Ämne: Jahresabschluss erstellen im Handumdrehen (inkl. Checklista)
Alle Jahre wieder steht der Jahresabschluss vor der Tür. Das Ende eines jeden Geschäftsjahres markiert eine kritische Zeit för alla Finanzteams – Belege, Auszüge, Finanzberichte und vieles mehr müssen gesammelt and vorbereitet werden. Schätzungen zufolge verbringen Finanzfachleute durchschnittlich 25 Tage mit der Vorbereitung von Jahresabschlüssen. Ofta fällt dies auch mit den Quartals- und Monatsabschlüssen zusammen, var die Arbeitsbelastung zusätzlich erhöht. Gerade in einer so stressigen Zeit müssen Arbeitsabläufe und Prozesse sorgfältig geplant werden.
Um Ihnen einen Startvorteil zu tillhandahålla, erklären wir nicht nur, was Jahresabschlüsse überhaupt sind und welche Fristen unbedingt eingehalten werden müssen, sondern haben auch eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zusammengestellt, um einen erfolgreichens to Jahresabschlushens is im Handdreschlushens.
Var det ein Jahresabschluss?
Jedes Unternehmen muss einen Jahresabschluss erstellen. Dieser schließt die Buchhaltung eines vergangenen Geschäftsjahres ab. Das Geschäftsjahr bezieht sich auf einen 12-monatigen Zeitraum, der häufig dem Kalenderjahr von Januar bis Dezember folgt, aber auch mit dem Tag der Eintragung des Unternehmens begin can.
Nach dem deutschen Handelsgesetzbuch (HGB) besteht ein solcher Abschluss mindestens aus einer Bilanz und einer Gewinn- und Verlustrechnung (GuV), für die alle buchhalterischen Dokumente vorhanden sein müssen, wie Rechnungen, Belege und Co. Die Bilanz gibt Auskunft darüber, woher die Mittel des Unternehmens kommen und wie hoch die Belastung des Unternehmens ist. Die Gewinn- und Verlustrechnung legt offen, wie viel Geld am Ende des Geschäftsjahres (Guthaben) übrig ist.
Anhand des Jahresabschlusses lässt sich somit die tatsächliche financiale Situation, dh der Erfolg oder Misserfolg eines Unternehmens abbilden.
Der Jahresabschluss dient zum einen als Informationsquelle für alle Geschäftspartner:innen, Gläubiger:innen und natürlich für das Unternehmen selbst, zum anderen als Bemessungsgrundlage für die Besteuerung des jeweiligen Unternehmens.
Die Erstellung einer korrekten Bilanz, GuV sowie Cashflow-Rechnung gehört zu den wichtigsten Aufgaben des Finanz- und Buchhaltungsteams, da es sonst zu ernsthaften rechtlichen Konsequenzen führen kann.
Var bedeutet “Fast Close”?
Im Zusammenhang mit Jahresabschlüssen wird häufig auch von Snabbstängning gesprochen. Unter Fast Close versteht man einen beschleunigten Abschluss, dh die beschleunigte Erstellung, Prüfung och Veröffentlichung von Monats-, Quartals- och Jahresabschlüssen.
Ein Fast Close bietet eine Reihe von Vorteilen, wie zB die schnellere Verfügbarkeit von entscheidungsrelevanten Informationen. Er kan auch zu einer Imagesteigerung beitragen. Unternehmen mit zeitnahem Rapportering är organiserad, kompetent och följsam. Darüber hinaus können durch schlanke und strukturierte Prozesse Kosten eingespart werden. Ein Fast Close birgt aber auch die Herausforderung, trotz der beschleunigten Prozesse eine gute Qualität liefern zu müssen, dh einen fehlerfreien Jahresabschluss zu erstellen.
Die Notwendigkeit eines Fast Close lässt sich nicht aus den gesetzlichen Rahmenbedingungen ableiten und ist daher Unternehmensangelegenheit.
Wer muss einen Jahresabschluss erstellen?
Nach dem HGB müssen alle Kaufleute einen umfassenden Jahresabschluss erstellen. Dazu gehören insbesondere Kapitalgesellschaften und Personengesellschaftenockså:
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Personengesellschaften (OHG, KG, GbR)
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Kapitalgesellschaften (GmbH, AG, UG)
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Kapitalgesellschaften (GmbH & Co. KG, AG & Co. KG, UG & Co. KG)
Eine Befreiung förgylld für Einzelkaufleutedie an den Bilanzstichtagen von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren nicht mehr as 600.000 Euro Umsatzerlöse und 60.000 Euro Jahresüberschuss haben.
Päls Kleingewerbetreibende und Freiberufler:innen genügt eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), die mit einfacher Buchführung erstellt wird.
Jahresabschluss: Wann ist der richtige Zeitpunkt? Termine & Fristen
Kaufleute müssen nach dem HGB ihren Jahresabschluss innerhalb einer angemessenen Frist aufstellen. Dabei werden große und mittlere Kapitalgesellschaften von kleine Kapitalgesellschaften und Kaufleuten unterschieden. Die Größenklassen orientieren sich am § 267 HGB und sind wie folgt definiert:
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Mittelgroße Kapitalgesellschaften: Sie erfüllen mindstens die Kriterien, die für kleine Kapitalgesellschaften gelten, generieren einen Umsatz von maximal 40.000.000 Euro, harben eine Bilanzsumme von maximal 20.000.000 Euro und beschäftigen nicht mehr as 250 Arbeitnehmende.
Fristen für den Jahresabschluss
Heutzutage ist es üblich, dass viele Unternehmen ihre Jahresabschlüsse elektronisch übermitteln – das vereinfacht und beschleunigt die Erstellung des Jahresabschlusses, ist obendrein umweltfreundlicher und spart Portokosten. Wer von einer längeren Frist profitieren möchte, sollte eine:n Steuerberater:in beauftragen. Vill du veta exakt där Jahresabschluss nun engereicht were? Wir haben eine Übersicht über die Fristen für den Jahresabschluss 2022 sammansatt:
Kleine Kapitalgesellschaft
Frist: Handelsbilanz = 6 Monate nach Bilanzstichtag (30 juni 2023)
Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29 februari 2024)
Bei Krisensituationen = 8 till 10 veckor (29 februari – 15 mars 2023)
Mittelgroße Kapitalgesellschaft
Frist: Handelsbilanz = 3 månader (31 mars 2023)
Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29 februari 2024)
Bei Krisensituationen = 8 till 10 veckor (29 februari – 15 mars 2023)
Große Kapitalgesellschaft
Frist: Handelsbilanz = 3 månader (31 mars 2023)
Frist: Steuerbilanz = 7 Monate (31. Juli 2023) bzw. 14 Monate mit Steuerberater:in (29 februari 2024)
Bei Krisensituationen = 8 till 10 veckor (29 februari – 15 mars 2023)
Einzelkaufleute
Frist: Handelsbilanz = 12 månader (31 december 2023)
Frist: Steuerbilanz = 12 månader (31 december 2023) bzw. 14 Monate, mit Steuerberater:in (29 februari 2024)
Die genannten Termine gelten immer dann, när affärsjahr dem Kalenderjahr entspricht und der Bilanzstichtag der 31. Dezember war. Diese Fristen sind in der Regel auch auf die Folgejahre übertragbar.
Die Ausnahme bei Krisensituationen: Befindet sich ein Unternehmen in einer wirtschaftlichen Krisensituation, ist ein deutlich früherer Erstellungszeitpunkt erforderlich. In diesem Fall sollte der Jahresabschluss innerhalb von 2 bis 3 Monaten erstellt werden, damit das Unternehmen und alle anderen Beteiligten, wie Gläubiger:innen oder Geschäftspartner:innen, einen sofortigen und verlässlichen Einblick in die wirtschaftliche Lage des Unternehmens erhalten können.
Welche Herausforderungen birgt ein Jahresabschluss?
Die Erstellung eines Jahresabschlusses birgt für Unternehmen, insbesondere den internen oder externen Finanzteams, einige Herausforderungen, die sie zum Jahresende noch einmal richtig ins Schwitzen bringen können. Im Folgenden finden Sie die häufigsten Probleme, mit denen Buchhaltungsteams under des Geschäftsjahres konfrontiert sind and die Jahresabschluss zu einer echten Bewährungsprobe machen können:
1. Fehlende Belege und Rechnungen
Mitarbeitende unternehmen Geschäftsreisen, treffen sich mit Geschäftspartner:innen zum Mittagessen oder beschaffen Büromaterialien – das trägt zum Wachstum des Unternehmens bei, sorgt aber auch dafür, dass sich eine Menge Papierbelege und Lieferantenrechnungen ansammeln. Det är ofta en Wahrer Pain Point för Finanzteams, denn dessa Unterlagen blev för regelmässiga Abschlüsse unbedingt benötigt. Fehlende Dokumente hingegen können zu erheblichen Verzögerungen bei der Abstimmung von Ausgaben usw. führen und den Jahresabschluss verlangsamen.
2. Flüchtigkeitsfehler
Die Bewältigung eines riesigen Berges an Papierkram kan selbst für die am besten organisierten Buchhalter:innen zu einer Herausforderung werden. Wenn Menschen solch komplexe Dokumente in großen Mengen bearbeiten, sind Flüchtigkeitsfehler vorprogrammiert. Men det kan inte vara en felaktig utgång eller ett verlegtes kostnadsspelande dokument.
3. Manuelle Dateneingabe
Die manuelle Eingabe von Daten in umfangreiche Tabellen ist zeitaufwändig und ofta anfällig für Fehler, aber nach wie vor eine der gängigsten Methoden der Buchführung. Die gute Nachricht: Mit Automatisierungssoftware gibt es heute viel effizientere Möglichkeiten zur Erfassung und Eingabe von Daten i Finanzbücher.
4. Ineffiziente Kommunikation
Es kommt nur allzu oft vor, dass Buchhalter:innen etliche Mitarbeitende ausfindig machen müssen, um fehlende Unterlagen oder Erklärungen für bestimmte Transaktionen einzuholen. Dies führt oft zu unproduktiven und verwirrenden E-Mail-Ketten und einer Menge Fehlkommunikation – und das allt nur, um eine relative simple Aufgabe zu erledigen.
Wie können Sie den Jahresabschluss vereinfachen?
Es gibt eine einfache und wirksame Lösung, um den Jahresabschluss schneller und effizienter zu erstellen, nämlich: im Voraus planen. Um Ihren Jahresabschluss erfolgreich zu gestalten, haben wir eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für Sie zusammengestellt. Med dieser checklista blev jag skrivna i ditt liv.
Checklista – i 8 Schritten zum Jahresabschluss
Diese acht einfachen Schritte stellen sicher, dass Sie Ihre Bücher pünktlich abschließen.
1. Erstellen Sie einen Zeitplan für den Abschluss
Ermitteln Sie die wesentlichen Aktivitäten für den Jahresabschluss und deren Fristen, wie z. B. die Fristen für die Berichterstattung, die Datenverarbeitung oder das Datum des Rechnungsabschlusses. Erstellen Sie dann einen Kalender mit allen Deadlines – so verpassen Sie keine wichtigen Termine mehr.
2. Sammeln Sie ausstehende Rechnungen und Belege
Um die Buchhaltung abzuschließen, benötigen sie alle Rechnungen und Belege des vergangenen Jahres. Geben Sie allen Mitarbeitenden genügend Zeit, um die entsprechenden Dokumente einzureichen, planen Sie dabei auch mögliche Verzögerungen ein.
3. Überprüfen Sie die Vermögenskonten
Um einen Jahresabschluss zu erstellen, müssen Sie alle Geldkonten überprüfen und bei Bedarf Korrekturbuchungen vornehmen. Außerdem müssen Sie die Bestandskonten mit dem tatsächlichen Bestand vergleichen und die vorausbezahlten Ausgaben überprüfen.
4. Gleichen Sie alle Transaktionen ab
Vergewissern Sie sich, dass die erfassten Transaktionen mit den Belegen von Kreditkartenabrechnungen, Kontoauszügen, Rechnungen und Quittungen übereinstimmen. Stimmen Sie nicht überein, sollten Sie entsprechende Maßnahmen ergreifen.
5. Schließen Sie die Debitoren- und Kreditorenbuchhaltung ab
Vergleichen Sie die erhaltenen oder gezahlten Beträge mit den aufgelaufenen Kosten. Sie müssen sicherstellen, dass alle Aufzeichnungen über Geldeingänge und -ausgänge im Unternehmen mit den tatsächlichen Vorgängen übereinstimmen. Wenn es einen Saldo gibt, erstellen Sie Korrekturbuchungen.
6. Erfassen Sie Forderungen aus Lieferungen und Leistungen
Alle Forderungen, die am Ende des Jahres bestehen, sollten in der Gewinn- und Verlustrechnung als Guthaben und in der Bilanz als Belastung ausgewiesen werden. Auf diese Weise können Sie sicherstellen, that Sie das nexte Geschäftsjahr mit den richtigen Finanzdaten begin.
7. Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen abgrenzen
Auch dieser Arbeitsablauf ist für den Jahresabschluss essentiell: Sie müssen alle unbezahlten Schulden in der Bilanz as Verbindlichkeiten oder Rückstellungen ausweisen.
8. Anpassung von Zuschüssen und Ansprüchen
Gegebenenfalls sind im Laufe des Geschäftsjahres erhaltene Zuwendungen oder Ansprüche zu berücksichtigen. Dabei kann es sich sowohl um staatliche Zuwendungen oder besondere Steuerbefreiungen als auch um private Zuschüsse handeln.
Wichtig: Wenn Sie einen Jahresabschluss erstellen, gibt es noch einige Dinge mehr zu beachten. Ena ausführliche Checklista mit weiteren Tipps zu Steuern, Prozessen och Arbeitsabläufen, sowie Ratschlägen für das bevorstehende Jahr finden Sie hier zum Ladda ner gratis ⬇️
Ein guter Vorsatz für das kommande Jahr: Processe automatisieren
Damit der Jahresabschluss im nästa Jahr ännu snabbare erledigt kan, det är ratsam schrittweise alla internen processe zu automatisieren, wie zB die Verwaltung von Spesen oder Resekosten. Das könnte Ihr perfekter Neujahrsvorsatz sein!
Mit einer Ausgabenmanagement-Software som Payhawk verfügen Sie bereits über all Belege and one saubere Datenbasis aus den Monatsabschlüssen. Diese müssen für den Jahresabschluss nur noch einmal geprüft werden und können dann mit Ihrem Buchhaltungssystem, wie zB DATEVverknüpft werden.
Wie wir gesehen haben, können Jahresabschlüsse zeitaufwändig und kompliziert sein, wenn Belege oder Rechnungen fehlen. Tack för automatisering gehören diese Zeiten der Vergangenheit an! Mit einer Ausgabenverwaltungs-Software können Sie beim Jahresabschluss satte 2 Wochen Zeit sparen. Zeit, die Sie für andere Aufgaben verwenden können, die dem Unternehmen einen größeren Mehrwert bringen.
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