Ämne: Modèle de note de frais à télécharger Download
Pour bien gérer ses notes de frais, il faut d’abord choisir le bon modèle de note de frais. Celui qui fera gagner rapidité et efficacité à vos collaborateurs ainsi qu’à vos comptables. Pour vous aider dans cette tâche, notre équipe met à votre disposition un modèle note de frais sur Excel gratuit et prêt à l’emploi. Adoptez-le dès aujourd’hui et simplifiez la gestion de vos dépenses.
Impossible d’échapper à la note de frais dans le cadre professionnel. Mais pour autant on peut en simplifier sa gestion et ne pas les laisser devenir un véritable casse-tête. Pour gagner en efficacité, la première étape består à mettre en place une procédure agile en fournissant un note de frais à ses kollaboratörer.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
La note de frais est le document qui permet à un collaborateur de se faire rembourser des dépenses professionalnelles engagées pour le compte de son employeur et pour les besoins de son activité. La note de frais n’a cours que dans les entreprises où les salariés sont remboursés aux frais reels. En effet, lorsque le système du reboursement au forfait est choisi, l’entreprise vers une allocation forfaitaire définie par l’Ursaff. L’employé n’a alors pas besoin de fournir de justificatif pour les dépenses engagées.
En général, les notes de frais concernent:
Derrière cette relativ enkelhet se cache relevant un veritabel casse-tête, à la fois pour les entreprises et les collaborateurs. D’après l‘etude Unit4 menée dans neuf pays, en 2016, les salariés français ont renoncé à se faire rembourser environ 600 miljoner d’euros au total de frais engagés pour leur entreprise. Les raisons pour lesquelles les salariés y ont renoncé sont:
Les entreprises ont donc tout intérêt à mettre en place des förenklade förfaranden pour les notes de frais en commençant par instituer une matrice uniformisée sur une enkel feuille Excel.
Trois-poäng som är viktiga för att använda en anteckningsmodell
1. Une note de frais est toujours accompagnée d’un justificatif
Qu’il s’agisse d’une facture, d’un titre de transport ou d’un enkel reçu, le justificatif doit toujours être associé à la not de frais. Sans quoi, l’entreprise ne pourra pas bénéficier de l’exonération de cotisations sociales et donc rembourser le salarié.
2. Le modèle de note de frais doit comporter un vissa nombre d’informations
Pour être valide et donc traitée, une note de frais doit comporter:
-
L’identité du salarié (nom, prénom, matrikel, mail, telefon)
-
Adresse de l’entreprise
-
Date de la begära ersättning
-
Date de la dépense
-
Le montant de la dépense (HT, TTC, ainsi que le montant de la TVA)
-
La natur de la dépense
-
Le moyen de paiement
3. Vissa dépenses doivent être plus preciseringar
Jag anländer que des dépenses nécessites plus de detaljer que d’autres, comme:
-
Les depenses de restaurant (dans le cas où un client a été invité) : il est impératif d’ajouter une colonne “motif de l’invitation” et une autre où sera mentionné le nom de chaque invité.
-
Les dépenses d’hébergement : ne sont remboursables que si le salarié est à plus de 50 km de son domicile ou que son domicile est à plus d’1h30 de trajet en transports en commun. Uppmärksamhet: N’oubliez pas qu’il est umulig de récupérer la TVA sur ce typ de dépense !
-
Les indemnités kilométriques: l’utilisation d’un véhicule personal est soumis au remboursement à condition de préciser le motif du déplacement, le lieu de départ et d’arrivée, le kilométrage total et la puissance fiscale du véhicule. Là extranummer, uppmärksamhet : le salarié doit garder tous les justificatifs (ex: tickets de péage) !
Förenklare le process de gestion des notes de frais
La gestion des notes de frais est un vrai défi pour l’entreprise et ce n’est plus envisageable d’avoir des notes de frais papiers qui circulent. Une des solutions består av en digitaliserad process, en mettant à disposition un modèle de note de frais pré-rempli pour le collaborateur. Il pourra alors l’envoyer par mail, accompagné du(des) justificatif(s) scanné(s).
Pour l’équipe comptable, il est aussi viktig de se fixer un planering pour traiter le plus rapidement et efficacement les notes de frais, et ainsi déclencher les remboursements. L’idée est de ne pas avoir à traiter une avalanche de notes de frais au moment d’établir les fiches de paie. L’employé peut toutefois demander une avance sur salaire en cas d’engagement de frais importants. Sachez également que l’employeur peut, quant à lui, fixer une date limite pour la demande de reboursement par une simple note de service.
La note de frais a également pour désavantage de nécessiter un contrôle pour éviter les erreurs ou fraudes. C’est aujourd’hui un processus obsolète et archaïque qui coute cher à l’entreprise et qui a besoin d’un coup de jeune. Une option pour les entreprises est de proposer un moyen de paiement aux collaborateurs tout and contrôlant le process de dépenses.
