Kostnadsrapporter för anställda: hur man fixar detta trasiga system

Ämne: Kostnadsrapporter för anställda: hur man fixar detta trasiga system

Långsamt, obekvämt, krångligt och tungt för efterlevnad: traditionella pappersutgiftsrapporter lyckas kombinera ett fantastiskt antal irriterande funktioner. De är så irriterande, det är nästan imponerande – nästan.

Du skulle ha svårt att hitta någon som verkligen är ett fan. Processen är stressande för anställda, tråkig för ekonomiteam och till och med en risk för bedrägeri för företaget.

Lyckligtvis för dig har smarta människor jobbat hårt på nya sätt för ditt företag att hantera utgifter utan kval av utgiftsrapporter.

Men hej, om du fortfarande längtar efter den klassiska utgiftsredovisningsupplevelsen, kan du alltid ordna så att du och ditt team med jämna mellanrum blir stucken av getingar.

Mer om kostnadsprocessen:

Kostnadsredovisningar: varför gör vi så här mot oss själva?

Du vet det lika väl som vi: utgiftsrapporter är hemska för alla, överallt.

De anställda hamstrar kvitton på kaffe och mackor; ekonomiteamet arbetar sig fram genom skakande pappershögar; revisorerna ser till att allt stämmer i slutet av månaden: ingen kommer oskadd från utgiftsredovisningar.

Varje steg i processen känns som en Kafka-roman insvept i en Munch-målning som lever inuti en Beckett-pjäs: byråkratisk, vag och oundvikligen resulterande i existentiell rädsla.

Värst av allt? De chefer tar timeout från sina fullspäckade scheman för att godkänna allt. Tänk på det – istället för att ge godkännande för Brians skim latte, kan marknadschefen Rachel istället arbeta med nästa serie digitala annonser, eller träffa marknadsledare för att lägga strategier på potentiella partnerskap.

Ingen vinner med pappersutgiftsrapporter, någonsin. Så varför finns de fortfarande kvar?

Eftersom gamla vanor dör hårt. Människor är så vana vid det här sättet att göra saker att de fortsätter att be sin personal att lägga ut sina egna pengar för företagets utgifter och fylla sina plånböcker med nävar av kvitton, för att sedan få ersättning många veckor senare.

Det borde inte vara så tufft. Lyckligtvis, med ett integrerat kostnadshanteringsverktyg, behöver det inte längre vara det. Men mer om detta snart.

Smärtsamt för alla (det här betyder dig)

Hantera kostnadsredovisningar är en av de vanligaste anställda klagomål. Och inte bara för den stackars själen i ekonomiteamet som har till uppgift att se över och kontrollera allas måltids- och reseersättningar. Alla hatar dem.

Inte bara pappersutgiftsrapporter är ett vanligt problem; de är också dyra. Företag ignorerar ofta de dolda kostnaderna för traditionella kostnadshanteringsprocesser, som kan vara betydande och distrahera från kärnverksamheten.

Uppskattningar tyder på att livscykeln för en enskild kostnadsrapport är 30 dagar från inlämning till betalningmed totalt nästan 50 minuter av företagets tid för att hantera varje blankett. Multiplicera detta över varje medlem i ditt team, och mängden tid som sjunkit på denna meningslösa labyrint av papper börjar bli riktigt skrämmande…

En huvudvärk för anställda

Även om du har en omfattande och informativ kostnadspolicy och det bästa finansteamet i universum, traditionella pappersutgiftsrapporter är fortfarande en enorm smärta.

Inte bara det, men de kan ha en betydande negativ finansiell påverkan på dina anställda, särskilt när du hanterar betydande utgifter som resor eller boende. I en studie, en tredjedel av arbetarna kändes “ekonomiskt instabil” på grund av utgifter de tvingades ådra sig.

Att be dina anställda att gå i sin egen ficka för stora utgifter är ett säkert sätt att hamna i ett grinigt team. Dessutom kan det – i vissa fall – leda till en högre sannolikhet för kostnadsbedrägerier.

Och även om detta förblir det “klassiska” sättet att hantera kostnader för företag, kommer det inte att dröja länge. Mer om det nedan…

Smärtsamt för ditt ekonomiteam

Om du tycker att processen är ett krångel för dina anställda, fundera över den svåra situation som ditt ekonomiteam befinner sig i. Det är de som måste bearbeta dina anställdas utgiftsrapporter, inklusive granska rapporter och jaga personal för saknad information.

A studie släppt av GBTA Foundation har visat att en av fem utgiftsredovisningar behöver ses över. Det är inte bara en fråga om att kryssa i rutor.

Detta innebär att ännu mer tid och ansträngning sänks ner i meningslösa detaljer.

Det finns mycket, mycket bättre saker som ditt finansteam kan göra för att hjälpa ditt företag att växa. Oavsett hur mycket de tycker om sitt arbete, gick de inte på handelshögskola bara för att ta hand om Brians ersättning för tonfiskmajon!

Utgiftsrapporter är inte bara ineffektiva – de utgör en säkerhetsrisk

Förutom att vara ett tidskrävande krångel, traditionella utgiftsrapporter är en osäker metod för att hantera företagets utgifter.

Genom att låta anställda betala för utgifter och kräva tillbaka dem, det saknas tydlig tillsyn över företagets utgifter fram till slutet av en faktureringsperiod. Detta innebär en större chans för otäcka överraskningar i slutet av månaden.

Att hantera företagets utgifter genom ett företags kreditkort, även om det är ett populärt alternativ, är en ännu sämre idé när det gäller säkerhet, av följande skäl:

• Företagskreditkort är lätt att tappa bort, vilket innebär att de kan hamna i fel händer antingen inom företaget eller ännu värre, någon annanstans.

• Kreditkortsutgifter är svåra att spåra förrän efter faktureringsperioden, när det är för sent att fråga en viss utgift.

• Kreditkortsbedrägeri är en mycket verklig risk, och återhämtning från kreditkortsbedrägerier kan vara tidskrävande och störande för kärnverksamheten.

Men vad är alternativet?

Lyckligtvis har kostnadshanteringsverktyg förändrat allt.

Med en integrerad plattform för kostnadshanteringförenklas och strömlinjeformas varje steg i företagets kostnadsprocess. Dessutom är de flesta stegen i processen omedelbara, vilket innebär att det inte finns någon väntan på andra.

Verktyg för kostnadshantering – som Payhawk – uppnå detta via följande funktioner:

• Utgiftsvalidering i realtid: Med utgiftsrapporter eller företagskreditkort debiteras utgifter utan förhandsgodkännande från ledning eller finans. Ett dedikerat kostnadshanteringssystem gör det möjligt för ditt team att begära validering samtidigt från ledningen för specifika avgifter, vilket innebär snabba och enkla transaktioner, och inga överraskningar i slutet av månaden.

• Förinstallerade utgiftskort: Ett smart alternativ, betalkort gör att personalen kan spendera förauktoriserade medel på godkända utgiftsklasser (till exempel resor, boende eller catering). Detta minskar risken för missbruk av medel, ger dig och ditt team klarhet och konsekvens angående utgifter.

• Virtuella kreditkort för engångsbruk: Ett kostnadshanteringssystem kan tillåta personal att generera virtuella kreditkort, producerar ett kreditkortsnummer för enstaka tillfällen för att endast användas för att betala en i förväg godkänd kostnad. Detta minskar effektivt risken för kreditkortsbedrägerier till noll, eftersom kreditkortsnumret inte kan användas för något annat köp.

• Detaljerad övervakning av företagets utgifter: Samtidigt bearbetning av utgifter ger en heltäckande bild av företagets utgifter när som helst i månaden, inklusive totala saldon per anställd och per utgiftskategori. Denna detaljnivå kan hjälpa till med att tidigt upptäcka potentiella kostnadsbedrägerier.

• Automatiserade återkommande betalningar: En dedikerad utgiftshanteringsplattform låter dig automatisera återkommande utgiftsbetalningar, vilket innebär mindre tid för att hantera förutsägbara betalningar med låg risk.

• Integration med bokföringsprogram: Ett bra verktyg för kostnadshantering kommer också att samverka sömlöst med din bokföringsprogramvara, vilket innebär att efterlevnads- och skattekrav hanteras snabbt, bekvämt och korrekt.

Alla dessa funktioner samverkar för att öka säkerheten för ditt företags pengar och ta bort behovet av pappersutgiftsrapporter. Detta innebär mindre krångel för dig och ditt team, och mer tid för dig att lägga på de viktiga sakerna. Glädjas!

Nycklar till effektiv utgiftshantering

Om du är redo att uppgradera dina gamla kostnadsprocesser, här är några aspekter som du bör prioritera, som delas av andra expertföretag.

Penta – Gå papperslös

Dagarna med papperskostnadsanspråk borde ligga långt efter. Idag är det mycket effektivare och säkrare att bli digital.

“Nu för tiden kan nästan allt digitaliseras och göras tillgängligt på en mobiltelefon eller laptop. Blir papperslös kan också göra dina reseräkningsrapporter mycket mer organiserade och enkla att hantera i första hand.”

30SecondsToFly – Använd centraliserad teknik

När varje anställd sköter sina egna utgifter sprids företagets utgifter naturligtvis ut. För att övervinna detta, hantera alla utgifter via en central plattform.

“För att hantera dålig insyn i utgifter och oro över saknad eller felaktig information, kan reseansvariga utforska framväxande teknologier som effektiviserar dessa processer. End-to-end-teknik tillåter i allmänhet resenärer att boka alla resor genom programvaran, och reseansvariga får detaljerad analys om anställdas utgifter.”

BusinessTravelDirect – Fånga utgifter tidigt

Kostnader bokförs vanligtvis i slutet av processen när den anställde söker ersättning. Vilket betyder att du inte har någon aning om vad som spenderas förrän det är för sent att påverka det.

“Ett grundläggande problem med manuella, pappersbaserade processer är att synlighet av utgifter kommer för sent för att informera intelligent beslutsfattande. Företagsutgifter måste vara synliga så tidigt som möjligt för att ge dig meningsfull insikt.”

Och när utgifterna bokförs tidigare har du större chans att upptäcka fel och lagra alla viktiga dokument.

AppZen – Använd smartare verktyg, inklusive AI

Du och ditt team kan inte personligen granska varje enskild utgiftsrapport. Men maskiner kan – direkt.

“Många företag granskar bara mellan två och 10 procent av fakturorna och kostnadsrapporterna i månaden. [This] lämnar en jättestor 90 till 98 procent av fakturor och utgiftsrapporter helt okunniga.

AI är en spelomvandlare, vilket gör att finansteam kan granska 100 procent utan ytterligare arbetskraft. AI kontrollerar varje faktura och utgiftsrapport och tilldelar ett riskpoäng baserat på ett antal faktorer, flaggar högriskutgiftsrapporter och fakturor för manuell granskning. Detta hjälper ditt ekonomiteam att spendera sin tid mycket mer produktivt och gör det möjligt att betala tillbaka lågriskfakturor och rapporter mycket snabbare.”

Var redo för revision

Med en integrerad kostnadshanteringsplattform kommer du och ditt team att tycka att det är enklare och enklare att hantera dina företagskostnader. Vad mer, En kostnadshanteringsplattform kommer också att göra det lättare för ditt företag att vara redo för revision.

Till exempel snabb och smärtfri återvinning och hämtning av kostnadskvitto erbjuds av Payhawk medel dina utläggskvitton och fakturor registreras automatiskt och kan hämtas snabbt och korrekt. Kombinera detta med Payhawks höga grad av integration med ledande bokföringsprogram, så är du redo för revision på nolltid.

Slutsats: Du har bättre saker att göra med din tid

Med ett dedikerat kostnadshanteringsverktyg som Payhawk kan du vinka adjö till den dagliga tortyren av den traditionella kostnadsrapporteringsprocessen.

Med förbetalda kostnadskort, validering av betalning samtidigt och virtuella kreditkort, kommer ingen att behöva gå i sin egen ficka för affärskostnader. Ännu bättre – ingen kommer att behöva slösa dyrbar tid och ansträngning på högar av meningslöst pappersarbete.

En integrerad kostnadshanteringsplattform som Payhawk kan free du upp att fokusera på de saker som verkligen betyder någotsom att bygga din kundbas, utveckla en strategisk affärsplan eller bygga ditt teams förmåga.

Överväga ditt företags behov av utgiftshanteringoch ta en titt på hur ett kostnadshanteringsverktyg som Payhawk kan spara tid, pengar och stress.

Gör dig redo att säga au revoir till de speciella helvetet av kostnadsrapporter.