Ämne: Le guide complet pour mettre en place une gestion des achats efficace
Les achats représentent en moyenne 60% du chiffre d’affaires des entreprises européennes. En plus d’une bonne gestion des dépenses, une bonne gestion des achats est un levier de croissance oumbärlig pour accroître vos marges, sans augmenter vos prix.
Qu’est-ce qui complexify vos démarches, ralentit l’efficacité de vos collaborateurs et entrave votre croissance? Des politiques et processus d’achat obsolètes et/ou inadaptés, évidemment !
Et pourtant, peu de chefs d’entreprise y pensent spontanément, tant la funktion achats est considérée comme une enkel funktionsstöd.
Pourtant, depuis plusieurs années, le métier d’acheteur a acquis ses lettres de noblesse et revêt aujourd’hui une réelle dimension stratégique.
La croissance d’une entreprise va de pair avec une komplexisering des achats, la conduisant inévitablement à bouleverser son fonctionnement. D’après Synapscore, l’amélioration de la performance du processus d’achat est l’une des 3 priorités les plus importantes pour les CEO and CFO.
Politiques stratégiques de gestion des achats, definition des processus, étapes et outils de mise en œuvre sont autant d’enjeux de premier plan pour stimuler la croissance de votre entreprise.
Suivez le guide, étape par étape, et faite décoller votre activité grâce à une gestion des achats optimale.
“Lorsque les activités de votre entreprise se développent, adopter une politique global d’achat devient nécessaire.“ – Rodolphe Ardant
1. Comprendre l’importance du Service Achat dans la gestion des achats en entreprise
À quoi sert le Service Achat d’une entreprise ? Concrètement, il permet à l’entreprise de se procurer l’ensemble des biens ou services nécessaires au bon déroulement de son activité.
Des matières premières aux petites fournitures de bureau, la fonction Achats couvre un large eventtail de missions.
L’ouverture des marchés, l’accroissement de la concurrence et la crise financière ont conduit les managers à reconsidérer la place de la fonction Achats dans l’amélioration des performances des entreprises.
Son efficacité repose sur une politique et des processus d’achat performants. Cela permet ainsi aux salariés de limiter le temps attribué à cette tâche pour se concentrer sur des missions à plus forte valeur ajoutée.
Bien connaître et comprendre le rôle du service achat est un vrai atout pour l’entreprise.
D’une part, la Direction Achats va directement cibler les produits les plus utiles à la produktion de biens ou tjänster. D’autre part, elle centralisera l’achat des fournitures operationnellesnécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise.
Vous serez bien plus efficace et économiserez plus d’argent en établissant une politique d’achats décentraliséec’est-à-dire gérée de manière autonome par chaque équipe.
Cependant, les achats de petites fournitures administrativa kommuner à tous les services de l’entreprise peuvent être centralisés. En mutualisant les coûts, vous réaliserez des économies d’échelles pour toute l’entreprise.
2. Definir un processus de gestion des achats efficace
Mettre en place des processus d’achat efficaces nécessite au préalable qu’ils soient définis, testés puis simplifiés au maximum, afin qu’ils ne deviennent pas chronophages pour les salariés.
Häll i faciliter l’achat et identifierare clairement les besoins en intern, il est viktigt que la politique d’achats soit connue de tous. L’utilisation d’un cahier des charges peut également grandement faciliter la tâche.
Avant de partir de 0 dans la creation de votre processus d’achats, n’hésitez pas à partir de ce qui en déjà été mis en place, des différentes données à disposition. Cela vous permettre d’etablir un comparatif kompletta lösningar à votre disposition.
Une fois ces différentes solutions identifiées, entrez en contact avec elle en lançant un appel d’offre. Ce dernier doit contenir:
-
Fn cahier des charges à remplir.
-
Les villkor och villkor de votre client acheteur.
-
Les betingelser régissant l’organisation de l’appel d’offres.
-
Fn frågeformulär destiné à en savoir plus sur l’entreprise.
Une fois que les prestataires auront répondu à l’appel d’offre, vous serez en mesure de choisir celui eller ceux qui vous apporte(nt) à la fois :
Une fois votre choix effectué, vous entrez en phase de négociation directe sur l’ensemble des clauses administratives et techniques qui régiront l’affaire. Une fois le contrat signé, la relation commerciale est scellée jusqu’à sa bristning.
3. Identifierare les différents types d’achats en entreprise et creer une politique d’achat
Adopter une politique global d’achat intervient généralement lorsque les activités de l’entreprise se développent, et lorsque les achats se complexifient.
Häll på förberedare:
-
Soyez le plus informé möjligt sur les realités du marché et ses mutationer.
-
Assurez-vous du cadre legal encadrant les échanges et ses perspectives d’évolutions.
-
Identifiera clairement les processus d’achat à votre disposition.
Vous serez alors en pleine possession de toutes les information nécessaires pour établir un plan d’action global, concret et operationnel. Häll cela il faudra:
-
Definir une stratégie achat et un planering d’actions à mener avec des objectifs dans le temps.
-
Repartir les responsabilités au sein de la hiérarchie pour une mise en œuvre optimale.
-
Informer vos fournisseurs de votre nouvelle politique de gestion des achats afin de véhiculer une image dynamique et responsable de votre entreprise.
-
Evaluer régulièrement votre plan afin de toujours l’améliorer.
La dernière étape réside dans la mise en pratique de votre plan d’action. Il ne vous reste plus qu’à:
-
Integrer votre nouvelle politique d’achat dans les villkor générales de vos contrats.
-
Expliquer votre démarche à vos fournisseurs.
-
Deployer konkretisering vos nouvelles dispositioner dans le tableau de bord de votre entreprise.
De nombreuses entreprises en profitent pour y ajouter une démarche RSE, intégrant des enjeux éthiques vis-à-vis de leurs salariés et du développement durable.
Elle consiste à effectuer des achats responsables qui respectent plusieurs normes sociales, en accord avec les valeurs et un code éthique. Le processus de fabrication, les matériaux utilisés, l’énergie consommée hänge l’användning eller les villkor för återvinning doivent être les plus favorables possibles pour la preservation de la planète.
En effet, une politique d’achat ansvarig doit prendre en compte la totalité du cycle de vie du produit.
Les normes permettent aussi de guider les entreprises dans la définition et la mise en application de leurs politiques. Som exempel, la norme 20400 precise les modalités de mise en œuvre; la norm ISO 26000 définit la responsabilité sociale des entreprises.
4. Mettre en place des stratégies d’achats
Différentes stratégies d’achats peuvent être appliquées en fonction des catégories d’achats et du degré de maturité de votre entreprise. Pour trouver celle qui conviendra le mieux, vous pouvez suivre la méthode du skåp specialisé Köp Made Easy :
-
Collectez des données brutes sur le marché.
-
Ciblez les meilleurs interlocuteurs, sélectionnez les meilleurs fournisseurs.
-
Kartografiz och jämför alternativen.
-
Segmentez les comptes fournisseurs pour une information claire et transparente.
Vous pourrez ainsi analysator chacune des dépenses et les classer en fonction de la famille d’achats pour estimer la répartition de votre budget.
La bonne gestion de vos strategier nécessite de s’appuyer sur des outils d’analyss scientifiques adaptés. Les experts retiennent généralement :
-
Le diagram de Pareto, qui considère que 20% des causes sont responsables de 80% des incidents dans une entreprise. Concrètement, cela se traduit par l’organisation des priorités dans vos achats en distinguant plusieurs catégories, en les listant selon les économies que leur optimering peut apporter.
-
La matrice stratégique de Kraljic permet de cartographier le portefeuille d’achats de l’entreprise. Elle met en parallèle l’importance de chaque famille d’achats et la complexité du marché fournisseur. På distingue les achats simples tels que les fournitures de bureau, les achats lourds, les achats critiques et les achats stratégiques. Les bons process d’approvisionnement permettent à l’entreprise de se différencier de ses concurrents.
Les achats louds, critiques et stratégiques nécessitent une uppmärksamhet particulière. Il est oumbärlig de sécuriser leur approvisionnement, d’assurer la bonne circulation de l’information, de rechercher constamment à améliorer les processus les encadrant, et de se tenir informé des évolutions de l’offre concurrente sur le marché. Le détail des bons de commande perçus et la tenue d’une facturation rigoureuse constitue ainsi le socle de cette démarche.
Vous l’aurez compris, il n’existe pas une stratégie unik tillämplig à l’ensemble des achats. Mais bien plusieurs metoder och strategier för att använda en funktion för kategorier d’achats. La matrice de Krajlik permet de déduire la stratégie adaptée parmi trois possibilités: agressiv, équilibrée eller defensiv. Vous pourrez donc préférer soit une stratégie centralisée, soit décentralisée, soit au cas par cas.
5. Adopter un logiciel de gestion des achats
Il existe aujourd’hui de nombreuses solutions SaaS et IT qui automatisent les tâches à faible valeur ajoutée. Vinsten och produktiviteten är enorm!
Plus de 82% des acheteurs (källa: enquête décision achats 2015) ont recours à Excel pour concevoir leurs tableaux de suivi des commandes et planifier leurs besoins. Ce format convient aux très petites entreprises dont les achats sont simples à gérer. Malheureusement cela devient un véritable handicap lorsque vos activités se développent.
Le logiciel de gestion des achats confère de nombreux avantages:
-
Reduction du temps consacré à l’identifiering des bons fournisseurs.
-
Reduction du temps consacré à la creation des appels d’offres.
-
Reduction du temps des démarches administrativa och kommersiella.
-
Reduction du temps consacré au suivi des commandes.
Aujourd’hui, 32% av företagens declarent utiliser un logiciel de gestion des achats. Un chiffre en nette hausse depuis plusieurs années.
Toutes les entreprises ayant opté pour ces solution constatent de nombreux avantages :
-
Les salariés peuvent se concentrer sur autre chose (uppdrag, conseils eller extranummer amélioration des politiques d’achats)
-
På observera une augmentation des margessans augmentation des prix.
-
Et donc une augmentation directe des profits.
En quelques clics, vous pourrez suivre : la list de tous vos produits, leurs destinataire, le stock actuel, l’état de l’approvisionnement, les performances des acheteurs, etc. Il vous permettra aussi de localiser les éléments qui peuvent être améliorés dans votre politique d’achat.
Vissa lösningar föreslås même de recueillir automatiquement des information sur votre fournisseur, ou de lancer des appels d’offres en ligne. De plus, les outils d’e-procurement permettent dorénavant à vos clients de commander directement en ligne les produits qu’ils désirent.
Choisir son logiciel de gestion des achats n’est pas une mission simple, et plusieurs paramètres doivent être pris en compte:
-
La facilité de transition avec vos anciens outils de gestion, et la cohabitation de votre nouveau logiciel avec vos autres outils de travail.
-
L’alignement avec les fonctionnalités et les besoins de votre entreprise.
-
La qualité des informations transmises par le logiciel pour faciliter l’évaluation de vos politiques d’achats.
Aujourd’hui plusieurs lösningar SaaS, comme Payhawk, proposent un outil de gestion des achats en entreprise simple. Profitez d’un suivi en temps réel, d’une réconciliation et d’une catégorisation automatique des dépenses par client, par projet ou selon leur nature ainsi qu’une intégration comptable de tous les ordres passés.
