Introduktion
För både professionella och vanliga användare är e-post ett av de vanligaste kommunikationssätten som finns. I arbetssammanhang använder tjänstemän e-post för att skriva och skicka viktiga meddelanden och meddelanden till andra anställda, överordnade eller kunder. Till exempel använder många e-postmeddelanden som ett medium för marknadsföring och sänder specifika varningar för kunder, som aviseringar om produktköp.
Man kan också använda annan programvara för att Arkivera äldre e-postmeddelanden utan att radera dem eller förvandla dem till spam. Steg finns tillgängliga för att skydda äldre e-postmeddelanden utan extra kostnader. Läs vidare för att veta mer om det.
Metoder för att arkivera e-postmeddelanden hos olika tjänsteleverantörer för Free
Det finns olika typer av tjänsteleverantörer tillgängliga som människor använder för att skriva och skicka sina e-postmeddelanden. Vissa, som Outlook eller Gmail, används av organisationer och individer på samma sätt. Vi provade metoderna för att Arkivera äldre e-postmeddelanden för flera sådana leverantörer och detaljerade stegen här. För att veta om dem, läs vidare.
Metod 1: Arkivera e-postmeddelanden via Outlook
Outlook är ett vanligt val för många användare på grund av dess höga kapacitet för e-postinnehåll, multi-OS-kompatibilitet och enkla användbarhet. Efter arkivering av e-postmeddelanden överförs meddelandena till mappen Arkiv under Outlook. De faller dock under den tilldelade lagringsgränsen, så behåll det mest avgörande e-postinnehållet för att undvika lagringsproblem senare.
I Outlook har mappar som Arkiv, Skickade objekt och Objekt standardkonfigurationer och användare kan inte göra några ändringar. Det är dock möjligt att arkivera äldre e-postmeddelanden för IMAP- och POP-kontoinnehavare. Detta beror på att man kan skapa en ny mapp eller vända en äldre mapp i arkivdelen.
Hur gor man det har?
Steg 1: Öppna Outlook-programmet på skrivbordet.
Steg 2: Öppna avsnittet Inkorg och klicka på meddelandet du vill arkivera.
Steg 3: Välj Hem > Arkiv.
Steg 4: Efteråt kan du komma åt e-postarkivet i Outlook för att hitta den lagrade e-posten. Du kan öppna den via mappen Arkiv på den vänstra skärmpanelen.
Steg 5: Under mobilappversionen eller Outlook Online kan du hitta alternativet “Arkiv” i det övre verktygsfältet efter att ha valt e-postmeddelandet från inkorgen.
Metod 2: Arkivera e-post via Gmail
Gmail är en annan topptjänstleverantör för e-postmeddelanden globalt och har en bred användarbas. Det erbjuder användarna 15 GB molnlagring för free, och en liten del av den är tilldelad för arkiverade e-postmeddelanden. Sammantaget kommer innehållet i molnlagringen in från alla associerade Google-appar för en användare. Så att veta det rätta sättet att organisera arkiverade e-postmeddelanden är avgörande för att undvika att förlora viktiga meddelanden av misstag.
När du arkivera äldre e-postmeddelanden på Gmail visas de inte längre i inkorgen men tas inte bort. Däremot finns de tillgängliga under All Mail. Om du får svar på ett e-postmeddelande som du arkiverar, kommer det automatiskt upp i mappen Inkorg. Arkivering av meddelanden håller dem lagrade tills en användare avsiktligt tar bort eller flyttar dem.
Hur gor man det har?
Steg 1: Öppna ditt Gmail-konto.
Steg 2: Håll muspekaren över ett meddelande när du öppnar Gmail-versionen på skrivbordet – flera ikoner visas på höger sida av det valda meddelandet. Välj alternativet “Arkiv” från dem.
I mobilappversionen kan du trycka ned meddelandet för att visa ikonerna ovanpå det och välja Arkivera.
Steg 3: Senare kan du hitta fliken “Alla e-post” från den vänstra rutan för att hitta meddelanden du arkiverade.
Steg 4: Klicka på textfältet i sökfältet för alla konversationer och skriv in specifika nyckelord för meddelandet. Om du till exempel letar efter din e-post på semester, sök på “Semester” eller “Semester”, som du nämnde i det ursprungliga mejlet.
Steg 5: Om det är svårt att hitta rätt meddelande, lägg till termer som
“has:nouserlabels”, “in:Sent” etc.
Metod 3: Arkivera e-postmeddelanden via Mac-appen
På Mac-enheter finns en specialiserad Mail-app tillgänglig för användare att registrera. Det finns en arkivbrevlåda under den också för att lagra e-postmeddelanden för free. Det är tillgängligt via sidofältet i posten, och de lämnar inte brevlådan förrän någon avsiktligt tar bort dem.
Hur gor man det har?
Steg 1: Öppna Mail-appen på din Mac-enhet.
Steg 2: Klicka på ett meddelande eller en tråd med meddelanden. För den senare flyttas alla meddelanden under den konversationstråden till arkivmappen.
Steg 3: Öppna verktygsfältet i Mail-appen och välj Arkiv.
Steg 4: Du kan öppna arkiverade meddelanden från arkivbrevlådan.
Steg 5: För att flytta dem från Mac Mail-aviseringsavsnittet, gå till appen > Visningsinställningar. Hitta “Flytta kasserade meddelanden” från den resulterande listan och välj Arkiv.
Metod 4: Arkivera e-postmeddelanden via iCloud.com
Du kan arkivera äldre e-postmeddelanden i iCloud via Mail-appen. Här kan du fritt lagra e-postmeddelanden från andra e-postleverantörer med några steg.
Hur gor man det har?
Steg 1: Välj mappen Arkiv som du vill öppna genom Mail-sidofältet.
Steg 2: Dra ett meddelande som du vill arkivera till den här mappen. Om mappen inte visas öppet, välj mappikonen och klicka sedan på alternativet Arkiv från dem.
Steg 3: För att se de arkiverade e-postmeddelandena öppnar du mappen Arkiv via sidofältet och väljer meddelandet du vill visa igen. Dra den direkt till inkorgen (eller andra mappar, om det behövs).
Slutsats
Överbelastning av e-post kan bli ett stort problem för många företag och vanliga användare. Detta beror på att användare måste fokusera längre på e-posthantering än andra viktiga aktiviteter. Med stegmetoderna här kan du arkivera hundratals olika e-postmeddelanden med några klick och göra e-posthanteringsprocessen enklare.
Så här finns andra guider tillgängliga här; läs dessa inlägg för att veta om andra ämnen.
