Hur man organiserar ett effektivt virtuellt möte

Virtuella möten med arbetslag är en frekvent aktivitet i alla organisationer. Dessa är mycket fördelaktiga eftersom de ökar produktiviteten och interaktionen mellan ett företags medarbetare. Dessutom är Klaxoon den idealiska platsen för att skapa lösningar, följa upp projekt, förbrödra och fatta viktiga beslut för företaget. Här är några av de bästa tipsen för att organisera ett effektivt virtuellt möte.

Hur organiserar man ett effektivt virtuellt möte? Här är några tips:

Välj ett lämpligt program

Innan du startar ett möte är det viktigt att välja programvara för videokonferenser som bäst passar teamets behov. Det finns flera verktyg som Google Meet, Zoom, Skype och Klaxoon bland andra. Kom ihåg att välja den som är mest lämpad för att undvika kommunikationsproblem.

Uppmuntra användningen av kameran

Det är viktigt att engagera deltagare så att de förblir aktiva, uppmärksammar mötet och inte distraheras av andra uppgifter som att kolla e-post eller surfa på internet. Att slå på kameran är viktigt för att förmedla mer självförtroende till teamet, delta ansvarsfullt och hänga med i mötets tempo.

Slå på mikron när det behövs

Under möten måste vi försöka hålla mikrofonen avstängd medan en person talar för att undvika störande ljud och på så sätt bidra till att förmedla ett tydligt och begripligt budskap för alla. Vi kan slå på ljudet när vi ska delta eller när vi ombeds göra det.

Ha alltid en agenda

Att förbereda en agenda (och hålla sig till den) är avgörande för att ha effektiva möten. Du bör matcha längden på dagordningen till längden på mötet. Överbelasta inte schemat. Dagordningen ska fokusera på ämnen som är av verkligt intresse för mötet.

Starta i tid

Ditt schema har en starttid. På grund av de olika aktiviteter som teammedlemmarna måste genomföra, kanske vissa kan komma för sent till mötet. Känn inte att du behöver vänta på att alla ska ansluta innan du börjar mötet. Om du ständigt försenar starttiden för ett möte kommer du att uppmuntra medarbetare att komma senare och senare.

När du startar varje möte i tid förmedlar du vikten av punktlighet. Det visar också gästerna att du värdesätter deras tid.

Skicka in material i förväg

Se till att skicka eventuellt material minst fem dagar före mötet. Punkter som dagordning, protokoll från tidigare möten, bokslut, medlemsrapporter, personalrapporter och eventuella andra handlingar kan skickas till de som är inbjudna till mötet och behöver fatta beslut.

Ha ett möte med ett tydligt mål

Det är viktigt att förklara varför och vad mötet har kallats till. Likaså är det nödvändigt att teamets medarbetare känner till agendan och de ämnen som kommer att tas upp den dagen, samt den beräknade tiden att ta itu med dem. På så sätt visar vi respekt för andras tid och deras verksamhet.

Använd visuella resurser

Enligt Visme spenderar företag minst 10 % av sin totala budget på visuell information. Ett möte kan bli mycket mer dynamiskt om vi använder visuella resurser som bilder, bilder, grafik och till och med videor. Detta kommer att hjälpa till att förstå samtalsämnena tydligare och på ett didaktiskt sätt. Det är nödvändigt att granska informationen innan den delas.

Ha en gruppkalender

Att planera möten i förväg kommer att hjälpa företagets samarbetspartners att förutse deras aktiviteter och föra dem framåt eller avsluta dem snabbt för att kunna närvara. Genom att veta exakt dag och tid för videokonferensen kan vi effektivt planera och organisera vår vecka.

Skapa ett mötesprotokoll

Minnet är bräckligt, därför rekommenderas det att förbereda ett dokument med alla överenskommelser som träffades under mötet och de idéer som samarbetspartnerna föreslagit. Vid gemenskapsstunder kan videokonferensen spelas in för att få en protokoll över vad som gjordes med företagets team.