Oavsett om det är med deras team, partnerbyråer eller högre chefer är möten en oundviklig del av varje marknadsförares arbetsvecka. Men alltför ofta känns dessa möten överflödiga och improduktiva, som att de tar tid från dina marknadsföringsinsatser istället för att driva din strategi framåt.
Det beror på att de flesta möten som standard handlar mer om projektledning än strategisk planering.
Projektledning kontra strategisk planering
“Projektledning betecknar antingen ett möte eller ett system för att säkerställa att identifierade arbeten slutförs och tidslinjen för det slutförandet”, säger Senior Inbound Strategist Mike Garris.
Projektledningsuppgifter inkluderar att tilldela ansvar, utvärdera teamkapacitet, bestämma nästa steg och sätta förväntningar på tidslinjen.
“Jämförelsevis är strategisk planering hur vi identifierar vilket arbete som behöver göras baserat på våra affärsprioriteringar”, säger Mike. “Så, om vi tänker på någon enskild affärstaktik – en blogg, en e-postuppfostran – så är de alla relaterade till trattluckor som vi har. Kanske har vi identifierat att vi halkar när det gäller organisk trafik det här kvartalet eller att vi inte ser farten från leads till MQL som vi vill se. Den identifieringen måste i slutändan komma från ett större samtal: Vilka är våra affärsmål? Är vi på gång att slå dem? Vilka är våra luckor? Vilka är våra stora prioriteringar?”
Strategisk planering kräver diskussion och input från människor i ditt team och organisation, medan projektledning ofta kan slutföras via skriftlig kommunikation. Så när du tar tid av flera människors dagar för att träffas, är strategisk planering en bättre användning av allas tid.
“Enligt min mening, 90% av tiden, bör projektledning inte vara kärnan i ett möte eller ta upp mer än fem minuter i början,” säger Mike. ”Projektledning sköts nästan alltid via ett system. Varje gång du tillbringar ett möte för att prata om projektledning, duplicerar du ansträngningen som du redan har lagt ner på dessa system. Det betyder inte att du aldrig kommer att vilja klargöra deadlines, som “Hej, ville bara se till att du såg att detta kommer att vara klart på torsdag. Fungerar det för dig?’ Sådana snabba incheckningar är förväntade och normala, men när du spenderar hela ett 30- eller 45-minutersmöte på att prata om när uppgifter kommer att hända och du har redan lagt ner 45 minuter på att bygga ut allt detta i din projektledning system, duplicerar du arbetet och gör det omöjligt att ha de där samtalen om planering som verkligen behöver ske.”
Hur man minskar mängden mötestid som spenderas på projektledning
Precis som du inte vill lägga större delen av din mötestid på att gå igenom vilka uppgifter som är kommande, vill du inte heller ta upp en betydande mängd tid på att sammanfatta det som har slutförts. Men när du träffar chefer eller medarbetare som är mindre involverade i din dagliga marknadsföring, kan det vara svårt att undvika dessa samtal.
I sådana situationer kanske du inte helt kan eliminera projektledning från dina möten, men med rätt förberedelser kan du minska hur mycket tid du lägger på det.
“Skicka sådan information som du tror att de kommer att vilja veta om i förväg – helst en hel dag innan,” säger Mike. “Skicka med schemat med förväntade tidslinjer, när saker kommer ut etc. så att de har det dokumentet i handen. Nio gånger av 10 kommer de förmodligen inte att läsa det, men att ha det dokumentet till hands kan vara väldigt praktiskt eftersom det kan förvandla en 15-minuters diskussion till en 5-minuters snabb dokumentgranskning.”
Börja ditt möte med en snabb genomgång av frågor om projektledning. Använd sedan dina nuvarande marknadsföringsinsatser som en utgångspunkt för att diskutera var du kan ta din strategi härnäst.
“Det enklaste sättet att skapa den övergången i mitt sinne är att komma ihåg att den taktik vi använder är knuten till ett affärsbehov”, säger Mike. “Till exempel kan du göra din övergripande projektöversikt och säga” Egentligen ville jag prata med dig om den övergripande organiska trafiken för det här kvartalet och hur det går för att komma in i den strategiska diskussionen. Eller låt oss säga att du vill komma in på något nytt som du inte har utvecklat en taktik för som inte finns i projektledning ännu: Du kan säga “Här är den där bloggöversikten du bad om. Egentligen märkte jag att vi börjar trenda uppåt i organisk tillväxt, men vi har en lucka i vår kanal för att flytta ner besökarna mot försäljning snabbt och effektivt. Så jag tänkte på den här idén om e-postvård. Jag skulle älska att få dina tankar.’”
Takeaway
Du bör sikta på att lägga större delen av din mötestid på strategisk planering. Sätt en gräns för hur lång tid du är villig att spendera på att diskutera projektledning, till exempel 10 minuter av ett timslångat möte, och gör sedan lite förberedande arbete i förväg för att ditt team ska kunna åstadkomma det.
“Dina möten ska alltid se framåt och minimera den tid som går åt till att se tillbaka, för i slutändan är morgondagen det som kommer att betyda mer för ditt företags framgång än igår”, säger Mike.
Målet med strategisk planering är att se till att din marknadsföringsstrategi inte är tystad från din större organisations mål. Även om projektledning effektivt kan utföras genom andra system, som e-post, projektledningsprogram och kalkylblad, kräver strategisk planering diskussion. Det är därför det är mer värdefullt att lägga sin mötestid på strategi.
