Hur man introducerar och implementerar en ny process för vidarebefordran av potentiella kunder

0 Shares

NÀr ditt företag vÀxer mÄste dina intÀktsprocesser oundvikligen utvecklas och bli mer skalbara. Detta gÀller sÀrskilt för distribution av potentiella kunder över ditt sÀljteam, som för de flesta skalande företag inkluderar övergÄngen frÄn manuell vidarebefordran av potentiella kunder till automatiserad distribution.

Fördelarna med automatisering Ă€r vĂ€lkĂ€nda, inklusive större effektivitet, minskning av “mĂ€nskliga fel” och ökad övergripande team- och intĂ€ktsprestanda. Nyligen genomförda studier visar ocksĂ„ att anstĂ€llda ser automatisering som en viktig drivkraft för produktivitet och kundservice. Men mĂ„nga företag kĂ€mpar med att effektivt hantera och rulla ut en ny process. För att övervinna denna utmaning mĂ„ste RevOps-ledare fokusera inte bara pĂ„ vad de försöker Ă„stadkomma, utan varför, nĂ€r och hur man etablerar buy-in och en effektiv plan för implementering och utrullning. Följande bĂ€sta praxis – utvecklad genom bĂ„de New Breeds egen implementering av automatiserad lead routing sĂ„vĂ€l som vĂ„rt arbete med hundratals skalningsorganisationer – erbjuder ett ramverk för framgĂ„ng.

Lead Routing Process Blog-02

För att anpassa dina intressenter, börja med varför

NĂ€r ditt sĂ€ljteam vĂ€xer, kommer dina behov inom lead routing naturligtvis att bli mer komplexa, dina kvalifikationskriterier mer varierande och dina sĂ€ljsegment utökas. Med den ökade komplexiteten i dina lead-routing-behov kommer det ocksĂ„ att komma en högre risk att saker glider igenom stolarna om du gör det manuellt. Och i vĂ„r vĂ€rld Ă€r “saker som glider mellan stolarna” detsamma som potentiella möjligheter och dollar som gĂ„r ut genom dörren. Ingen C-suite-medlem vid sitt fulla sinne kommer att argumentera mot att vilja ha en lösning för att tĂ€ppa till det gapet.

Men i en vÀrld av konkurrerande prioriteringar och budgetar Àr det viktigt att sÀkra inköp för automatisering hos alla intÀktsintressenter. För att göra detta mÄste RevOps-proffs stÀndigt pÄminna intressenter om verksamhetens effekter pÄ att gÄ vidare med en förÀndring kontra alternativkostnaden för att upprÀtthÄlla status quo.

Om du bygger ett fall för ett nytt automatiserat lead-routing-system, bör du övervÀga hur den tid som investeras i att stÄ upp en process som denna kommer att ge vÀrdefulla resultat för ditt företag. För att bygga ett affÀrscase, samla in data och sammanhang om hur saker och ting görs idag för att jÀmföra det nuvarande tillstÄndet med det ideala framtida tillstÄndet. HÀr Àr en handfull frÄgor för att formulera ditt fall till alla viktiga intressenter:

  • Hur mĂ„nga timmar per mĂ„nad ansöker du mot lead routing idag?
  • Kommer inkommande potentiella kunder in och tilldelas manuellt av en enda person i ditt team baserat pĂ„ en uppsĂ€ttning kriterier?
  • SlĂ„s inkommande potentiella kunder samman och tilldelas enligt först till kvarn-principen?
  • NĂ€r du laddar upp en lista över utgĂ„ende kontakter, Ă€r de bara slumpmĂ€ssigt uppdelade mellan dina sĂ€lj- och sĂ€ljutvecklingsteam?

Att sammanstÀlla dessa data och dokumentera för- och nackdelarna med denna nuvarande process har ocksÄ en sekundÀr fördel: det kommer att fungera som ett riktmÀrke du kan mÀta efter din implementering.

I slutÀndan vet vi inom driftvÀrlden att att hitta ett skalbart sÀtt att gÄ frÄn manuella till automatiserade processer nÀstan alltid kommer att betraktas som bÀsta praxis, och automatiserad leadsrouting Àr inget undantag. Automatiserad lead routing minskar tidsinvesteringar och arbetskraft i en onödig process med att kryssa i rutor och dela ut leads; ditt CRM- och sÀljaktiveringsverktyg, som HubSpot, borde göra detta arbete Ät dig.

Förtydliga nÀr du planerar att uppdatera din process

NÀr du vÀl har gjort ditt fall av varför och har det nödvÀndiga inköpet frÄn verkstÀllande intressenter, kommer nÀsta frÄgan om nÀr det Àr vettigt att faktiskt implementera ett automatiserat lead-routing-system för ditt företag.

Om ditt företag Ă€r en mager, elak, inkommande maskin och din leadsgenerering Ă€r genom taket, har du ingen tid att slösa. Och om ditt företag inkluderar en handfull sĂ€ljare som precis har börjat investera i en inkommande motor, sĂ„ finns det Ă€rligt talat ingen bĂ€ttre tid Ă€n nu för att skapa en solid grund för skala. Om uppgiften att hantera saker manuellt börjar uppvĂ€ga alternativkostnaden för att automatisera ELLER om du har en flock sĂ€ljare som stĂ€ndigt bombarderar din supportbiljettpipeline och hyllar ditt lead routing-system för att det Ă€r felaktigt och ineffektivt, dĂ„ Ă€r det dags att agera nu. I grund och botten Ă€r ett automatiserat lead-routing-system vettigt att etablera i alla stadier av tillvĂ€xt – det Ă€r hur och vad du stĂ€ller in som mĂ„ste anta olika former och komplexitet baserat pĂ„ ditt tillvĂ€xtstadium och dina behov.

Som nÀmnts ovan, ju lÀngre du vÀntar med att etablera ett automatiserat lead-routing-system medan du vÀxer, desto mer tid lÄter du saker glida igenom stolarna. Börja tidigt och du stÀller in dig pÄ framgÄng pÄ lÄng sikt.

Och om du kommer pÄ dig sjÀlv med att implementera nÄgot sÄdant hÀr sent? NÄvÀl, du mÄste börja nÄgonstans. LÄt oss grÀva i hur.

Utveckla din projektplan genom att identifiera och bedöma hur du ska gÄ vidare

Det finns otaliga sÀtt att konfigurera ditt automatiska lead-routing-system för att möta ditt företags unika behov, men nyckelfaktorerna som de flesta företag bör övervÀga Àr nedan:

Vilken teknik kommer du att anvÀnda för att stödja den hÀr funktionen?

Ett verktyg som HubSpots CRM och Sales Hub kommer att ge dig flexibiliteten att etablera ett round-robin lead rotationssystem i princip direkt och kombinerat med andra nödvÀndiga ÄtgÀrder genom arbetsflöden.

Om dina behov gÄr utöver round-robin, mÄste du hitta ett verktyg som möjliggör större komplexitet och, helst, som integreras med ditt CRM, som Distributely. Hela ditt jobb inom revenue operations (RevOps) handlar om att minska komplexiteten och öka effektiviteten och effektiviteten i stor skala, sÄ att hitta ett verktyg som Àr byggt direkt i eller kopplat direkt till din kÀrnteknologiska stack Àr definitivt rÀtt vÀg att gÄ.

Vem i ditt team kommer att behöva ta emot leads pÄ ett automatiserat sÀtt?

Planerar du bara att dirigera kontakter till kundansvariga? Eller förvÀntas ditt SDR-team ocksÄ ta ledningar? Det Àr ocksÄ lÀtt att anta att routing för inkommande leads bara automatiskt ska gÄ till ditt sÀljteam, men för mÄnga team vet vi att marknadsföring ocksÄ Àr en stor del av intÀktsmotorn! Kanske Àr det vettigt för ditt marknadsföringsteam att fÄ nya prenumeranter omdirigerad till dem för mer robust marknadsföring innan de blir Àgda av försÀljning. Att tÀnka pÄ vem du vill ha inblandad först och vilken roll de kommer att spela i dina lead flow-scenarier kommer att hjÀlpa dig att utforma den lÀmpliga lösningen för ditt automatiserade system.

NÀr vill vi utlösa vÄr automatiserade leadrotation?

Det hÀr Àr den roliga delen. Det Àr ocksÄ hÀr olika team kommer att ha störst variation beroende pÄ hur komplexa deras lead routing-behov Àr och hur stort deras team Àr. Det hjÀlper att tÀnka igenom de olika scenarierna och utlösa hÀndelser dÀr du vill att en person tilldelas och meddelas om en kontakt i ditt CRM. Oftast tÀnker vi pÄ helt nya kontakter som kommer in i vÄrt system. Ja, vi behöver uppenbarligen att det Àr ett kÀrnscenario, men hur Àr det dÄ med Äterkopplade kontakter/konton i ditt system som nyligen har vidtagit nÄgra ÄtgÀrder som tyder pÄ att de Àr redo för försÀljning igen? Vad hÀnder om du har en pool av tidigare okvalificerade företag i ditt CRM, men dina kvalifikationskriterier har utvecklats under Ären, och nu kanske nÄgra av dem nu passar bra att arbeta med? Om dessa mÀnniskor konverterar pÄ en BOFU-förfrÄgan, skulle du inte vilja att en SDR eller AE skulle ta ett andra pass pÄ det? Det hÀr Àr nÄgra av frÄgorna du bör stÀlla dig sjÀlv för att avgöra vilka typer av scenarier du vill utlösa automatisk tilldelning av leads eller rotation.

Glöm inte att ta fram den whiteboardtavlan och validera var alla dessa vÀgar korsar varandra och var de fungerar oberoende lÀngs vÀgen eftersom chansen Àr att det kan finnas mer överlappning Àn du tror frÄn början. Du kanske ocksÄ inser pÄ vÀgen att vissa av dessa scenarier bara kommer att behöva utlösa meddelanden snarare Àn en fullstÀndig omdirigering. Detta kan minska viss komplexitet samtidigt som vi ser till att vi övervÀger det bÀsta sÀttet att varna vÄra sÀljteam om att det finns en kontakt du vill uppmÀrksamma baserat pÄ deras handlingar.

Förbered din Go-Live och Post-Launch

NÀr du har etablerat dina automatiska lead-routing-utlösare, har övervÀgt alla möjliga scenarier och bestÀmt vem som ska vara involverad och varför, Àr ditt sista steg lanseringen!

Innan du aktiverar nÄgot bör du testa olika kontakter/företag frÄn alla dina förvÀntade scenarier i ditt nya system för att validera hur de kommer att interagera med det du byggt och om de följer den avsedda vÀgen i ditt flöde. BestÀm hur mycket tid du kan och bör investera i detta kritiska omrÄde bland ditt intressentteam. Den hÀr typen av testning Àr nÄgot som du enkelt kan göra genom arbetsflödesverktyget i HubSpot.

Parallellt vill du utveckla en kommunikationsplan pÄ hög nivÄ för din utbyggnad. Förlansering vill du göra berörda slutanvÀndare medvetna om förÀndringarna och hur det kan förbÀttra deras dagliga arbetsflöde. Dessutom mÄste du proaktivt informera ditt ledningsteam om eventuella risker för att stÀlla upp lÀmpliga förvÀntningar pÄ vad som kan gÄ fel, men ocksÄ hur du, som en RevOps-proffs, planerar att lösa dessa potentiella störningar i systemet nÀr det Àr live.

Slutligen, för din faktiska start, Àr det bÀst att hitta en tid pÄ dygnet dÄ din ledningshastighet Àr lÄg för att minska risken vid lansering. NÀr ditt system Àr live, skapa och dela en logg över instanser dÀr den nya funktionen inte fungerar som avsett. PÄ sÄ sÀtt kan du crowdsource dina tester efter lansering med ditt team och skapa synlighet mellan intressenter och slutanvÀndare om nÀr och hur saker fixas.

DÀrifrÄn, testa, upprepa och ta en stund för att fira vinsten av ett mycket effektfullt system implementerat för ditt företag!

Takeaway

Skalning av företag krÀver oundvikligen en övergÄng frÄn manuella till automatiserade processer för distribution av leads.

Även om fördelarna med automatiserad lead routing Ă€r intuitiva och vĂ€lkĂ€nda, Ă€r det lĂ€tt för företag att standardisera status quo-processer, och dĂ€rför Ă€r det absolut nödvĂ€ndigt för RevOps-proffs att förstĂ„ hur man skapar ett affĂ€rscase och strategiskt hanterar utbyggnaden och implementeringen.

Genom att utveckla ett tydligt affÀrscase, utrullningsplan och plan efter lansering kan RevOps-proffs sÀkerstÀlla en snabb och framgÄngsrik processförÀndring samtidigt som de dokumenterar prestandabenchmarks och möjligheter för fortsatt optimering.

0 Shares