Det finns inget som känns bättre än att kunna genomföra processer enligt tidtabell och så smidigt som möjligt. Men i de flesta fall, någonstans längs linjen, finns det vanligtvis en försening eller avbrott. Den vanligaste orsaken till flaskhalsar i processarbetsflöden är manuella godkännanden.
I de flesta organisationer kan även den enklaste processen kräva flera godkännanden i olika skeden. Utan ett standardiserat godkännandehanteringssystem kommer det alltid att finnas frågor om behörighet, ansvar och kvalitetskontroll. Dessutom kan sekvensen av åtgärder som leder fram till att man får rätt godkännanden bli oordning någonstans längs linjen. Godkännandehanteringssystem automatiserar flera rörliga delar i godkännandeprocessen och förbättrar även transparensen och den övergripande effektiviteten i interna processer.
Utmaningar för företag utan ett godkännandehanteringssystem
Att hantera godkännanden på gammaldags sätt – med e-post och kalkylblad kan vara krångligt och fyllt av fel och ineffektivitet. Företag som hanterar godkännandehantering manuellt kommer att möta utmaningar. Några av dem inkluderar:
● Godkännare är flaskhalsar
Beroende på vilken typ av arbetsflöde du har att göra med, kommer det sannolikt att finnas en sekventiell kedja av godkännande som inkluderar chefer, arbetsledare, direktörer och så vidare. Med tanke på hur upptagna de är är det inte förvånande att ledningen ofta är en flaskhals. Var och en av dessa godkännare representerar en potentiell nod för förseningar i godkännandeprocessen.
Att överföra dokument manuellt från en nivå till en annan kan orsaka en betydande försening i beslutsfattandet. Att uppleva flaskhalsar i godkännanden som detta slösar inte bara tid, det påverkar också operativ effektivitet på alla nivåer. Till exempel, när för mycket tid har slösats bort på att få godkännanden, pressas de som ligger längst ner i verksamheten att slutföra uppgifter för att hålla deadlines.
● Lågt ansvar
När du hanterar godkännande med kalkylblad och e-postmeddelanden finns det ingen tydlig överblick över hur godkännandeprocessen fortskrider. Människor går ofta miste om godkännandemail i överfulla inkorgar och det är inte alltid lätt att hitta information i ett kalkylblad. Detta är inte en idealisk situation eftersom det gör det lätt för ineffektivitet att hålla sig dolda.
● Upprätthålla kvaliteten på resultatet
En av sakerna att använda ett godkännandehanteringssystem hjälper dig att göra är att standardisera kvaliteten på resultatet. Godkännare är ofta grindvakter som upprätthåller företagets kvalitetsstandarder. Utan en standardiserad godkännandemekanism finns det inget sätt att säkerställa att processer utförs i enlighet med företagets policyer och produktionsstandarder.
● Hantera felkommunikation och misstag
Oavsett om det handlar om intern delegering eller kommunikation med intressenter är kommunikation en avgörande del av varje process i en organisation. Att lämna ut godkännanden med e-post och kalkylblad kan innebära att man skickar ut en störtflod av mejl och följer upp manuellt. Felkommunikation förekommer regelbundet och något så enkelt som att inte uppdatera en kolumn på ett kalkylblad kan orsaka en kedjereaktion av fel som kan visa sig vara ganska kostsamma.
Godkännande arbetsflöden är nyckeln
Nyckeln till att lösa alla dessa utmaningar är att implementera standardiserade arbetsflöden för godkännande i hela din organisation. Att ha en programvara som hjälper till att visualisera arbetsflöden och hjälper till att effektivisera godkännandeprocessen kan gå långt för att få större kontroll och undvika misstag. Här är några fördelar med att ha en automatiserad lösning.
● Bättre struktur
En dedikerad lösning hjälper till att skapa en tydlig struktur och riktlinjer för processen. Bättre struktur hjälper till att effektivisera verksamheten, minimerar fel och förhindrar förseningar i godkännandeprocessen. Resultatet är högre effektivitet och förbättrad produktivitet.
● Högre synlighet
Att använda en programvara för godkännandehantering ger en tydlig bild av varje pågående begäran. På så sätt vet alla statusen för sina förfrågningar, vems kö förfrågan har fastnat i och kan uppskatta tiden för varje förfrågan att skickas vidare. Förutom att bidra till att minska flaskhalsar gör den ökade transparensen det också lättare att sätta förväntningar, följa upp förfrågningar utan att vara påträngande och minska handläggningstiden.
● Större transparens
Med ett automatiserat godkännandehanteringssystem kan alla inblandade parter direkt spåra framstegen för godkännandeförfrågningarna. Du kan enkelt tala om vem som ännu inte har svarat på din förfrågan, utlösa varningar och påminnelser, eller följa upp med godkännandeförfrågningar ganska enkelt. Alla dessa förbättrar den övergripande effektiviteten i godkännandeprocessen med minimal ansträngning.
● Systemiska förbättringar
Processer utvecklas hela tiden. Steg kan bli överflödiga och ibland förändras processens karaktär helt för att passa operativa behov och bana. Att göra storskaliga förändringar kan visa sig vara en skrämmande utmaning. Men att veta vad som ska ändras eller förbättras måste backas upp med data och handlingsbara insikter. Ett godkännandehanteringssystem hjälper till att identifiera områden som behöver förbättras genom att ge användarna möjlighet att spåra och mäta avgörande mätvärden. På så sätt kan användare göra systemiska förbättringar, ta bort överflödiga steg i processen och avsevärt förbättra effektiviteten.
Att hantera godkännanden är viktigt i den dagliga verksamheten för varje organisation. Företag som vill effektivisera processer inom organisationen måste titta närmare på godkännandehantering och hitta sätt att förbättra effektiviteten och driva innovation.
En programvara som Kissflow hjälper inte bara att anpassa arbetsflöden från början utan kan göra det utan att behöva veta hur man kodar. Detta kan ge medborgarutvecklare den kontroll de behöver för att göra det som krävs utan att behöva vara beroende av IT-team.
