Hur man arrangerar ett virtuellt möte

Virtuella möten är evenemang som för människor samman via internet eller digitala nätverk för att uppnå gemensamma mål. Dessa möten blev mycket populära, särskilt under pandemin när människor tvingades stanna hemma och arbeta hemifrån. När det är omöjligt att vara tillsammans på grund av långa avstånd, eller till och med väder och andra blockeringar, kommer ett virtuellt möte väl till pass för att upprätthålla arbetsrelationer och affärskontinuitet.

Fördelarna

• Virtuella möten leder till färre resekostnader. Du får spara på flyg, mat och boende som du annars skulle ha behövt när du reser för att träffas och prata affärer.
• Ett virtuellt möte gör att anställda enkelt kan engagera sig med kollegor och kunder baserade på olika platser. De kanske saknar intim personlig interaktion, men de erbjuder utrymme för viktiga personer som annars inte är i rummet.
• De är inkluderande arbetsplatser även för dem som inte kan resa. De kan gå med även från andra länder om de har en internetanslutning. Resebegränsningar som ekonomiska begränsningar, ohälsa, nedsatt rörlighet och barnomsorg påverkar inte längre teamintegration.

Virtuella möten är utan tvekan tidsbesparande och bekväma i de flesta fall, men bara när de är framgångsrika. Att planera ett möte kan vara svårt, särskilt att se till att alla inblandade parter är närvarande och i tid efter behov. Men några steg kan förenkla processen, vilket ökar dina chanser att få ett lyckat möte.

Om du har fått ansvaret att arrangera ett virtuellt mötekommer du att tycka att följande steg är mycket idealiska.

1. Välj lämplig plattform

Mjukvarualternativen för videokonferenser är många, och du måste överväga vad som fungerar bäst för teamet. Att välja den mest pålitliga är viktigt eftersom det kommer att säkerställa att ni alla får en hicka-free möte om du överhuvudtaget ska uppnå huvudmålet med mötet. En bra plattform kommer att erbjuda säkra videoprotokoll, tydlig video, perfekt ljud och en högkvalitativ internetanslutning. Det är alltid en bra idé att deltagarna loggar in innan mötet för att testa anslutningsmöjligheterna för platser som förväntas ringa in. Tidig testning gör att du kan göra alla nödvändiga ändringar om det finns personer som upplever problem med plattformen.

2. Förbered mötet

Förberedelserna här innebär att se till att allt fungerar som förväntat, och att alla deltagare har tillgång till den valda plattformen och faktiskt förstår hur man ansluter och använder den. Plattformens förtrogenhet är mycket viktig eftersom den räddar alla från pinsamma stunder. Till exempel är det mycket viktigt att ringa för ljud och stänga av mikrofonerna när de inte används för hörbarhet och minimala störningar. Slutligen, coacha ditt lag om det behövs; det kommer att räcka långt för att säkerställa att du får ett framgångsrikt möte.

3. Ha dagordningarna väl beskrivna

Att förbereda dagordningen eller dagordningarna är viktigt för att säkerställa att du håller dig till den tilldelade mötestiden och tacklar allt viktigt under mötet. Att överbelasta ett schema kan ge mindre resultat, så se till att du bara har viktiga ämnen och tillräckligt med tid för att ta itu med dem.

4. Erbjud en förhandstitt till alla deltagare i förväg

Människor tenderar att vara mer förberedda när de vet vad mötet handlar om och förmodligen till och med vad som förväntas av dem. Om du använder onlineregistreringar för det virtuella mötet kan du bifoga schemat här eller anpassa påminnelsemailen så att de innehåller alla viktiga detaljer. Om du planerar att ha täta möten med samma personer är det en bra idé att hålla sig till allmänna format, så att de vet vad de kan förvänta sig och kan vara med fullt förberedda.

5. Starta mötet i tid

Alla deltagare bör behandla virtuella möten med allvar som fysiska möten. Även om några är sena att gå med, fortsätt med mötet som du skulle göra i alla andra sammanhang. Förseningar med start, även när du redan har ett antal personer på, kommer att uppmuntra vissa att lämna setet och komma tillbaka senare. Börja som planerat och låt de som är sena vara med när de blir tillgängliga.

6. Engagera deltagarna aktivt

Att engagera mötesdeltagarna hjälper till att hålla dem aktiva och uppmärksamma hela tiden. Uppmuntra användningen av kameror, så att du är säker på att alla är där och faktiskt är uppmärksamma, inte distraheras av andra aktiviteter. Alla måste hänga med i mötets tempo. När du börjar kan du ta ett rollsamtal som ett sätt att presentera dem. Det hjälper eftersom det kan vara svårt att presentera sig individuellt. Det finns trots allt ingen klarhet i vem som ska prata efter vem. Det skulle hjälpa om du kom på intressanta sätt att hålla alla aktiva och engagerade till slutet också.

7. Kör mötet

Du kan börja med att fastställa spelregler. Etiketten bör inte skilja sig från livemöten bara för att du håller ett virtuellt möte. Främmande samtal mellan deltagare bör avrådas. Ge tydlig samtalstid genom att ringa namnen på dem du vill ha svar från istället för att lämna golvet öppet för eventuella slumpmässiga svar. Vissa platser kan uppleva anslutningsfördröjningar; ha detta i åtanke när du håller mötet och ge lite extra tid för svar. Du kan också inkludera funktioner för snabbmeddelanden eller inbyggda chattfunktioner för frågor.

8. Stäng mötet

Hur du avslutar det virtuella mötet kan avgöra hur värdefullt deltagarna tycker att det är. En sammanfattning av alla överenskomna uppgifter, tidslinjer och ansvarsfulla personer är mycket viktigt i slutändan. Du bör också be om feedback som ett sätt att se till att nästa möte blir mer effektivt. Uppskatta deltagarna också och låt dem alla logga ut innan du lämnar installationen.

Virtuella möten är lika produktiva som fysiska om du är väl förberedd och vet exakt hur du ska köra schemat. Om du har problem med förtroendet kan du gömma dig bakom det faktum att du inte kommer att vara i samma rum med resten av deltagarna, särskilt kunder som du kanske vill imponera på. Följ stegen för att underlätta ditt första mötesarrangemang och göra det till en framgång.