Tack vare integrationen av alla applikationer som ingår i Office, dela data mellan Word, Excel och PowerPoint är väldigt enkelt. Dessutom tillåter det att data länkas så att de, när de väl har modifierats i källfilen, automatiskt ändras i filen som har tillgång till dessa data, vilket minskar behovet av att granska och/eller manuellt ändra eventuella ändringar som vi har gjort. Men vid vissa tillfällen kan denna integration spela oss ett spratt.
Det kan spela oss ett spratt om personerna som har tillgång ändrar något och lämna det som vårt , till exempel i Excel-tabeller som vi använder i Word. Lyckligtvis har detta problem flera lösningar, lösningar som vi, beroende på vilken metod vi använder eller måste använda (obligatoriskt) för att dela en fil, kommer att kunna använda.
Klistra in tabellerna som en bild
Som jag nämnde ovan tillåter Word oss att klistra in Excel-tabeller som länkade element, så att om vi ändrar någon data från källan (Excel-tabellen), när vi öppnar Word-dokumentet kommer data automatiskt att uppdateras. Men det är inte det enda sättet att göra det. Vi kan också klistra in tabellen i Word och behålla formatet eller bara data, utan formatet. I dessa tre situationer, data kan ändras manuellt . Men om vi klistrar in tabellen som en bild kommer de också att kunna modifiera tabellen, men det kommer att vara nödvändigt att använda Photoshop för att fånga tabellen, använda samma typsnitt och storlek bland annat, så det är mycket mer komplicerat och långsamt att göra det genom att ändra data i en tabell.
Till klistra in en Excel-tabell i Word som en bild så att ingen kan ändra det (åtminstone på ett enkelt sätt), måste vi använda Word Paste Special-funktionen. Det första vi måste göra är att kopiera Excel-tabellen till urklipp, vi behöver bara välja tabellen och använda genvägen Cntrl + C (det är inte nödvändigt att använda funktionen Kopiera som Excel-bild). Därefter går vi till Word och klickar på Klistra in-knappen för att komma åt klistraalternativen där vi måste välja Klistra in special. Därefter väljer vi Klistra in – Bild (förbättrad metafil).
Vi kan också välja alternativet Bitmap, men det här sista alternativet gör att filen tar upp mycket mer utrymme, vilket gör det svårare att dela den via e-post eller andra direkta kommunikationsmedel. Om tabellen finns i en annan applikation för att göra kalkylblad, kommer processen att vara exakt densamma. Vi kan också skapa tabellen i Word kopiera den till urklipp och klistra in den senare som en bild.
Exportera dokumentet till PDF
Om när man delar ett Word-dokument, det inte är nödvändigt att det är i .docx-format så att det kan ändras, kan vi helt enkelt konvertera dokumentet till PDF-format. Genom att konvertera Word-dokumentet till PDF, ingen kommer att kunna ändra uppgifterna i tabellen utan att återskapa ett nytt Word-dokument med all ändrad text och tabeller. För att skapa ett PDF-dokument från en Word-fil behöver vi bara komma åt filbandet och välja alternativet Exportera för att slutligen klicka på alternativet Skapa PDF / XPS-dokument.
Att redigera innehållet i en fil i PDF-format är inte en lätt uppgift, eftersom du behöver specifika applikationer för att göra det, såsom PDFelements och Adobe Acrobat, betalprogram som också kräver en månatlig prenumeration.
