Om din yrkesverksamhet kräver ofta ta emot och skicka e-postdå använder du definitivt ett av de bästa e-postprogrammen som finns: Microsoft Outlook. Den här plattformen ger oss många verktyg som gör att vi kan hantera eller konfigurera de meddelanden vi får för att göra vårt arbete enklare och snabbare.
Ett av dessa verktyg är möjligheten att organisera din inkorg och även omdirigera vidarebefordra mottagna meddelanden automatiskt. Detta är särskilt användbart när vi får meddelanden som är viktiga för att träffa andra kontakter. Andra gånger, på grund av oförmåga på grund av sjukdom eller vila, är det absolut nödvändigt att dessa meddelanden fortsätter att cirkulera automatiskt. I den här artikeln kommer vi att lära dig hur du enkelt aktiverar automatisk vidarebefordran av meddelanden i Outlook.
Hur fungerar automatisk vidarebefordran av e-post?
Meddelanden vi får i Outlooks inkorg kan enkelt vidarebefordras till en annan mottagare. vi borde bara välj meddelandet i fråga och hitta sedan alternativet “vidarebefordra” i Outlook-meddelandemenyn. Innehållet i meddelandet kommer automatiskt att kopieras till det nya meddelandet där vi behöver lägga in den nya mottagaren.
Att göra detta när vi behöver vidarebefordra många meddelanden vi får till frekventa kontakter kan vara väldigt tråkigt. I så fall kan vi göra korrigeringar i konfigurationen av vårt Outlook-konto för att denna process ska utföras automatiskt. Systemet låter oss välja kontakter eller typer av meddelanden i förväg som vi vill vidarebefordra automatiskt.
Vad är proceduren för att aktivera den här funktionen i ett Outlook-e-postmeddelande?
Ta reda på hur du aktiverar den automatiska e-postfunktionen i Outlook för att spara tid och energi. Proceduren är mycket enkel och vi kommer att förklara hur du gör det från Outlook-webbplatsen, från din mobiltelefon och från din Windows- eller Mac-dator.
På Outlook-webbplatsen
Outlook är kompatibelt med onlinetjänsten Microsoft 365 och härifrån kan vi konfigurera Inkorgsregler för inkommande meddelanden. Vi kan göra proceduren från vilken webbläsare som helst. Detta är mycket användbart när vi behöver vidarebefordra meddelanden från en specifik kontakt, vars innehåll inte behöver ändras.
Att börja vi loggar in på vårt Outlook-konto från Microsoft 365 och vi går till konfigurationssymbolen i form av ett kugghjul. På fliken “Inställningar” går du till avsnittet “E-post” eller “Inlägg” och väljer “Inkorgensregler” och sedan “Automatisk process” i det visade fönstret.
För att lägga till en ny regel, välj symbolen ‘+‘I det beskrivande fältet lägger vi den åtgärd vi vill utföra i alla mottagna meddelanden som uppfyller de antagna kraven. Om vi vill kan vi lägga till en annan regel och sedan ‘Skicka meddelande till…‘välj sedan kontakterna för att vidarebefordra meddelandet och använd’ OK ‘.
I mobilapplikationen för Android eller iOS
Outlooks mobilapplikation tillåter inte automatisk vidarebefordran av e-postmeddelanden som tas emot i vår inkorg. Men om Vi kan vidarebefordra det mottagna meddelandet till en annan kontakt med hjälp av de verktyg som finns i applikationen. Vi kan inte heller massposta meddelanden, vi måste skicka dem ett i taget.
Vi öppnar Outlook-mobilapplikationen och välj meddelandet vi vill vidarebefordra från inkorgen. När du har öppnat meddelandet, tryck på de tre punkterna i det övre högra hörnet och välj “Vidarebefordra” från de visade alternativen. Sedan lägger vi in mottagarens e-postadress och klickar på “Skicka”.
Från ett Windows- eller Mac-program
Det första steget är att logga in med ditt Outlook-konto, och när du öppnar sidan hittar du kugghjulssymbolen som representerar alternativen “Inställningar”. I menyn som visas på höger sida av skärmen är du i ‘Visa alla Outlook-inställningar“.
I fönstret som dyker upp och i undermenyn till vänster väljer du “Mail” och går sedan till “Vidarebefordran”. Sedan aktiverar vi rutan “Aktivera vidarebefordran” och sedan ange e-postadressen var ska vi vara härnäst. När du har slutfört processen klickar du på “Spara” längst ner.
Om vi vill spara en kopia av meddelandet för vidarebefordran, välj “Behåll en kopia av vidarebefordrade meddelanden“. För att inaktivera det här alternativet, följ bara stegen ovan och välj “Stoppa uppladdning” och sedan “Spara”.
Det är också möjligt att använda regler för att automatiskt vidarebefordra meddelanden genom att gå till fliken “Hem” i Outlooks verktygsfält och alternativet “Regler”. I menyn som visas väljer du “Hantera regler och varningar” och sedan”e-postregler“följt av” Ny regel “.
Nu tillämpar vi “Skapa regler för mottagna meddelanden”. Definiera regler som ska tillämpas på mottagna meddelanden och sedan “Nästa”. Nu väljer vi mottagaren(erna) av mejlet och sedan “Avsluta”.
Vad behöver du göra för att korrekt ställa in ett schemalagt meddelande för vidarebefordran?
Vi måste vara mycket försiktiga när vi aktiverar alternativet för automatisk vidarebefordran av meddelanden i Outlook för att inte vidarebefordra meddelanden till fel kontakter. Vissa av meddelandena du får kan vara konfidentiella eller innehålla information som inte bör lämnas ut till tredje part. Nödvändig granska konfigurationsparametrar mottagna meddelanden och villkoren för automatisk vidarebefordran.
Hur kontrollerar du om din e-post är korrekt inställd för automatisk vidarebefordran?
Ett sätt att göra detta är kontrollera dina inkorgsinställningar och se om det stämmer överens med vad vi vill göra som anges på Outlook-webbplatsen. Det mest effektiva sättet att ta reda på det är genom att testa och göra fel. Vi skickar ett e-postmeddelande till varandra från ett annat konto och kontrollerar om vidarebefordran utfördes korrekt, i enlighet med tidigare överenskomna villkor.
