Anslut till Senaste Tekniska Nyheter, Bloggar, Recensioner

Småkassaavstämning: hur man hanterar företagets kontantbetalningar

Ämne: Småkassaavstämning: hur man hanterar företagets kontantbetalningar

Liksom många företagsekonomiska processer verkar småpengar vara en bra idé i början. Dess ett relativt enkelt och effektivt sätt att göra små betalningar runt kontoret.

Tyvärr gör det ordet “relativt” mycket arbete i föregående mening.

För liksom de flesta ekonomiprocesser hamnar team ofta i administrativa skulder förr eller senare. Att bara stämma av betalningar kan förvandla finansteam till detektiver som tar för mycket tid från sitt “riktiga” arbete.

Det vill du inte. Så i den här artikeln kommer vi att titta på det väsentliga för bra hantering och avstämning av småpengar. Och sedan kommer vi att erbjuda en tydlig uppgradering av detta gammaldags system, för de företag som vill ha de bästa interna processerna.

Ny på småpengar? Lära sig mer om småkassaprocesser och procedurer.

Småkassaavstämning

Betalningsavstämning är redovisningspraxis för att granska alla transaktioner och betalningsuppgifter. Företag måste stämma av alla betalningar för att säkerställa att de registrerade betalningarna faktiskt ägde rum och att uppgifterna är korrekta och fullständiga.

Således är småkassavstämning processen att bedöma småpengarbetalningar och se till att företagets register är uppdaterade.

Att stämma av småpengar kan vara särskilt utmanande med tanke på den lilla och inkonsekventa karaktären hos dessa betalningar. Många anställda tror att småpengar behöver inte spåras nära – att detta helt enkelt är en disponibel fond.

Naturligtvis ser inte revisorer på det så här. De behöver en tydlig förståelse för varje transaktion, oavsett orsaken till utgifterna eller vilken betalningsmetod som används. Oavsett om det görs med kreditkort, kontanter eller anställningskostnader, är allt företagets pengar och måste behandlas med försiktighet.

Viktiga termer att känna till

Vi kommer att använda några termer och fraser i den här artikeln, så det lönar sig att göra dem tydliga först.

  • Flyta: Småkassar innehåller vanligtvis ett startsaldo så att lagen har pengar att spendera. Detta fylls vanligtvis på varje månad eller kvartal, i det som kallas en förskottssystem.

  • Utbetalningar: Den lite tekniska termen för betalningar som görs med småpengar. Kontanter “utbetalas” till olika spenderande och förhoppningsvis registreras längs vägen.

  • Logga: Småkassaloggen ska visa alla betalningar som gjorts med småpengar.

  • Verifikationer: En del av loggsystemet, dessa visar varje enskild betalning. De fylls vanligtvis i av anställda som en sorts inköpsorder. En kupong = en transaktion.

  • Nyckelinnehavare/vårdnadshavare: Vanligtvis har bara en person nycklar till kassalådan. Denna person är ansvarig för att dela ut kontanter på lämpligt sätt och förhindra missbruk.

Hur man stämmer av småpengar

Själva processen att stämma av småpengar är teoretiskt sett väldigt enkel. Vi kommer till de potentiella utmaningarna om ett ögonblick, men här är det i ett nötskal:

  1. Kontrollera flottören. Vad är startbeloppet?

  2. Räkna pengarna. I slutet av en given period bör detta vara lägre än flytbeloppet.

  3. Lägg ihop de registrerade transaktionerna (via vouchers och loggen). Dessa bör vara lika med skillnaden mellan flytbeloppet och de återstående kontanterna.

  4. Kategorisera utbetalningar. Dessa kommer sedan att tilldelas dina motsvarande utgiftskonton.

  5. Identifiera och undersöka skillnaderna mellan kuponger och det förväntade saldot. Som vi kommer att se är detta den största problematiken för finansteam och den främsta orsaken till huvudvärk kring småpengar.

  6. Registrera transaktioner i din huvudbok. Detta är en del av den typiska ekonomiska avslutningsprocessen.

  7. Fyll på flottören för nästa månad.

i teorin, det är allt som finns. Men som med de flesta företagsekonomiska processer, stämmer inte teorin alltid med verkligheten.

Problem med småkassaavstämning

Att stämma av någon form av företagsbetalning kan ta längre tid än önskat. Tanken är enkel: du kontrollerar dina interna register över vad som spenderats mot andra källor – vanligtvis kreditkorts- eller kontoutdrag.

Men när de två inte ställer upp måste revisorerna hitta svar. Och detta kan ta mycket dyrbar tid.

De stora problemen kommer i steg 4 och 5. Först, det är inte alltid klart varför en utbetalning gjordes. Kuponger kan vara ofullständiga eller vaga, och teammedlemmar kanske inte förstår orsakerna Varför utgiftskonton måste vara exakta.

Men naturligtvis uppstår de största problemen kring saknade kontanter eller saknad dokumentation. Kontanter, till sin natur, är svårare att spåra än kortbetalningar. Ett framgångsrikt småpengarprogram förlitar sig på en flitig vårdnadshavare och på att resten av laget följer reglerna.

I bästa fall finns det stor sannolikhet för mänskliga fel. Och i värsta fall finns det risk för stöld och bedrägeri. Hur som helst, ekonomiteam tenderar att lägga onödig tid på att undersöka problem med relativt små betalningar, istället för att tillföra värde till sina företag.

Att övervinna dessa problem

Så länge du håller dig till den fysiska småkassan – och kontantbetalningar i allmänhet – kommer du alltid att ha problem. Om dessa är allvarliga eller en mild irritation beror verkligen på dina processer.

Det finns några enkla saker du kan göra för att skydda dig från det värsta av det värsta:

  • Avstämning av småpengar regelbundet. En gång i månaden är nog bra, men att vänta längre än bara försvårar utredningen senare.

  • Välj och träna dina nyckelhållare klokt. Dessa personer kan till och med vara medlemmar i ekonomiteamet, vilket skapar mer arbete men också säkerställer att nyckelinnehavarna har de bästa incitamenten att göra jobbet bra.

  • Håll en digital logg och skanna kvitton. Detta lägger kanske en liten börda på vårdnadshavaren, men minskar sannolikheten för att kvitton försvinner eller att beloppen är felaktiga. Det gör också den eventuella avstämningsprocessen mycket snabbare, eftersom datainmatningen redan har gjorts.

  • Ställ in ett maximalt utbetalningsbelopp. Detta förhindrar inte irriterande admin eller misstag, men det mildrar åtminstone skadan.

Men självklart kommer du fortfarande att ha problem. Den lilla kassalådan, även om den är vanlig, är egentligen bara en lösning för anställda som inte har tillgång till företagets medel. Så istället för att fortsätta den här dansen föreslår vi ett annat alternativ.

Anställdas betalkort: den rena uppgraderingen till småpengar

Anställda måste spendera då och då för att göra sitt bästa arbete. Ett fåtal lyckliga får företagets kreditkort, vilket ger dem direkt tillgång till pengar. Men som vi har skrivit kommer företagets kreditkort med sina egna problem.

Och du kan inte ersätta småpengar med företagskort av den enkla anledningen att inte alla anställda har en. Varför? Eftersom de ses som riskfyllda och de är för dyra för att bara användas ibland.

Men anställdas betalkort – som de Payhawk erbjuder – har inte samma nackdelar. Vi har redan skrivit ett helt inlägg om skillnaderna mellan dessa förbetalda utgiftskort och det klassiska företagskortet. Här är en snabb uppfräschning.

Traditionella företagskort

Oavsett leverantör har dessa gammaldags kort alltid några saker gemensamt:

Alla skäl till varför du bör vara försiktig med ditt eget kreditkort hemma gäller även på kontoret.

Debetutgiftskort

Smarta betalkort ger en enkel lösning för de flesta av ovanstående problem. De låter dig:

  • Spåra varje betalning från varje anställd i en central instrumentpanel

  • Sätt anpassade gränser för varje team, befattning eller ända ner till den enskilda anställde

  • Betala online med virtuella kort eller i butik med plast

  • Se vad som spenderas i realtid – inte i slutet av månaden

  • Försoning är nästan omedelbar. Systemet kontrollerar betalningar och kvitton åt dig, så att dina böcker håller sig uppdaterade.

Men den viktigaste anledningen till att de är en uppgradering jämfört med småpengar är att varje anställd kan ha en. Eftersom de är debet – inte kredit – finns det ingen risk för överutgifter. Reglerna är tydliga och teammedlemmar har inget val att följa dem.

Vilket innebär att alla kan ha säker tillgång till pengar, och det finns inget behov av en liten kassa alls.

Läs mer om Payhawks betalkort för anställda.

Bli smart om småkassaavstämning

Förhoppningsvis är några saker klara efter att ha läst den här artikeln:

  1. Småpengar måste övervakas noggrant och betalningar bör stämmas av ofta.

  2. Manuell avstämning tillför extra arbete och huvudvärk för ekonomiteam, särskilt där fel finns.

  3. Ju mindre småpengar, desto bättre.

  4. Smarta lösningar finns för företag som är redo att utvecklas.

Dina nästa steg beror på hur mycket tid och ansträngning du förlorar på att stämma av alla betalningar idag. Om du inte har för många utgifter går det nog bra med företagskort och en liten kassa.

Men utgifterna är vanligtvis en viktig del av tillväxten. Och ju mer du spenderar, desto mer blir den administrativa bördan ett problem.

Om du börjar känna den bördan idag är det dags att överväga bättre alternativ: