Våren 2020 förändrades arbetslivet för alltid. Miljontals kontorsanställda över hela världen skickades packning – tillsammans med sina bärbara datorer – och uppmanades att arbeta på distans.
För många chefer och företagsägare väckte detta frågan: kan vi lita på att anställda utför sina uppgifter med minimal tillsyn från sina chefer?
För de som svarade ”nej” blev programvara för övervakning av anställda – program som används för att övervaka personal medan de arbetar – en vanlig men kontroversiell lösning.
Vi pratade med företagen som använder dem, och de anställda som övervakas av dem.
Vad övervakar faktiskt programvara för övervakning av anställda?
De minst påträngande typerna av EM-programvara – ibland kallad personalövervakningsprogramvara, ‘bossware’ eller ‘tattleware’ – erbjuder verktyg som tillåter arbetsgivare att utföra uppgiftsbaserad tidsregistrering.
Andra produkter är mer invasiva, med möjlighet att logga tangenttryckningar, ta skärmdumpar, upptäcka musrörelser, övervaka webbplatser och till och med ta över anställdas enheter på distans.
Att övervaka personal på skift är inte på något sätt ett fenomen från pandemi – sådan programvara har faktiskt funnits i flera år. Hubstaff, ett av de mest populära övervakningsprogrammen, firar sin 10-årsdag 2022.
Enligt New York Times korrespondent Adam Satariano har Wall Street-företag använt programvara av detta slag ett tag nu för att mildra säkerhetshot – samma hot som inspirerade Isaac Kohen att skapa Teramind, en annan ledare inom personalövervakningsområdet.
Lager, gästfrihet och GPS-spårade leveransarbetare är också vana vid att bli bevakade noga. Men massövergången till distansarbete som ett resultat av covid-19-pandemin fick fler företag att vända sig till den här typen av programvara än någonsin tidigare.
Ett Rapportera fann att sökningar efter “Hubstaff” ökade med 79 % mellan mars 2020 och juni 2021; sökningar efter ‘Teramind’ ökade med 116 % under samma period.
Personalövervakningens fördelar och fallgropar
Chefer som använder EM-programvara gör det av olika anledningar. Att uppmuntra personalen att använda sin tid väl är en populär motivering.
Jonathan Tian, medgrundare av Mobitrix, använder det populära övervakningsverktyget Teramind för att spåra vad hans anställda gör under arbetstid. Han hävdar att det “avsevärt förbättrar produktiviteten i (hans) organisation”.
“Det underlättar skärminspelningar, livevisningar av anställdas datorer, spårning av e-postmeddelanden och zoomsessionsinspelning, vilket hjälper mig att förhindra ojämna aktiviteter från anställda”, förklarade Jonathan.
Bevis sammanställd nära pandemins början avslöjade att en betydande andel av arbetsgivarna inte var övertygade om sina anställdas förmåga att vara produktiva medan de arbetar på distans.
Några av USA:s mest framstående affärschefer rapporterade sjunkande produktivitet under de senaste två åren; JP Morgans VD sa till exempel 2020 att banken hade registrerat produktivitetsfall sedan övergången till distansarbete. Chefer i Europa rapporterade liknande erfarenheter förra året.
Men statistik tyder på att rädslan för distansarbetes effekter på produktiviteten på det hela taget inte är välgrundad.
Bra ställe att arbeta undersökning av 715 företag jämförde till exempel produktiviteten under de första 6 månaderna av nedstängningen (mars-augusti 2020) med en liknande period 2019. Efter att ha bedömt 800 000 svar fann de att arbetare faktiskt rapporterade produktivitetsökningar på upp till 13 % under vistelsen- hembeställningar fanns på plats. Avskaffandet av både pendlingar och långa personliga möten angavs som förklaringsfaktorer.
Produktiviteten är dock notoriskt svår att mäta, särskilt bland kunskapsarbetare. Enkla mätvärden som “produktion dividerat med arbetade timmar” som ofta används för att spåra produktivitet i sektorer som tillverkning kartläggs inte på ett snyggt sätt till andra yrken.
Dessutom har massor av kritik riktats mot undersökningar av “lockdown-produktivitet” – WFH betyder anställda tenderar att arbeta längreså kan få mer arbete gjort och samtidigt vara mindre produktiv.
Dessutom är det osannolikt att statistik om produktivitet kommer att få chefer att se avhopp från första hand. En nyligen genomförd undersökning visade att chefer i genomsnitt bara litade på att 66 % av sina personalteam fick deras fjärrarbetande teknik igång ordentligt. Med dessa nivåer av upplevd inkompetens i åtanke är det ingen överraskning att användningen av EM-programvara är utbredd.
Vissa chefer rapporterar dock att de aktiverar sådana program och deras funktioner endast under särskilda omständigheter.
Amit Raj, VD för det skräddarsydda länkbyggarföretaget The Links Guy, säger att han inte “använder alla tillgängliga funktioner” i sin EM-programvara “om inte en anställd tar lång tid att slutföra uppgifter eller det finns stora bitar av inaktivitet som visar.”
Amit informerade Tech.co om att skärmdumpsfunktionen endast användes när en anställd sattes under prestationsgranskning (och blev medveten om dess implementering). Hans användning anspelar på det faktum att EM-programvara ibland används som en reaktionär åtgärd grundad i äkta bevis på slacking.
“En gruppmedlem ställde på sin timer för arbete och spelade tv-spel”, tillade Raj, “följaktligen visades han bevisen och gjorde en snabb utgång!”
Studier som kartlägger effekten av EM-programvara på produktiviteten är få. En sådan undersökning av Digital.com, som involverade 1 250 amerikanska arbetsgivare, fann dock att 81 % rapporterade en ökning av produktiviteten efter implementeringen av EM-programvara.
Även om många chefer anekdotiskt har rapporterat produktivitetsökningar genom användning av EM-programvara, har andra företag funnit att det har motsatt effekt.
“Vi använde EM-programvara precis i början av pandemin när vi gick på distans, men det fungerade inte riktigt bra för vår verksamhet”, minns Teri Shern, medgrundare av Conex Boxes.
“Problemet med övervakningsprogramvara är att det kan få dina anställda att känna sig kvävda,” sa Teri. “det är nästan som att ha en chef som ständigt står över dig och tittar på hur du arbetar – det dämpar produktiviteten”.
Anställda gillar inte att bli bevakade på jobbet
Personalens erfarenheter av EM-programvara tyder på att positiva upplevelser hos användaren är få och långt emellan.
Emma, medgrundare av pawesomeadvice.com, övervakades av överordnade som använde Hubstaff i en tidigare jobbroll.
“Jag tror att EM-mjukvara är påträngande och kan orsaka problem på en arbetsplats och göra anställda oengagerade och olyckliga” argumenterade hon och antydde att implementeringen “berättar för anställda att deras arbetsgivare inte litar på dem och måste mikrohantera varje steg”.
Saurabh Wani, som också övervakades i en tidigare roll, beskriver hur alla hans marknadsföringsaktiviteter övervakades med skärmdumpar med hjälp av Hubstaff.
“När det gäller integritet kände jag mig först kränkt,” sa Saurabh till Tech.co, “men sedan vande jag mig vid det.”
Saurabh sa att under sin första vecka på jobbet var han “nervös och alltid på [his] system”, men att teamet ”var stödjande” och ”aldrig frågade varför” om fastställda timmar inte genomfördes.
Sent förra året, en ExpressVPN undersökning av 2 000 arbetare fann att anställda på det hela taget var missnöjda med övervakningsåtgärder på arbetsplatsen.
43 % sa att det var en förtroendekränkning, medan 28 % uppgav att de kände sig underuppskattade på grund av övervakning. 36 % av de anställda ansåg att de var tvungna att arbeta längre på grund av företagsövervakning.
Känslan av “kvävning” som Shern nämnde är inte heller ovanlig. 59 % av all personal som tillfrågades av ExpressVPN medgav att att bli övervakad av sina chefer på jobbet orsakade stress och ångest.
På grund av dessa anställdas känslor har vissa chefer mötts av hårt motstånd när de försökte distribuera det.
Olivia Tan, medgrundare av Cocofax, berättar att hennes företags användning av Teramind inte innebär ett intrång i integriteten som det var i deras “företagshandbok för anställda”, trots att de använder tangenttryckningar som en “baslinje för arbetaraktivitet” och bekräftar det med “motsvarande skärmdumpar, aktivitetsloggar, granskningsspår och alla djupare kontrollvektorer”.
Viktigt är dock att mindre invasiv programvara – såsom program som spårar hur lång tid det tar att utföra vissa uppgifter, till exempel – kan göra anställda lika obekväma.
En enskild Tech.co pratade med, som inte ville identifieras med namn, upplevde tidsspårning i en tidigare fjärrroll. Hennes företag krävde att anställda skulle lägga in alla sina dagliga uppgifter i ett program och tilldela en uppgiftstyp och varaktighetstid.
“Jag skulle känna att jag skulle göra min dag, spåra min tid och jag skulle bara ha 6 timmar inloggade – trots att jag jobbade längre. Vid ett tillfälle frågade jag om jag behövde göra toalettpauser – jag kände att jag var tvungen att nå målet på minst 7,5 timmar om dagen.”
Tid är inte alltid ett användbart eller korrekt mått för att spåra produktivitet – och det kan göra anställda oroliga när den används som sådan av disciplinära skäl.
“Ledarna kunde se allt arbete vi hade planerat för dagen, och de gick ibland igenom tidtabeller och sa till oss att uppgifterna inte tog så lång tid som vi sa att de gjorde”, tillade hon. “Det var stressigt”.
Kan medarbetarövervakning någonsin vara etisk?
Finns det något sätt att fjärrövervaka anställda utan att äventyra deras integritet eller generellt få dem att känna sig obekväma?
Reid Blackman PhD, VD för etikkonsultföretaget Virtue Consultants, menar att det är möjligt med höga nivåer av kommunikation och transparens.
“Berätta för dina anställda vad du övervakar och varför,” förklarar Blackman i affärsrecension från Harvard. “Ge dem möjlighet att ge feedback. Dela resultaten av övervakningen med dem och, framför allt, tillhandahålla ett system genom vilket de kan överklaga beslut om sin karriär som påverkas av de insamlade uppgifterna.”
Vissa anser dock att övervakning av anställda i sig är oetiskt och påträngande.
Andreas Theodorou, innehållsredaktör för resurs för digitala rättigheter ProPrivacykallade programvaran “en Orwellsk mardröm” och ifrågasatte den rättsliga grunden för dess fortsatta användning.
I USA förbjuder Electronic Communications Privacy Act från 1986 (ECPA), “avlyssning” av elektronisk kommunikation.
“Det är helt klart en föråldrad lagstiftning,” argumenterade Andreas och tillade att lagen “inte gör något för att skydda anställdas digitala rättigheter i modern tid”.
Karla Grossenbacher, en partner på den multinationella advokatbyrån Seyfarth Shaw och chef för National Workplace Privacy Group, påpekade att “det finns alla möjliga typer av tekniker som inte ens övervägdes när ECPA antogs och som kunde användas av anställda i deras arbete och arbetsgivare i deras övervakning av detta arbete.”
I USA finns det för närvarande ingen federal lag (inklusive ECPA) som kräver att arbetsgivare till och med meddela personalen att de använder övervakningsprogramvara.
Grossenbacher tillade att “arbetsgivare måste vara medvetna om sina skyldigheter enligt ECPA och känna till lagarna i alla stater där de har anställda.”
I USA finns det för närvarande ingen federal lag (inklusive ECPA) som kräver att arbetsgivare till och med meddela personalen att de använder övervakningsprogramvara (även om vissa stater kräver det) – vilket lägger större vikt till tanken att nuvarande lagstiftning är otillräcklig .
Stored Communications Act 196 (SCA) har dock utnyttjats mot vissa arbetsgivare som använder övervakningsprogramvara på tvivelaktiga sätt. Rene vs GF Fishers, Inc.(2011) såg en kvinna framgångsrikt använda SCA för att stämma sin arbetsgivare efter att de fått e-postlösenord med nyckelloggningsprogram.
Trots hennes framgång illustrerar fallet fortfarande behovet av lagändringar; hennes arbetsgivare hade ett sätt att få privat information (ett lösenord) på något tekniskt sätt (keylogging-mjukvara) och huruvida det bröt mot SCA eller inte var långt ifrån entydigt. Det är också tveksamt att hon skulle ha varit framgångsrik i att ta upp mindre allvarliga klagomål som fortfarande faller under paraplyet överdriven övervakning.
Dessutom innehåller övervakningsprogram ofta fjärradministration eller “övertagande” – funktionen finns i 11 av de 26 mest populära program för övervakning av anställda, enligt Top10VPN. Tangentslagsloggning – som finns i 81 % av övervakningsapplikationerna – kan också användas för skadliga ändamål, särskilt om de anställda som övervakas hanterar stora mängder känslig data.
Detta gör att bryta sig in i EM-programvara till ett attraktivt mål för hackare – och säkerhetsforskare har redan identifierat sårbarheter i liknande programvara som används i utbildningsmiljöer.
Hålla produktiviteten hög och övervakningen låg
Vissa chefer fann att deras team svarade bättre på andra typer av “övervakning” än EM-programvara.
Stephen Light, medgrundare av Nolah Mattress, fann EM-programvara användbar under övergången till distansarbete, men sa att han snabbt insåg att “att kommunicera regelbundet och upprätthålla relationer med vårt team är lika effektivt som all programvara, samt att uppmuntra teammedlemmar att använda verktyg för självövervakning.”
Detta verkar verkligen vara ett bra alternativ – men för vissa team i vissa branscher är det helt enkelt opraktiskt.
“Det skulle vara föga förvånande om det finns fall där lågtrycksalternativ (t.ex. dagliga incheckningar) inte är tillräckliga,” sa Reid Blackman till Tech.co.
“Om du till exempel är chef och övervakar hundra callcenterrepresentanter är dagliga (eller till och med veckovisa) incheckningar inte ett hållbart alternativ.”
Att använda EM-mjukvara har fått andra chefer att reflektera över förebyggande åtgärder de kan vidta som skulle hjälpa dem att undvika att använda övervakningsprogram.
“Det är ganska invasivt och det är därför vi har börjat luta oss från den metoden för spårning,” sa Amit Raj till Tech.co och hänvisade till hans motvilliga och sporadiska användning av vissa övervakningsverktyg.
“Vad jag sedan dess har insett är att vi behövde ta en titt på våra rekryteringsmetoder, vilket är särskilt viktigt när man anställer ett distansteam,” tillade Raj. “[it’s helpful to] fråga folk i intervjuer om skälen till att de lämnar ett tidigare jobb och om arbetsreferenser”.
Liknande lösningar som denna, hur lovande de än är, kommer sannolikt inte att genomsyra alla sektorer av affärsvärlden och utplåna efterfrågan på EM-programvara helt – det kommer fortfarande att finnas mängder av företag som helt enkelt inte litar på anställda, oavsett imponerande meritförteckning.
Att slå samman kampen som massskiftet till distansarbete förde med sig för så många företag med obehagliga delar av arbetslivet som föregick pandemin som giftiga arbetsplatskulturermisstroende mellan anställda och chefer och missnöje med jobbet – såväl som avsaknaden av lagstiftning för att adekvat skydda arbetare – har skapat den perfekta miljön för personalövervakningsprogram att blomstra.
I en alltmer online-värld där försämrad personlig integritet – under och utanför arbetstid – är en del av vår existens, kommer efterfrågan på sådan programvara inte att förändras när som helst snart.
