästa sättet att undvika juridiska problem när det gäller att hantera bolåneansökningar, verifiera finansiell eller annan känslig information och kontrollera eventuella upphovsrättsintrång.

Skydda dina anställda från identitetsstöld

Det är inte alltid lätt att skydda sina anställda från identitetsstöld, men det är viktigt. Ett sätt att göra det är genom att placera klistermärken på alla datortangentbord som uppmuntrar slutanvändare att dölja sina webbkameror när de är borta från sina skrivbord. Dessutom kommer att ha någon inom företaget som regelbundet sopar anställdas datorer för virus och skadlig kod räcka långt för att skydda dem samt förhindra läckor av känslig eller användbar information. Det kan också vara en bra idé att undvika att använda samma lösenord på flera sociala medier, jobb och personliga e-postkonton och så vidare. Om du behöver hjälp med detta, finns det flera tjänster tillgängliga online som kan hjälpa dig att skräddarsy en skräddarsydd plan utifrån dina behov och krav.

Implementera checklistor för anställdas prestation

Ibland är det enda sättet att förbättra arbetsflödet genom att se till att anställda gör vad de ska göra och inget annat. Ett av de bästa sätten att göra detta är genom att implementera checklistor för anställdas prestation, som kan anpassas så mycket som behövs och tilldelas på vecko- eller månadsbasis. Denna typ av checklista gör att chefer kan hålla ett öga på sitt teams utveckling samtidigt som det gör det lättare för medarbetarna att förstå vad som förväntas av dem; eftersom det inte finns något behov av gissningar kan de fokusera enbart på att slutföra uppgifter istället för att undra om någon kommer att få nys om något som gjorts felaktigt.

Tips om hur du skyddar dina anställda och förbättrar arbetsflödet kan komma i många former, men de mest effektiva metoderna kommer att involvera programvara som går det lilla extra för att förhindra att misstag äger rum. Från sociala medier som Twitter och Facebook hela vägen genom dokumentinspektion och appar, det finns mycket du kan göra för att hålla dina anställda säkra utan att inkräkta alltför mycket på deras personliga friheter. Genom att implementera checklistor för anställdas prestation och installera övervakningsappar på sina datorer blir det mycket lättare att förbättra arbetsflödet och minska antalet misstag som görs vid varje given tidpunkt.