Anslut till Senaste Tekniska Nyheter, Bloggar, Recensioner

Hur HMRC:s skattelättnader för forskning och utveckling (FoU) fungerar

Ämne: Hur HMRC:s skattelättnader för forskning och utveckling (FoU) fungerar

Smarta företag använder specifika skattelättnader för att investera i sin egen tillväxt. Forsknings- och utvecklingsskatteavdrag är ett bra exempel på ett sådant system som också är utformat för att gynna industri och ekonomisk tillväxt utanför ett företag.

Det är en fantastisk möjlighet för företag som hoppas kunna bryta ny mark. Men som med alla skatterelaterade möjligheter kommer det med en administrativ kostnad.

Själva påståendet är ganska enkelt. Men du kan inte kräva skattelättnader på forskningsutgifter om du inte kan mäta dessa utgifter enkelt. Och det är här de flesta företag faller. Tills nu.

Detta ger strategiska råd i två huvudavsnitt:

  1. A uppdelning av vad HMRC:s FoU-skatteavdragssystem är, hur det fungerar och vem kan göra anspråk på. Om du är helt ny på detta, börja på toppen.

  2. En tydlig strategi för att hantera dina anspråk bättre. Om du vet “vad” men kämpar med hur man gör det effektivtgå rakt mot del 2.

Det övergripande målet är att visa hur mycket enklare det kan vara att göra anspråk på din FoU-skatteavdrag, med rätt system på plats. Så låt oss börja.

Notera: Den här artikeln är utformad för att förklara vissa begrepp och illustrera hur du skulle kunna göra anspråk på HMRC-skatteavdrag. Den ska inte läsas som juridisk eller finansiell rådgivning. Sök professionell hjälp om du är osäker på det brittiska skattesystemet.

Vad är FoU-skatteavdrag?

Som i många länder uppmuntrar den brittiska regeringen företag att söka nya tekniska framsteg som kommer alla att gynna. Den gör detta genom ett fåtal skattesystem som låter företag kräva tillbaka betydande pengar genom skattelättnader (och ibland kontantbetalningar).

Målet är att belöna företag som investerar i forskning och utveckling, som sedan låter dem återinvestera under de kvartal och år som följer.

Vem kan göra anspråk på forsknings- och utvecklingskrediter?

Det finns några relativt enkla kriterier för att kvalificera sig för lättnad. Du måste vara:

  • Ett brittiskt företag som omfattas av bolagsskatt

  • Att utföra arbete som anses vara forskning och utveckling (mer om detta nästa)

  • Spendera pengar på dessa aktiviteter

Den sista punkten är viktig. Det här är inte ett bidrag, det är en skattelättnad. Så för att kräva lättnad, man måste kunna bevisa att du verkligen har spenderat pengar specifikt relaterat till forskning och utveckling.

Detta kan vara en utmaning för många företag, och vi kommer snart att presentera en tydlig strategi för att övervinna det. Men först…

Vad kvalificerar sig som FoU för HMRC?

Du kan inte bara hävda att ditt arbete är forskningsinriktat och hoppas på skattelättnader. Som HMRC själv förklararför att få FoU-hjälp måste du förklara hur ett projekt:

  • Letade efter framsteg inom vetenskap och teknik. Detta framsteg måste gynna fältet överlag, och inte bara ditt företag. Och du kan inte bara tillämpa tekniker eller teknik från ett annat område till ditt eget.

  • Var tvungen att övervinna osäkerheten. Om en expert på området inte kan säga hur ett specifikt resultat skulle kunna uppnås, räknas detta som osäkerhet.

  • Försökte övervinna denna osäkerhet.

  • Kunde inte lätt utarbetas av en professionell inom området. Om det nya framsteg bara inte hade tacklats ännu men inte var särskilt utmanande, kommer det inte att räknas.

Ditt projekt kan undersöka eller utveckla en ny process, produkt eller tjänst, eller förbättra en befintlig. Men själva framsteg måste vara nytt och inte lätt att övervinnas av någon med lite kunskap.

När det är dags att göra anspråk på din skattelättnad måste du hävda att du uppfyller dessa kriterier i en skriftlig inlaga till HMRC.

Vad är skatteavdraget för FoU?

Så hur mycket skattelättnader kan du eventuellt få? Det finns två nyckeltyper av FoU-skatteavdrag i Storbritannien. De fungerar i stort sett likadant, men gäller för företag av olika storlek och erbjuder olika nivåer av lättnad.

Små och medelstora företag (SMF) FoU-lättnad

Detta gäller företag med:

Denna FoU-lättnad kommer med två potentiella fördelar för små och medelstora företag, beroende på deras intäkter:

  • Om de är lönsamma kan de dra av totalt 186 % av de kvalificerade kostnaderna från den årliga vinsten – den normala 100 % plus ytterligare 86 %.

  • Om de gör en förlust kan de kräva en skattelättnad värd upp till 10 % av överlåtbar förlust

Det är uppenbarligen ganska tilltalande fördelar för kvalificerade företag. Och företag över dessa trösklar, det finns en annan kredit att känna till.

Forsknings- och utvecklingsutgifter (RDEC)

Denna kredit är till för större företag och var tillgänglig fram till 2016 under storföretagssystemet. Det kan också göras anspråk på av små och medelstora företag på underleverantörer från ett större företag.

RDEC låter företag göra anspråk på 20 % av sina kvalificerade FoU-kostnader som uppkommit efter den 1 april 2023. Dessa inkluderar:

  • Personalkostnader för dem som arbetar direkt med FoU-projekt. Detta inkluderar löner, löner, pensioner och folkförsäkringsavgifter.

  • Underleverantörskostnader om de debiteras av en välgörenhetsorganisation, en institution för högre utbildning, ett vetenskapligt forskningsorgan, ett hälsovårdsorgan eller en individ eller partnerskap av individer.

  • Förbrukningsmaterial inklusive material och verktyg som konsumeras som en del av FoU-projektet.

Du kan inte göra anspråk på:

  • Kontor- eller administratörsarbete det skulle ha gjorts i alla fall – som till exempel löner. Men du burk ta ut personalkostnader för administratörspersonal som arbetar direkt med ditt FoU-projekt.

  • Kapitalutgifter

  • Markkostnader

  • Patent- och varumärkeskostnader

  • Hyra eller priser

Så vi ser en relativt snäv uppsättning kostnader som kan krävas. Men den potentiella mängden lättnad som finns tillgänglig är fortfarande betydande. Att effektivt spara 20 % på utgifter för alla projekt är alltid ett intressant förslag.

Hur man gör anspråk på HMRC:s forsknings- och utvecklingsskatteavdrag

Som med det mesta inom skatt, skrivs själva fordran in i din CT600 – blanketten Företagsdeklaration. Detta kommer att täcka den FoU-verksamhet som inträffade under föregående beskattningsår.

Om du vill göra anspråk på mer än 12 månader kan du lämna in ett krav för varje redovisningsperiod.

Allt detta låter enkelt, men skattedeklarationer är alltid komplexa. Och du vill verkligen se till att du får saker rätt.

Vad du behöver visa

Som en del av ditt påstående måste du ange några saker:

  • En sammanfattning av verksamheten och hur den kvalificerar sig under kriterierna vi såg ovan (sökte efter ett förskott, var tvungen att övervinna en osäkerhet och kunde inte ha varit lätt utarbetad);

  • Detaljer om projektet/projekten;

  • Start- och slutdatum för räkenskapsperioden, som bör vara desamma som för CT600 totalt;

  • Detaljer om kvalificerande FoU-kostnader.

Och den sista punkten är där saker och ting kan bli intressanta. För många företag är det mycket lättare sagt än gjort att beräkna kostnader som kan hänföras till ett projekt.

Som en påminnelse, för att begära skattelättnader för FoU måste du kunna bevisa att utgifter har uppstått. Precis som att kräva vanlig skattelättnad på utgifter.

Så du måste ha ett tydligt och effektivt sätt att spåra vad som spenderas på projektet. Såvida du inte har ett robust utgiftshanteringssystem på plats, slutar du med att fumla igenom kvitton och transaktioner som gjordes för månader sedan.

Hur korrekt utgiftshantering gör denna process lätt

Utgiftshantering går utöver enkel utgiftsspårning. Det erbjuder realtidsspårning av alla diskretionära utgifter, fångar in kvitton och ger dig bättre analys av företagets kostnader.

För FoU-skatteavdrag har du två viktiga frågor att oroa dig för:

  1. Korrekt fördela kostnader till rätt kostnadsställe; och

  2. Samla in kvitton för att bevisa att dessa kostnader faktiskt uppstått.

Här fokuserar vi främst på “förbrukningsvaror”-delen av ditt anspråk. Löner och underleverantörer är relativt lätta att spåra. Du har redan ett lönesystem och kommer att kunna se antalet anställda för varje team eller projekt. Och underleverantörskostnader betalas ofta i stora klumpsummor.

Förbrukningsvaror är knepigare eftersom de ofta är ad hoc. Och även om de kan vara små, läggs de snabbt ihop. Så du vill verkligen kunna spåra dem, men du vill inte heller slösa bort onödig tid på admin.

Och du vill kunna spåra dem medan du går. Undvik att behöva rota tillbaka i kvitton och kreditkortsutdrag vid slutet av året. Det är kritiskt.

Så här är dina strategier för att övervinna våra två huvudutmaningar ovan.

Kod utgifter i förväg

Bra utgiftshanteringslösningar låter dig kodbetalningar vid köptillfället. Till skillnad från ditt klassiska kreditkortsutdrag, tilldelas varje transaktion till rätt projekt från början.

Fördelen här är tydlig: när som helst kan ditt ekonomiteam snabbt se det faktiska beloppet för dina FoU-projekt. Och i slutet av året har du redan räknat ut det totala beloppet som ska krävas.

Utan detta tvingas du gå tillbaka genom betalningar och urskilja vilka som gäller för FoU och vilka som inte är berättigade som en del av ditt anspråk.

Och naturligtvis har du samma kodning för dina resekostnader, programvarukostnader, kontorsmöbler och allt annat. Det fina är att det fungerar för hela verksamheten, men råkar bara vara perfekt för FoU-projekt också.

Samla in kvitton direkt

När det är dags för skatt, blir det ansträngande att spåra utgiftskvitton. Oavsett hur många påminnelser du erbjuder eller hur flitig du är under året, glömmer, förlorar och skadar teammedlemmarna kvitton varje dag.

Bra utgiftshanteringsprogram är ditt bästa vapen för att lösa detta problem. Det låter anställda skicka in kvitton i samma ögonblick som de får dem, snarare än att vänta till slutet av månaden (eller tills du påminner dem). De tar helt enkelt ett foto på sin telefon och appen sköter resten.

Du kan också ställa in regler och anpassade påminnelser som säkerställer att du har en högre framgångsfrekvens. Till exempel rapporterar Payhawks kunder att de samlar in 98 % av utgiftskvittona regelbundet och behöver inte längre kämpa för att få dem.

Insamling av kvitton är egentligen bara en fråga om att ha rätt verktyg och incitament på plats.

Gör skattetiden lugn med Payhawk

Om du är övertygad om att ett utgiftshanteringssystem är något för dig, börja med Payhawk. Vi arbetar dagligen med företag inom spel, bioteknik och teknik som behöver enklare sätt att få skatteavdrag.

Om du som dem vill ha smartare ekonomiprocesser kan vi hjälpa till. Payhawk låter dig:

  • Kod kostar som du föredrar, med anpassade etiketter som matchar ditt bokföringsprogram

  • Digitalisera och samla in kvitton på ett ögonblick och få meddelanden när specifika saknas

  • Projicera kassaflöde enklare, med utgiftsdata i realtid

  • Håll ekonomin i kontroll över företagets pengar, utan att bli en börda för dem eller andra anställda.

Dina företagskort och utgiftsfack var verkligen inte byggda för moderna företag som försöker uppnå fantastiska saker. Payhawk är.

Fler artiklar som handlar om HMRC:s regler och föreskrifter: