Om du arbetar inom marknadsföring eller i ett kreativt team kanske du är bekant med begreppet innehållsgodkännande. Du kanske också har upplevt att det kan vara tidskrävande och nervkittlande att samla in feedback och få godkännanden – och det blir ännu svårare ju fler intressenter som är inblandade. Faktum är att du behöver en strukturerad process för innehållsgodkännande för att kunna hantera ett stort antal intressenter och ändå ha överblicken över all inkommande feedback och ändringsförfrågningar.
Vad är en process för godkännande av innehåll och vem är inblandad?
Processen för godkännande av innehåll är en del av processen för att skapa innehåll. I detta skede kan flera intressenter vara involverade för att ge feedback, begära ändringar eller acceptera innehåll innan det publiceras.
De kan inkludera medlemmar av marknadsföringsteamet, medlemmar av produktteamet, designers, varumärkeschefer, efterlevnadsansvariga och högsta ledningen. Det är viktigt att arbeta och kommunicera med dem alla för en smidig godkännandeprocess.
Men innan du kan ha en process för innehållsgodkännande måste du först gå igenom processen för att skapa innehåll. Innehållsskapande är processen att utveckla ämnen eller idéer som tilltalar din köparpersona, skapa skriftligt eller visuellt innehåll kring dessa idéer och göra den informationen tillgänglig för din publik i form av en blogg, video, infografik eller annat format.
Processen för att skapa innehåll kan se ut så här:
Innehållsgodkännandeprocessen omfattar gransknings- och redigeringsstadiet samt godkännandestadiet, som består av följande steg:
- Innehåll delas med granskare
- Granskare lämnar och diskuterar feedback
- Editor anpassar innehållet
- Granskarna ger sitt slutgiltiga godkännande
En process för godkännande av innehåll kan också kallas en kombination av kvalitetssäkring, målanpassning och optimeringsprocesser. Denna process säkerställer också att innehållet är felaktigt-free och överensstämmer med efterlevnad och varumärkesriktlinjer.
Sammanfattat innehållsgodkännande ger dig möjligheten att:
- Hitta och åtgärda misstag innan de publiceras
- Förbättra prestandan för ditt innehåll genom att optimera det
- Se till att innehållet överensstämmer med ditt övergripande varumärke
Hur du strukturerar din process för godkännande av innehåll
Så nu när du vet vad en process för godkännande av innehåll är och varför den är viktig, är nästa steg att skapa en strukturerad process som gör att du enkelt kan skala antalet inblandade granskare och hålla all feedback organiserad. Beroende på din organisation kan processen för innehållsgodkännande ta några timmar, dagar eller till och med veckor.
Så här ser en typisk process för innehållsgodkännande ut:
1. Definiera dina granskningsgrupper
Först måste du bestämma vem som behöver granska och godkänna ditt innehåll. Vilka avsnitt behöver de granska? Och i vilket skede av projektet? När du har detta tydligt kan du skapa en lista över alla intressenter och tilldela dem till olika grupper.
2. Ställ in dina granskningssteg
Nu ställer du in ett granskningssteg för varje grupp av granskare. Detta gör att du kan strukturera din process bättre och dela varje fil med rätt granskningsgrupp i rätt skede av projektet.
Antalet steg kan vara olika för varje kampanj eller innehållsdel. Med ett stort antal intressenter inblandade är det mycket troligt att du kommer att behöva skapa fler granskningssteg för att separera de olika granskargrupperna.
3. Dela innehåll med din första recensionsgrupp
Detta sätter officiellt igång godkännandeprocessen. Den första gruppen av granskare läggs till i det första steget, de får tillgång till ditt innehåll och uppmanas att lämna sin feedback.
4. Få feedback och redigera innehåll
Nu kan varje granskare av denna grupp lämna kommentarer och kommentarer direkt på filen. Eftersom recensenter kan se kommentarer från andra kan de diskutera olika åsikter direkt med varandra. Därefter kan innehållsredigeraren ta en titt på feedbacken och göra lämpliga ändringar i filen.
5. Få godkännande
Du måste dela den reviderade versionen med samma granskningsgrupp för att få det godkännande som behövs för att flytta filen till nästa granskningsgrupp. Om du av någon anledning inte får godkännande måste du göra fler korrigeringar tills du äntligen kan flytta filen till nästa steg.
- Fler feedbackrundor
Antalet granskningsrundor beror på antalet granskningsgrupper du har definierat i steg 1. Efter att ha fått godkännandet från den första granskningsgruppen, flytta filen till nästa granskningssteg. Få en ny omgång med feedback och redigera innehållet vid behov, och dela den reviderade versionen. Upprepa tills du får godkännande från dessa intressenter, flytta sedan filen till nästa granskningssteg, och så vidare, tills du har fått feedback och godkännande från alla intressentgrupper.
7. Slutligt godkännande
Det betyder att ditt innehåll har bockat av alla rutor som kvalificerar ditt innehåll som lämpligt för publicering. Efter att den senaste granskningsgruppen har gett sitt godkännande är ditt innehåll färdigt och du kan använda innehållet som du tycker är lämpligt.
För att hantera alla steg som anges ovan så enkelt som möjligt rekommenderar vi att du använder programvara för innehållsgranskning och godkännande som Filestage.
Det här verktyget stöder din process för innehållsgodkännande hela vägen genom:
- Ställ in din process med flera granskningssteg på en centraliserad plattform
- Bjud in ett obegränsat antal granskare
- Spåra och hantera alla kommentarer och kommentarer
- Få det slutgiltiga godkännandet
Med en programvara för innehållsgodkännande kan du organisera din process och granska dokument, videor, bilder och ljudklipp på ett och samma ställe. Du kan också samarbeta med ditt team samtidigt som du håller hela processen så transparent som möjligt.
Tre bästa metoder för att förbättra din process för godkännande av innehåll
Målet med att ha en strukturerad process för innehållsgodkännande är att få ett klartecken så snart som möjligt. Här är några tips som kommer att få hela processen att gå smidigt och effektivt.
1. Ge dina granskare tydliga instruktioner
Ge dina granskare sammanhang om projektet och vad du förväntar dig av dem för att hjälpa dem att ge exakt och värdefull feedback. Om du till exempel har specifika riktlinjer som varje granskare kan bocka av, kommer det att påskynda processen och minska risken för felkommunikation.
2. Ställ in förfallodatum för granskarna
Det är viktigt att låta dina granskare förstå att du kommer att behöva deras feedback eller godkännande i rätt tid. De har också uppgifter och jobb som de behöver få gjort. Därför kan de behöva en liten knuff angående ditt specifika innehåll. Genom att ställa in förfallodatum för granskarna kan de strukturera sin tid och sina uppgifter ännu bättre och låter dig få feedback och godkännanden i tid.
3. Gör samarbete enkelt
Ju fler intressenter som är involverade i granskningsrundan, desto mer varierande och till och med motstridig feedback kan du få. Det är därför du bör ge dina intressenter en delad plattform där de kan kommunicera med varandra direkt i filen för att diskutera olika åsikter och komma överens. Funktioner som att nämna användare, lägga till bilagor till kommentarer och göra anteckningar i filen kan effektivisera samarbetet.
Slutsats
Att ha många intressenter involverade i godkännandeprocessen för innehåll behöver inte vara ett krångel och tidskrävande. Med en strukturerad process och stöd av programvara för innehållsgodkännande kan det vara så mycket lättare att samla in feedback och få godkännande för ditt innehåll.
