“Om du kan drömma om det, kan du automatisera det”, säger HubSpot i sin Operations Hub-produktvideo. Men med himlen som gränsen för vad du kan göra med Operations Hub kan det vara svårt att förstå hur plattformen kan användas på taktisk nivå.
Jag satte mig ner med HubSpots huvudproduktmarknadschef Ari Plaut för att diskutera några exempel på olika användningsfall för Operations Hub.
HubSpot Operations Hub har tre kärnfunktioner: datasynkronisering, datakvalitetsautomation och programmerbar automation. Var och en av dessa kan utnyttjas på flera sätt.
Datasynkronisering: Mer än en traditionell integration
Datasynkronisering är ett inbyggt sätt att integrera andra delar av din tekniska stack med HubSpot. Det kräver inte ett API eller mellanprogram, och utbytet av information mellan plattformar är mer robust och effektivare än vad du skulle kunna åstadkomma med en traditionell integration.
Det finns fyra huvudsakliga skillnader mellan datasynkronisering och traditionella integrationer:
Tvåvägs datautbyte
“En traditionell integration är enkelriktad”, säger Ari. “Du skulle till exempel låta dina HubSpot-kontakter gå till Google Kontakter, men inte tvärtom.”
Datasynkronisering möjliggör ett tvåvägsutbyte av data mellan appar.
Historisk
”Traditionella integrationer är bara framåtblickande. För att fortsätta med exemplet med Google Kontakter kanske en traditionell integration bara synkroniserar personer som lagts till efter att integrationen har ställts in, säger Ari. “Datasynkronisering ser också in i det förflutna. Det är historiskt.”
Det betyder att när en användare först kommer igång med HubSpot, behöver de inte exportera all data från sitt gamla verktyg via en CSV och sedan importera den till HubSpot. De kan skicka all nödvändig information över via datasynkronisering.
Realtid
“Det är i realtid”, säger Ari. “Ofta tar integrationer bara upp en gång om dagen eller så tar de bara upp när en viss trigger träffas. Datasynkronisering kan bara hålla två applikationer helt synkroniserade.”
anpassningsbar
“Den är anpassningsbar”, säger Ari. “Du kan lägga till anpassade mappningar, du kan ta bort standardmappningar. Du kan ställa in filter, så om du bara vill att viss data ska synkroniseras från Microsoft Dynamics till HubSpot och tillbaka, kan du göra det.”
När den först lanserades inkluderade datasynkronisering integrationer med 25 populära SaaS-appar. Men den siffran har ökat stadigt.
“Vi har byggt detta lager av integration som är som en ny motor i HubSpot,” säger Ari. “Vi lanserade initialt med 25, men eftersom vi nu har denna upprepningsbara process förväntar vi oss att se dussintals fler under de kommande månaderna. Mindre än två månader efter lanseringen är vi redan över 40.”
Några av de för närvarande stödda plattformarna inkluderar Stripe, Intercom, Zoho, iCloud, Outlook och Google Contacts.
Användningsexempel: Google Kontakter
En fältsäljare som främst arbetar från sin Android-telefon när de är på resande fot kan ha merparten av kontakternas information lagrad i Google Kontakter eftersom den är inbyggd i telefonens operativsystem. Men resten av deras team som arbetar på kontoret använder HubSpot och behöver uppdaterad information för att kunna skicka lämplig uppföljningsinformation.
Datasynkronisering gör att representanten enkelt kan konfigurera en integration mellan de två apparna så att all information förblir synkroniserad mellan de två plattformarna i realtid. Detta kommer att förhindra att de behöver göra manuella dataöverföringar eller hantera dubbletter av data och föråldrad information i någon av plattformarna.
Håll dina data rena med datakvalitetsautomatisering
När du får data om en kontakt skrivs den inte alltid in precis som du behöver den i ditt CRM. Datakvalitetsautomatisering använder arbetsflöden för att justera egenskapsformateringen.
Du kan till exempel använda datakvalitetsautomatisering för att använda stora förnamn.
Ibland skriver kontakter sina namn med stora bokstäver eller små bokstäver när de skickar in formulär, men om du använder den egenskapen som den är i personaliseringstokens kan det få din kommunikation att se slarvigt ut.
Med automatisering av datakvalitet är det inte längre ett problem. HubSpot kommer automatiskt att justera versaler åt dig, och du behöver inte göra manuella justeringar.
Gör alla affärsprocesser repeterbara och skalbara med programmerbar automation
Programmerbar automation är den mest flexibla av Operations Hub-funktionerna. Det låter dig lägga till anpassade kodåtgärder i HubSpots arbetsflöden, så om ditt team har den tekniska förmågan att koda något kan du nu exekvera det genom HubSpot.
“Det är en tom duk för dig och ditt team att automatisera alla processer”, säger Ari.
Flexibilitet är bra, men det kan också kännas skrämmande. Här är fem användningsfall för att komma igång med programmerbar automation:
Ruttrekord
När leads och biljetter kommer till HubSpot måste de vanligtvis distribueras mellan teammedlemmar för att säkerställa att de ges rätt uppmärksamhet.
För närvarande i HubSpot kan du fördela dessa objekt jämnt mellan ditt team som helhet eller rutt till bara specifika individer. Med programmerbar automation kan du nu koda mer komplexa distributionsregler.
Om du till exempel dirigerar potentiella kunder till säljare baserat på territorium kan du skapa ett arbetsflöde som hämtar en potentiell kunds postnummer, bestämmer vilken region de är associerad med baserat på det postnumret och sedan skickar dem till säljarna som arbetar som region med störst tillgänglighet.
Berika data
Säg att du använder en tredjepartsdatabas för att berika informationen i dina kontaktuppgifter efter att de först fyllt i ett formulär. Ditt formulär ber bara om kontakter för att tillhandahålla deras företagswebbplats, men du hämtar ytterligare data om företagets antal anställda, årliga intäkter och geografiska läge genom en extern databas för att informera din uppföljning. Tidigare skulle någon ha behövt leta upp den informationen manuellt i ett underrättelseverktyg och sedan lägga till den i kontaktposten.
Med programmerbar automation kan du skapa anpassad kod som automatiserar processen.
Du kan skapa ett arbetsflöde som utlöses av formuläret som innehåller ett anpassat kodsteg. Den koden kan slå upp företaget i ditt underrättelseverktyg och dra tillbaka data till HubSpot.
Kör beräkningar
“Du kan använda kod för att köra vilken beräkning du vill,” säger Ari.
Med programmerbar automation kan du skapa ett arbetsflöde som beräknar försäljningspriser eller partnerprovisioner för varje affär åt dig.
När en affär avslutas kan du utlösa ett arbetsflöde som kör en beräkning baserat på data som affärens värde, stängningsdatum, kontaktpunkter, källkanal och allt annat som är relevant. Sedan kan du lägga till det värdet i en egendom på affären, som till exempel en anpassad partnerprovisionsegendom. Den egenskapen kan sedan användas i rapporter för att beräkna hur mycket provision du skulle betala till en partner under en given period.
Planera för förnyelser
Prenumerationsföretag som justerar sina kontrakt med kunder för varje förnyelse kan använda programmerbar automation för att kickstarta uppdateringarna av varje iteration av kontraktet.
När en affär avslutas kan du skapa ett arbetsflöde som automatiskt skapar en ny affär för det kontot vid den angivna tidpunkten och justerar affärens egenskaper som rabattbelopp och ägare.
“Arbetsflödet,” säger Ari, “skulle vara: ‘Affären stängs. Skapa en ny affär på 12 månader som ägs av förnyelseledningsgruppen eller CSM med en rabatt som är 5 % mindre än rabatten för den ursprungliga affären.’”
En centraliserad källa till sanning för ditt företag
Före lanseringen av Operations Hub var det möjligt att automatisera alla dessa användningsfall, men för att göra det krävdes API:er, mellanprogram och extra teknik.
Operations Hub tog med all den funktionaliteten till HubSpots kärnplattform.
“Vi vill att HubSpot ska vara CRM, källan till sanning, för varje företag. För att kunna ha HubSpot som ditt registersystem behöver du att data är ansluten till alla dina system. Du behöver det för att vara rent. Du behöver dina processer vara automatiserade och flexibla, säger Ari.
Operations Hub är tillgänglig nu för free för alla HubSpot-användare, och 14-dagars provperioder är tillgängliga för Starter- och Enterprise-versionerna.
