Skapa en pålitlig evenemangsbudget i 5 steg

Ämne: Skapa en pålitlig evenemangsbudget i 5 steg

Att planera ett evenemang är svårt nog. Men hantera en budget samtidigt som du planerar ett evenemang? Även till synes enkla händelser blir snabbt komplexa.

Det krävs mycket övning, eller åtminstone bra verktyg, för att jonglera evenemangsplanering och budgetspårning med lätthet. Den här artikeln tar dig igenom fem steg för att skapa en pålitlig evenemangsbudget (och hålla den uppdaterad), plus några verktyg som hjälper dig på vägen.

Vad är en evenemangsbudget?

Oavsett om det är den stora årliga festen eller en liten gruppretreat är evenemang en del av vårt arbetsliv. Men händelser är sällan free! Företag måste spendera pengar för att arrangera evenemang.

I huvudsak är en evenemangsbudget pengarna som tilldelats för att anordna ett evenemang. Som med alla budgetdetta är en uppskattning av hur mycket evenemanget kommer att kosta; du vet aldrig dina faktiska utgifter förrän händelsen är sagt och gjort.

Vanligtvis sköter marknadsförings- eller kommunikationsavdelningarna arrangemang, så det är upp till dem att bestämma hur att använda de pengar som avsatts för detta ändamål.

Dessa butget ägare

har ett stort ansvar: att välja hur man fördelar företagets medel för att genomföra ett utmärkt evenemang som ligger inom budget. Så även om du inte är en finansvetare, måste du fortfarande spåra vart dessa pengar går och spendera dem klokt.

Hur man skapar en effektiv evenemangsbudget

För att ha ett bra evenemang behöver du en effektiv budget som vägleder dig. Du måste spåra och begränsa kostnaderna på ett effektivt sätt för god journalföring och för att förhindra att händelser går ur spel.

Att kunna se vad du har spenderat i realtid är ett absolut måste.

Här är de fem stegen för att skapa en evenemangsbudget:

1. Sätt upp mål

Först måste du bestämma dig vilken sort händelsen du har. Tillkännager du ekonomiska resultat för en publik av investerare, eller är det en teamretreat? En företagsomfattande fest? Eller bara en avdelnings teambuildingdag? Olika typer av evenemang leder till olika frågor som du måste svara på under arbetet med ditt evenemang.

En bra nästa fråga: hur många gäster kommer att vara på evenemanget och vad har de för förväntningar? Uppenbarligen har svaren på dessa frågor en avgörande inverkan på budgeten. En gourmetmiddag har inte samma pris som ett cocktailparty och kräver inte samma antal servrar.

Eventbudgeten baseras också på eventets potentiella inverkan. Till exempel kanske målet för en free händelsen är gästernas nivå av engagemang eller nöjdhet. Å andra sidan kan ett större evenemang (och större budget) förhoppningsvis leda till fler kunder eller webbplatsträffar. Så definiera tydligt målet för evenemanget, de förväntade resultaten och hur du ska mäta framgång.

Eventets längd beror på ovan nämnda mål. Om det bara handlar om att presentera ett projekt, en produkt eller resultat är ett mötes- eller konferensformat att föredra. Om målet är att erbjuda en komplett upplevelse till dina anställda under en workshop eller retreat, behöver du ett mycket längre evenemang för att alla ska kunna träffas.

2 . Bestäm en plats (eller kanal)

Oavsett om det är virtuellt, fysiskt eller hybrid, kommer evenemanget att behöva en plats eller en kanal för att sändas. I allmänhet finns det tre typer av professionella evenemang:

• Annonsevenemang och andra konferenser, möten eller webbseminarier

• Mässor och stora branschträffar

• Workshops, retreater och alla lagbyggande aktiviteter (företagsfester, offsite, etc.).

Med detta i åtanke kan du nu bestämma vilken typ av plats (eller kanal) du ska gå med för ditt evenemang.

Om det till exempel är ett tillkännagivande eller ett möte som samlar en publik från flera länder, kan ett virtuellt eller hybridformat vara bäst. Å andra sidan är ett teambuildingevenemang eller retreat mycket bättre när alla deltagare är samlade i samma fysiska utrymme.

Mässor är tillbaka och personligen, så du måste utvärdera kostnaden för att skaffa en monter, plus registreringsavgifter.

Sista viktiga punkt: tjänsterna som erbjuds av mötesplatserna. Är det mer kostnadseffektivt att använda tjänsterna som ingår i lokaluthyrningen eller att använda leverantörer som väljs separat? Det är här du kan spendera klokt och spara genom att optimera din budget och till och med förhandla med leverantörer.

3. Använd specialiserade leverantörer och plattformar

Att förhandla om priser med en leverantör är ett måste. Det är viktigt att komma ihåg att allt är förhandlingsbart, så länge du har solida argument.

Antalet gäster och de tjänster som krävs är hävstänger för att sänka leverantörskostnaderna tack vare stordriftsfördelar. Du kan också öka besparingarna genom att gå med leverantörer som väljer säsongsprodukter, ett tillvägagångssätt som är både plånboks- och miljövänligt.

För hybrid- eller virtuella evenemang är det tekniska systemet en viktig kostnadsfaktor. Plattformar som t.ex Cisco Webex, Hopin, Stänkeller klassikern Zoom kan vara en bra utgångspunkt för att jämföra kostnaderna och funktionerna för varje plattform.

Slutligen, att anlita en professionell inom området hybrid- och virtuella evenemang kan garantera att alla tekniska aspekter, som ibland kan bli komplexa, tas om hand.

4. Avsätt medel för oväntade utgifter

I alla händelser finns det alltid oförutsedda utgifter. Faktum är att alla projekt som involverar dussintals (om inte hundratals) rörliga delar kommer att ha problem. Detta behöver inte vara en källa till stress, du måste bara vara medveten om det och ge dig själv utrymme att övervinna dessa problem.

Hur planerar du för det oväntade? Lägg pengar åt sidan. 5 % till 10 % av den totala evenemangsbudgeten bör avsättas för oförutsedda händelser vid problem.

Det ska alltid finnas en “diverse” rad i eventbudgeten för oförutsedda händelser. I bästa fall blir det ett överskott över i slutet av evenemanget. I värsta fall kommer du inte att fångas oförberedd.

5. Optimera din budget och dina utgifter

För att skapa, organisera och genomföra bästa möjliga evenemang är verktyg för budgetspårning av yttersta vikt.

Det finns många evenemangsbudgetmallar där ute för att hjälpa till att organisera evenemang. Ändå, a verktyg byggt speciellt för denna typ av användning kommer säkert att visa sig vara effektivare än en enkel Excel-fil.

Ett utgiftshanteringsverktyg som Payhawk låter dig allokera varje utgift direkt till relevant kostnadsställe och budget. Du kan också kategorisera dessa utgifter och tilldela dem till varje typ av tjänst för evenemanget.

För detta ändamål, vår leverantörsfaktura spårning verktyg och inbyggd OCR-teknik är idealisk. Payhawk budgetkalkylatorer är anpassningsbara och intuitiva.

Alla evenemangsplanerare eller arrangörer är inte revisorer. Erbjuder dem en enkel att använda budgetspårningslösning kommer att spara tid och huvudvärk. Och med 100 % synlighet av utgifterna kommer de att kunna hålla budgeten och på rätt spår.

Skapa och hantera din evenemangsbudget med tillförsikt

Evenemang, och deras medföljande budgetar, passar inte alla.

Du måste reflektera över vilken typ av evenemang du vill ha, hur många personer som kommer, var du ska ha det, vilka leverantörer du ska använda, och planera för det oväntade. Alla dessa faktorer hjälper dig att bestämma och fördela din budget, så att du spenderar enligt ditt företags prioriteringar och behov för att skapa ett unikt evenemang.

Payhawk kan inte hjälpa dig med ditt event, men vi kan definitivt hjälpa dig att skapa och hålla dig till din eventbudget! Prova vår free händelsebudgetspårare eller använd vår marknadsföringsbudgetmall här: