Redovisning för nystartade företag: nycklar till bättre företagsbokföring

Ämne: Redovisning för nystartade företag: nycklar till bättre företagsbokföring

För de flesta nya företag är backoffice-processer som redovisning sist på listan. Du räknar ut dina produkter eller tjänster, prissättning, löner och valfritt antal andra prioriteringar innan du kommer till finansiell journalföring.

Vilket är förståeligt. Men det håller inte länge.

Alla företag som vill överleva måste ha en plan för bokföring. Det innebär förmodligen att anlita en professionell, men grundare måste också kunna grunderna. Även om du inte har en aning om var du ska börja, måste du ta reda på det – snabbt.

Och vi är här för att hjälpa till.

Den här artikeln är full av sunda redovisningsråd för nystartade företag. Du hittar alla de viktigaste termerna och processerna du behöver känna till, plus några smarta sätt att få det hela att gå snabbare.

Startbokföring 101

Låt oss börja med en enkel fråga: varför ska du bry dig? Såvida du inte har grundat en revisionsbyrå, är bokföring inte vad du är här för att göra. Det är den delen du ha att göra, om du vill fortsätta göra det du faktiskt är här för att göra.

Det kan verka irriterande, men tydliga böcker kan faktiskt vara en mängd information om ditt eget företag. De är ett bra ställe att upptäcka ineffektivitet, sätt att minska (eller öka) utgifterna, och de är det första någon investerare eller bank vill se innan de ger dig mer pengar.

Kortfattat, redovisning berättar din startberättelse.

Och vad mer är, det är verkligen inte valfritt. Investerare, banker och skattemyndigheter vill alla se dina ekonomiska uppgifter. Om du vill göra anspråk på skattelättnader måste du också kunna bevisa var dina kostnader tar vägen.

Så det är viktigt att få rätt bokföring. Och även om det finns massor av djupa och komplexa områden vi kan komma in på, anger det här inlägget de ursprungliga måste-has.

Grundläggande redovisning för start

Det är bäst att gå igenom några av grunderna när det gäller redovisning.

Vad är redovisning?

I ett nötskal, bokföring är ekonomisk bokföring. Det handlar om att mäta finansiella data, bearbeta och tolka dessa data och sedan kommunicera dem effektivt till intressenter.

Hur hjälper det?

Som redan nämnts är bokföring inte valfritt. Så det hjälper uppenbarligen ditt företag genom att se till att du uppfyller väsentliga krav.

Men det är bara utgångspunkten. Bra register hjälper dig att fatta smartare affärsbeslut. Innan du vet hur intäkterna kommer in och utgifterna går ut, är det svårt att använda dina resurser effektivt.

Vem är inblandad?

Bokföring görs naturligtvis av revisorer. I riktigt små startups kan dessa vara outsourcade proffs, eller helt enkelt grundarna som själva tar ansvar för det.

När ditt lag är tillräckligt stort, du kan välja att ha interna revisorer som en del av ett bredare ekonomiteam. Eller så kommer ditt ekonomiteam att ha kontakt med utlagda experter.

Viktiga intressenter inkluderar:

• Ledning, som behöver ekonomiska uppgifter för att bygga affärsplaner

• Aktieägare som behöver veta att deras investering är välskött

• Myndigheter som behöver veta att du inte bryter mot lagen

Och i klassens bästa företag, andra anställda har också ett intresse av ekonomisk data. De använder det för att skapa bättre produkter, identifiera idealiska kunder och bevisa det övergripande värdet av deras ansträngningar.

Viktiga redovisningsdokument och data för start

Innan vi går in på redovisningsstrategier och tips måste du först bocka av några viktiga dokument. Nästan oavsett storlek eller typ av företag, behöver du dessa.

1. Huvudboken

Din huvudbok är ditt företags nav för redovisningsinformation. Det registrerar varje finansiell transaktion som företaget genomför under dess livstid – både inkommande och utgående.

Detta inkluderar:

• Inkomst

• Utgifter

• Tillgångar

• Skulder

• Rättvisa

• Vinster

• Förluster

Var och en av dessa är känd som ett reskontrakonto och kommer troligen att delas upp i ytterligare detaljer för att identifiera kreditkortsbetalningar, personalkostnader, löner och ett stort antal andra pengaflöden.

Det grundläggande syftet – förutom god journalföring – är att kunna matcha krediter mot debiteringar i slutet av en viss period och ha dem i balans.

Om du upptäcker att det totala värdet av krediter över alla reskontrakonton är inte lika med värdet av debiteringarna har ett fel inträffat.

2. De 3 väsentliga finansiella rapporterna

Vi fuskar lite genom att klumpa ihop tre dokument. Men dessa finansiella rapporter är absoluta måsten. Och alla andra av våra nyckeldokument relaterar till dessa tre på ett eller annat sätt.

Balansräkning

Källa: Accountingcoach.com

I balansräkningen redovisas bolagets tillgångar och skulder. Dessa berättar i huvudsak hur ekonomiskt sund verksamheten är.

Balansräkningen innehåller tre viktiga faktorer:

• Tillgångar: Saker företaget äger som kan användas för att skapa ekonomiskt värde. Vanligtvis kontanter och föremål i ditt lager.

• Skulder: Vad ditt företag är skyldigt som skyldigheter, som förringar det totala värdet av verksamheten. Inkluderar skatter och utestående skulder.

• Rättvisa: Detta är värdet av verksamheten för dess ägare (inklusive aktieägare), när tillgångar och skulder har redovisats.

Aktiefinansiering är mycket vanligt för moderna startups. Du kommer att se otaliga exempel på stora investeringsrundor i serie A, B eller C.

Läs Beyond Equity, vår artikelserie om icke-utspädande startfinansiering.

Resultaträkning (eller resultaträkning).

Källa: Överföringsvis

Resultatförklaringen anger tydligt ditt företags intäkter kontra dess förluster. Det ger i huvudsak ett konto över banksaldot i slutet av en viss period, när kunderna har betalat dig och du har betalat leverantörer.

Vilket gör detta kanske det mest grundläggande redovisningsdokumentet för alla företag.

Resultaträkningen börjar med intäkter – uppdelade på viktiga intäktskällor. Till exempel kan ett SaaS-företag (Software-as-a-subscription) välja att inkludera sina huvudsakliga produktpaket för att visa vilka som har gett flest affärer. Du kan lika gärna välja att dela upp det efter nyckelmarknader, om det är mer relevant för beslutsfattare.

Därefter specificerar du dina huvudsakliga utgiftskategorier. Det är viktigt att visa om mer pengar går till marknadsföring och försäljning, produktutveckling, lager eller någon annanstans.

Du kan bli så granulär som du vill i den här övningen, men den viktigaste raden kommer att falla längst ner: Nettovinst (eller förlust). Du subtraherar i huvudsak kostnader från intäkter för att visa hur mycket företaget har tjänat eller förlorat under en viss period.

Det är så klart uttalandet har fått sitt namn.

Kassaflödesanalys

Källa: Bänk

Kassaflödesanalysen visar dig hur kassaflöden in och ut ur verksamheten under en given period. Vid första anblicken låter det mycket som inkomst påstående. Men inte precis.

Poster tas upp i resultaträkningen för att återspegla värde du har vunnit eller förlorat under en viss period. Men detta betyder inte att värdet är flytande. Till exempel kan du skriva ett stort kontrakt med en kund. Affären är klar och de kommer att betala.

Så detta värde kommer att synas i resultaträkningen för den perioden. Men de har inte betalat än. Och tills betalningen kommer in kan den inte gå på kassaflödesanalysen.

Här är ett annat bra exempel från Bänk:

”Till exempel bokförs avskrivningar som en månatlig kostnad. Du har dock redan betalat kontant för den tillgång du avskriver; du registrerar det på månadsbasis för att se hur mycket det kostar dig att ha tillgången varje månad under dess livslängd. Men kontanter lämnar inte bokstavligen ditt bankkonto varje månad.”

Kassaflödesanalysen återspeglar den faktiska kontantsituationen. Om en betalning inte har kommit in eller gått ut än, kommer den inte att synas på kassaflödesanalysen.

Av denna anledning kan ett företag lätt vara kontantrikt, men rapportera en nettoförlust om de är sugna på några stora betalningar. Det är i grunden som skatter – pengarna finns på ditt konto, men de är inte riktigt dina.

Du kan också ha negativt kassaflöde under en viss månad, men eftersom du har investerat i framtida projekt kanske det inte alls är dåligt.

De tre nyckelsatserna fungerar tillsammans, och du hittar rader från den ena i den andra.

3. Bankavstämning

För att bevisa att informationen i dina uttalanden är korrekta – vilket du måste göra för alla typer av revision – behöver dina revisorer kontoutdrag. Dessa uttalanden bör bevisa att transaktioner som anges i din huvudbok faktiskt ägde rum – som bevisats av din bank.

Anta till exempel att din huvudbok visar att en kund betalade dig 10 000 USD i januari. Anta nu att dina bankkontoutdrag för januari och februari inte har några uppgifter om att betalningen någonsin kommer in på ditt konto.

Detta kommer naturligtvis att synas i ditt kassautdrag. Och din revisor eller ditt ekonomiteam kommer att behöva undersöka vad som hände. Troligtvis var detta ett enkelt bankfel eller ett misstag från kunden, men det är viktigt att ta reda på det.

Enklare, bankavstämning låter dig balansera dina bankkonton mot huvudbokenoch håll ett öga på bankavgifter.

4. Kreditkortsavstämning

Kreditkort spelar en liknande roll som ditt bankkonto, men kan vara ännu svårare att stämma av. På exakt samma sätt, du behöver veta att varje kortbetalning redovisas i din huvudbokoch att varje kortbetalning i reskontran faktiskt gjordes.

Kreditkort kan vara svårare att förena eftersom, i den typiska verksamheten, fler människor har tillgång till dem. I vissa startups skickas företagskortet frikostigt runt, med anställda behåller kortuppgifterna på Post-Its.

Och med Amazon-leveranser och otaliga SaaS-tjänster att spåra, kan kreditkortsutdraget bli långt mycket lätt. Du måste också oroa dig för kvitton – ofta på papper – vilket inte är fallet för bankkonton.

Kort sagt, många små transaktioner är svårare att kontrollera än mindre frekventa, större.

5. Kvitton (eller inköpsbevis)

Utöver att helt enkelt registrera och balansera företagets transaktioner, måste revisorer också hålla bevis på att transaktioner med tredje part faktiskt har ägt rum. Medan ditt kreditkort eller kontoutdrag gör detta i teorin, gör det det bara ur din synvinkel.

Ett kvitto bevisar att en transaktion hanterades och accepterades av en tredje part – En extra nivå av bevis som ofta krävs av myndigheter.

Återigen, detta är mest relevant när revisionstiden kommer. Skattekontoren vill se att den ekonomiska ställning du påstår dig vara i är verklig. Särskilt när du gör anspråk på utgifter, som du vanligtvis behöver göra anspråk på med ett giltigt kvitto.

Vad är ett giltigt inköpsbevis för affärskostnader?

Affärskostnader är mestadels skattemässigt avdragsgill. Men skattemyndigheten vill uppenbarligen bara ge avdrag för giltig utgifter. Och kvitton hjälper till att bevisa att en utgift inträffade och var giltig.

6. Kundfordringar

Kundfordringar är beteckningen för alla utestående belopp som kunder är skyldiga dig. Detta är en tillgång för ditt företag, även om pengarna inte har kommit in på ditt bankkonto ännu.

Kommer du ihåg skillnaden mellan dina inkomst- och kassaflödesanalyser ovan? Om du använder det som kallas periodisering, kundfordringar framgår av din resultaträkning i det ögonblick ett avtal har ingåtts.

Om du istället använder kontantredovisning, registrerar du inte transaktionen förrän den visas på ditt konto. Avgörande är att du inte heller betalar skatt på transaktioner förrän de faktiskt visas på ditt konto. Det är därför det passar många småföretag.

Övertrassering har en stor uppdelning av kontant vs periodiserad redovisning.

Särskilt om du arbetar på kreditbasis – vilket de flesta företag gör i viss utsträckning – är det viktigt att hålla koll på dina kundfordringar.

Rolig fakta: Du kan till och med använda dina fordringar som säkerhet mot lån. Läs vår guide till supply chain-finansiering.

7. Leverantörsskulder

Leverantörsskulder är i huvudsak motsatsen till kundfordringar – det är det de utestående belopp som du är skyldig leverantörer. Dessa är skulderett koncept vi såg ovan.

AP betalas oftast med faktura, vilket innebär ett extra dokument för revisorer att hålla koll på. Varje transaktion inkluderar leverantörsfakturan, ett bank- eller kreditkortsutdrag och sedan vanligtvis ett kvitto från leverantören.

Var och en av dessa måste matcha, och ditt totala leverantörsskulder ska återspeglas i huvudboken. Eftersom dessa dokument måste hanteras korrekt betalas fakturor ofta av ett dedikerat inköpsteam eller utförs av ekonomiteamet själva.

Läs mer om leverantörsreskontraprocessen.

8. Skatt

En annan funktion i företagsredovisning är hur du hanterar skatter. Som nämnts ovan, företagskostnader är vanligtvis avdragsgilla. I vissa länder kommer företag också att vara berättigade till skattelättnader där de har ett visst antal anställda, om de verkar inom specifika branscher eller om de tillför ett nödvändigt värde till samhället.

Men som vi också nämnde ovan måste dessa saker bevisas. Och det är där dina revisorer kommer in för att spela.

Klar, fel-free ekonomidokumentation är ditt bästa verktyg när du har att göra med skattemyndigheter. Så länge transaktioner är legitima och bevisbara – och de är berättigade till skattelättnader, naturligtvis – bör du inte ha några problem med att lämna in skattedeklarationer.

Det är därför det är viktigt att förvara kvitton och andra ekonomiska register i ett logiskt, tillgängligt system.

Och när du har lämnat in skattedeklarationer, håll fast vid dem. Företag kan vanligtvis granskas upp till tre år efter inlämnandet, och i många företag kommer den tidsramen att vara betydligt längre.

6 nycklar till bättre redovisning för nystartade företag

Så det var alla grunderna du behöver ha på plats. Men hur kan du göra dem egentligen väl?

Startups är kända för att vara innovativa; för att hitta effektiva nya sätt att växa snabbare. Och många klassiska redovisningsprocesser är precis tvärtom – långsamma och tråkiga.

Så här åtgärdar du några av dessa problem.

1. Samla in kvitton smidigt

Vi har sett vikten av kvitton – både för detaljerad bokföring och i skattemyndighetens ögon. Men att samla in kvitton från kollegor är en av de mest smärtsamma delarna av ett ekonomiteams rutin.

Andra anställda vet inte betydelsen av god journalföring. De har förmodligen inte läst den här artikeln.

Så ditt bästa vapen för enkel bokföring är att implementera system som enkelt samlar in kvitton. Om du gör livet enkelt för teammedlemmar, kommer de att göra redovisningen till en vind.

Det bästa sättet att fånga kvitton är med en mobilapp. De tar ett foto av kvittot i det ögonblick de köper något, och kvittot registreras för alltid.

Ett annat alternativ för onlinekvitton (från Amazon eller Uber, till exempel), är att ha en vidarebefordranadress. Den anställde behöver inte förvara den någonstans eller bifoga den till ett kalkylblad – de har bara skickat den till kvitton [@] company.com. Eller ännu bättre, de drar och släpper den till din kostnadsprogramvara.

2. Digitalisera dokument

Direkt relaterat till ovanstående punkt, är det faktum att moderna revisorer borde inte alls använda papper. Papperskvitton och fakturor försvinner för lätt. Även bankkonto- och kreditkortsutdrag bör digitaliseras nuförtiden.

Detta har några viktiga fördelar:

1. Du kan komma åt dem var som helst. Om du lagrar dokument i molnet kan du komma åt dem även när du inte är på kontoret.

2. Det är de snabbt att hitta. Väl namngivna och kategoriserade dokument bör vara en enkel sökning bort.

3. Det är de svårare att förlora. Särskilt om personalen digitaliserar dokument i det ögonblick de får dem, hamnar de inte längre i papperskorgen av misstag.

4. De minimera datainmatning. Den andra gigantiska tidsslöseriet för revisorer är att manuellt mata in data från pappersregister. Men digitala dokument är redan digitala, och dina utgifts- och redovisningsverktyg kan extrahera nyckeldata direkt från dem.

Vi har gått bortom papper i affärer. Och det är dags att finansteam också gör det.

3. Undvik företagets kreditkort

Vi såg ovanför det att stämma av företagskort kan vara mycket jobb. Och det beror främst på att de egentligen inte är designade för att hjälpa dig.

De gör det inte lätt att spåra betalningar i realtid – vanligtvis måste du vänta på ett uttalande i slutet av månaden. Och de berättar inte exakt vem som gjorde en betalning. De var helt enkelt inte byggda på det sättet.

Det här är varför det bättre alternativet är att använda anställdas betalkort. Dessa har varje anställds namn på sig, och du kan sätta gränser och utgiftsregler hur det passar. Den stora fördelen är att du alltid vet vem som gjort en betalning, och du kan övervaka dessa i realtid från en app.

Det här är i princip samma moderna kort som vi lär oss att älska i våra privata liv. Endast byggd för företag, med ekonomiteam och revisorer i åtanke.

4. Använd smarta utgiftskonton

En annan komplicerad och tråkig process är att fylla i huvudboken. Du har olika utgiftskonton, och varje transaktion måste tilldelas den korrekta. Att göra detta manuellt – titta på varje transaktion – är uppenbarligen inte ett lockande alternativ.

De smarta betalningsmetoderna vi såg i föregående stycke kan faktiskt tilldela utgiftskontot baserat på leverantören. Till exempel, varje betalning som går till Salesforce bör förmodligen komma från din försäljningsbudget. Så du ställer in det här en gång, och sedan varje efterföljande betalning tilldelas automatiskt rätt utgiftskonto – båda i ditt kostnadsverktyg och din huvudbok.

Och eftersom du förmodligen använder samma leverantörer om och om igen, drar du ner den stora majoriteten av kostnadskontoarbetet.

5. Automatisera!

Vi brinner för redovisningsautomatisering och vi har redan skrivit mycket om det. Så vi går inte in på det här.

Men om du är intresserad, här är fler resurser:

6. Minska fel från början

En specifik fördel med automatisering förtjänar ett eget avsnitt. Dess lätt att förbise hur vanliga mänskliga misstag kan vara i alla repetitiva processer. Bokföring är inte annorlunda.

Och vi skyller inte bara på revisorer för dessa fel. Tänk på de personer som är involverade i de flesta transaktioner:

• Anställda betalar saker med företagskort eller med hjälp av utgiftsredovisningar. De är inte finansexperter och vet troligen inte de rätta förfarandena.

• Chefer godkänner betalningar och övervakar budgetar, men de är upptagna och har ärligt talat inte ett djupt intresse av finansiell information.

• Ekonomiteam måste ange all denna information. Och om du har att göra med hundratals poster kan naturligtvis vissa misstag uppstå.

Skönheten i huvudbokdesignen (med dubbel bokföring) är att du med största sannolikhet kommer att fånga dessa fel. Men det stora problemet är tiden och energin det tar att rätta till dem i efterhand.

Dessa smarta betalningsmetoder och digitaliserade dokument tar bort mycket av den mänskliga hanteringen, vilket i sin tur minskar mänskliga fel. Och det betyder mycket mindre tid i slutet av månaden för att försöka ta reda på varför siffrorna inte stämmer.

Få rätt redovisningsprocesser för start på plats

Förhoppningsvis har detta långa inlägg brutit ner några av de viktigaste aspekterna av småföretagsredovisning och hur man gör dem mer tilltalande.

Ditt enda riktiga alternativ nu är att komma igång.

Och naturligtvis det betyder inte att börja från början med en tom Excel-fil. Det finns underbara verktyg – som bland annat Xero – utformade för att ge dig all den struktur du behöver. De är också tillräckligt kraftfulla för att erfarna revisorer kan arbeta mer effektivt med deras hjälp.

Sammantaget är de viktigaste takeaways:

• Digitalisera

• Modernisera

• Automatisera

Uppstartsredovisning bör inte ta dagar – åtminstone inte i början. Och det behöver inte vara alltför komplicerat. Så länge du sätter bra, smidiga processer på plats.