Hur man skapar en process för distribution av potentiella kunder som genererar intäkter

0 Shares

Om du planerar att utöka ditt säljteam 2022, eller om du vill generera mer prestanda från varje representant, bör du ta en kritisk titt på din distributionsprocess för potentiella kunder.

Leaddistribution – processen att tilldela leads till säljare så att de kan följas upp och flyttas in i säljsamtal – är ofta en eftertanke för företag i tidiga skeden. Men när du växer och skalar blir det både allt mer resurskrävande och allt mer kritiskt. En effektiv process kommer att effektivisera och påskynda intäkterna för ditt företag. En dålig process kan stoppa affärer i deras spår samtidigt som den konsumerar otaliga timmar varje månad som annars skulle kunna gå till mer strategiska och värdefulla aktiviteter.

Blog Featured Image_final_2

På grund av dess affärsmässiga betydelse bör din distributionsprocess för leads analyseras, kodifieras och dokumenteras som en del av din övergripande intäktsverksamhetsstrategi, antingen genom ett processflödesdiagram eller annan dokumentation. Och det lönar sig att också förstå den tillgängliga tekniken för att stödja dina ansträngningar för distribution av leads, vilket hjälper dig att få ut mer värde av din befintliga teknikstapel samtidigt som du minimerar manuella ansträngningar. Följande guide kan hjälpa dig att komma igång.

När ska du utvärdera din strategi för distribution av potentiella kunder

Effektiv distribution av leads är en nyckelkomponent i den övergripande Inbound-metoden för alla företag, och fungerar som en brygga mellan kontaktpunkter för marknadsföring och försäljning. Medan din strategi för inkommande marknadsföringsformulär hjälper till att kvalificera dina första leads, kommer en strategisk leaddistributionsprocess att leverera den kvalificerade “handhöjningen” till den mest lämpliga representanten, vilket effektivt säkerställer en ren och friktionsfri handoff mellan den självstyrda prospektupplevelsen och den guidade försäljningen erfarenhet.

Som sagt, de flesta företag behöver inte fokusera på leaddistribution specifikt förrän deras team växer till mer än 5 dedikerade reps. Om din organisation är redo att anställa fler representanter i år, eller om du redan investerar flera dagar varje månad för att försöka utnyttja färdiga CRM-verktyg för att dirigera potentiella kunder, är det dags att omvärdera din strategi och process.

Designa din strategi: Vanliga tillvägagångssätt för distribution av leads

Oavsett storlek på ditt säljteam, är chansen stor att du har implementerat någon av följande strategier för distribution av potentiella kunder. Alla har fördelar och nackdelar, men att ha en grundläggande förståelse för dessa vanliga tillvägagångssätt hjälper dig att fatta ett välgrundat beslut om vilket som är mest meningsfullt för ditt nästa tillväxtstadium:

Territorium eller segmentbaserad distribution Med detta tillvägagångssätt kommer vissa representanter bara att fungera med vissa typer av företag. Ofta kommer detta att vara territoriumbaserat, där representanter tilldelas olika länder, regioner, stater eller städer och potentiella kunder från dessa platser distribueras till dem. Även om territorier är vanliga, är de en delmängd av segmentbaserad distribution, som kan manifestera sig på en mängd olika sätt, inklusive företagsstorlek, bransch eller årliga intäkter.

Round Robin. Typiskt bland organisationer i tidiga skeden, fördelar “Round Robin”-distributionen helt enkelt leads lika över din repbas. Det är det vanligaste tillvägagångssättet för lag med mindre än 5 reps men riskerar ofta att äventyra prospektens upplevelse när team skalas och växa till att inkludera varierande kompetensnivåer och kompetenser.

“Tiered” eller viktad routing. I detta tillvägagångssätt kommer du att tilldela leads till reps baserat på definierade kriterier för att säkerställa maximal övergripande teamprestation. Till exempel, om du har en nyanställd representant som “rampar” in i sin roll, kanske du vill tilldela dem fler leads som de kan öppna upp pipeline snabbare, färre leads så att de har mer tid att lära sig nyanserna i din försäljningsprocess eller en övergripande “tak” för potentiella kunder som de tar emot. Genom att ta hänsyn till individuella styrkor och erfarenhetsnivåer kan detta tillvägagångssätt erbjuda den bästa potentialen för att förbättra teamets övergripande prestation och resultat, men har historiskt sett krävt dedikerade operativa resurser för pågående implementering och optimering.

Operationalisera och optimera din process

När du har identifierat det bästa tillvägagångssättet för ditt företag måste du skapa en operativ process för att implementera den.

Detta steg är där topppresterande team separerar sig. Om din process är alltför beroende av mänskliga resurser, flera system eller besvärliga arbetsflöden, riskerar du att beskatta dina säljteam, tappa potentiella kunder och äventyra din övergripande säljupplevelse.

Omvänt, om du använder ett skalbart tillvägagångssätt, kommer du att vinna betydligt mer tid som kan ägnas åt andra processoptimeringar, såväl som förbättrad effektivitet i säljteamet eftersom dina representanter konsekvent får rätt leads, vid rätt tidpunkt. För att uppnå detta mål använder de flesta organisationer en av tre operativa processer:

  • Manuell distribution av potentiella kunder där en försäljningschef tilldelar potentiella kunder med en kombination av CRM och kalkylblad
  • Automatiserad distribution av potentiella kunder med standard “out of the box”-arbetsflödesfunktioner i ett CRM
  • Automatiserad distribution av leads genom en applikation som kompletterar befintlig CRM-funktionalitet med förbättrad lead routing-logik. Flera av dessa appar finns för SalesForce och New Breed har nyligen lanserat ett ändamål byggt för HubSpot-användare.

Manuell blyfördelning, som namnet antyder, drivs helt av en säljledares kunskap om sin personal och verksamhet. Denna process blir mycket arbetsintensiv och ofta ohållbar eftersom säljteam växer till att omfatta mer än 5-10 dedikerade säljare. Till exempel kan säljare försöka samarbeta med sin chef för att “välja” de leads de vill ha, vilket skapar friktion och orättvisa i teamet, chefer kan missköta en lead och erbjuda den till en representant för vilken den inte passar, eller, ännu värre, ett enkelt kalkylblad eller mänskliga fel kan leda till att en lead helt förbises.

Arbetsflödesbaserad distribution av leads som utnyttjar standard CRM-funktioner. Med detta tillvägagångssätt kommer din säljledare att skapa regler eller logik och implementera detta i CRM direkt. Detta tillvägagångssätt är betydligt mer skalbart än manuell distribution och är det vanligaste för att skala säljteam. HubSpots SalesHub innehåller ett antal grundläggande funktioner för att möjliggöra processen.

Tyvärr har arbetsflödesbaserad leaddistribution också nackdelar på grund av de tekniska och tidsmässiga bördorna som är förknippade med att hantera CRM. Bara processen att ändra komplexa arbetsflöden kan också vara tidskrävande, och om systemet inte är perfekt konfigurerat riskerar du att dirigera leder till fel rep eller att oavsiktligt låter leads “glida igenom springorna.” Det är till exempel alltför vanligt att felaktigt ställa in en regel som låter ledningar hänga i flera dagar, eller skickar dem till fel territorium. Faktum är att för team med över 10-15 reps eller fler kan det ta upp till timmar varje månad att helt enkelt hantera arbetsflöden.

Automatiserad distribution av leads genom en applikation som kompletterar befintlig CRM-funktionalitet. Det tredje och i slutändan mest skalbara operativa tillvägagångssättet för distribution av leads är att använda en dedikerad app som sitter “ovanpå” CRM för att hjälpa till att automatisera komplexiteten i att hantera flera arbetsflöden och komplex distributionslogik. New Breed har nyligen utvecklat en av dessa applikationer specifikt för HubSpot CRM-användare, och andra finns för SalesForce-användare. Med den här lösningen kommer din försäljningschef att konfigurera appen med dina unika regler och parametrar för leaddistribution. I själva verket kommer du att förbättra befintlig CRM-funktionalitet, och på så sätt eliminera behovet av komplexa konfigurationer som skulle behöva felsökas konsekvent, omarbetas och uppdateras när ditt team växer. Det kommer att finnas en kostnad förknippad med appen, men om ditt säljteam överstiger 5-10 reps och du har planer på att utöka den, kommer de kostnader du än ådrar dig från appen sannolikt att kompenseras många gånger av den driftstid den sparar, liksom som säljeffektiviteten du kommer att driva genom att se till att reps konsekvent får idealiska leads till jobbet.

Att sammanställa allt: bästa praxis och rekommendationer för att maximera din prestation

Efter att ha arbetat med skalningsföretag som har tillämpat alla tekniker och tillvägagångssätt som listas ovan – och själva ha förlitat sig på var och en av dessa metoder – rekommenderar New Breed en automatiserad leaddistributionsmetod i kombination med en viktad distributionslogik.

En bra app för distribution av potentiella kunder kan automatisera till och med nyanserade routingroller, och om du ställer in dina viktningar på rätt sätt kommer du att kunna få ut mer av alla i säljteamet så att de lägger sin tid och energi på de platser där de bör vara vid varje given tidpunkt.

Till exempel, i en “traditionell” vägd routingstrategi för potentiella kunder kan dina operativa team ta timmar varje månad att skapa anpassade arbetsflöden för att säkerställa att en ny representant har en hanterbar volym eller potentiella kunder, eller så har en senior representant ett “tak” på sin totala leadvolym efter att de har genererat en viss mängd pipeline så att de kan fokusera på att avsluta intäkter. Historiskt sett har denna extra operativa investering förbjudit skalningsteam från att anta ett viktat tillvägagångssätt. Automatisering kan ge dem en konkurrensfördel genom att uppleva fördelarna med viktad blydistribution utan den operativa bördan. I huvudsak kan du automatisera hur leads tilldelas baserat på teamprestationer i realtid.

Viktiga takeaways:

När ditt säljteam växer till över 5 dedikerade representanter, blir distributionen av leads allt viktigare. När det görs på rätt sätt representerar distribution av leads en kritisk och värdefull komponent i din övergripande inkommande försäljnings- och marknadsföringsstrategi.

Din organisation bör åtminstone ha en dokumenterad strategi för distribution av leads och en avsiktligt utformad process. Om ditt team består av fler än 5 reps, kommer du att vilja utforska utvecklingen bortom enkel round robin-distribution och överväga ett tillvägagångssätt som tar hänsyn till dina prospekts behov och ditt teams kompetens.

Medan traditionella processer innebär en tung operativ börda, mildrar nya automatiseringsgenombrott detta, vilket gör det möjligt att accelerera affärens hastighet, säkerställa att inga ledningar “slinker igenom” och free utöka sina resurser för hantering av försäljningsoperationer för att fokusera på team- och processoptimering, snarare än teknisk konfiguration eller betungande och felbenäget administrativt arbete.

För att lära dig mer om vilken strategi och process för leaddistribution som är rätt för ditt företag. Kontakta oss. Vi skulle älska att höra från dig.

0 Shares