Anslut till Senaste Tekniska Nyheter, Bloggar, Recensioner

Håll dig säker: Varför och hur man går pappersfritt

Håll dig säker: Varför och hur man går pappersfritt

Hur man går pappersfritt

För ungefär fyra år sedan flyttade jag från Frankrike till Storbritannien. Att flytta till ett annat land är komplicerat och dyrt; du behöver göra en massa saker med dig. Förbereder mig för flytten, försökte jag smala ner mina ägodelar på många sätt och undersökte de många saker som fyllde mina hyllor. En sak stod ut: Jag hade ungefär tio linjära fot för min verksamhet.

Denna hög med register var utskrifter av bokföringsdokument, fakturor och utgiftskvitton och utskrifter av skatteformulär. Medan detta bara var en droppe i skopan jämfört med alla saker som så småningom skulle fylla en lastbil i rörelse, verkade det som en bra tid att bli av med dessa dokument och gå papperslös.

Att gå pappersfritt är ett bra sätt att minska röran, och det kan hjälpa till att hålla saker mer organiserade och säkrare. Som ni kan föreställa er att gå från allt eller mest papper till pappersfritt kan se ut som en skrämmande uppgift – men med rätt verktyg och kunskap kan det göras! Är du redo att gå papperslös?

Det här inlägget beskriver hur du också kan hålla alla dina register i digital form och beskriver fördelarna med att gå papperslös och hur du säkert lagrar och arkiverar dina dokument.

Principen bakom att gå papperslös

Principen bakom att gå papperslös är enkel. Du får redan många dokument i digital form; till exempel kan du få fakturor och kvitton som PDF-filer, och många tjänster erbjuder dessa dokument på sina webbplatser. Din bank erbjuder förmodligen också uttalanden i digital form. Även om du hanterar din egen redovisning eller personliga ekonomi förblir den digital om du inte väljer att skriva ut den.

Även om du aldrig kan gå 100% pappersfritt, är det inte svårt att lagra 95% av dina dokument och dokument i digital form. Det finns några anmärkningsvärda undantag: du kan inte ha ett digitalt pass, födelsebevis eller körkort, och du måste behålla några originalkontrakt och andra dokument. Men för det mesta kan du antingen skapa digitala dokument eller skanna pappersdokument som du får. De flesta länder tillåter lagring av digitala poster, men du bör kontrollera var du bor, i alla fall, särskilt om du äger ett företag.

Det kan ta ungefär en vecka att skanna tio års dokument och sedan strimla originalen. Det här är en lång process först, men när du har skannat alla dina tidigare dokument tar det inte lång tid att vara uppdaterad. Vissa människor skannar dokumenten när de tar emot dem medan andra gör det en gång i veckan eller en gång i månaden. Oavsett fallet blir processen snabb när du vänjer dig vid det.

Det finns fyra steg i processen för att gå papperslös:

  1. Skanna dokumenten
  2. Namnge digitala filer så att du enkelt kan hitta dem
  3. Lagra filerna i en serie mappar och undermappar
  4. Strimla originalpappersfilerna

Kom ihåg att på en Mac kan du skapa en PDF från vilket dokument som helst, i vilken app som helst – inklusive din webbläsare. Så om du har en faktura eller ett kvitto på en webbsida, välj bara Fil > Skriva utoch välj sedan från PDF-menyn Spara som PDF.

Verktygen som behövs för att gå papperslösa

Det viktigaste verktyget du behöver för att gå pappersfritt är en bra skanner. Till exempel köpte jag Fujitsu ScanSnap, vilket gjorde det enkelt att skanna alla mina dokument. Med den här skannern kan du lägga tio sidor åt gången i pappersmataren och den kan acceptera dokument i många storlekar. Dess programvara omvandlar dokumenten till PDF-filer och utför optisk teckenigenkänning (OCR), så att du kan söka efter text i mina dokument. Hur coolt är inte det?!

När du väl har räknat ut de optimala inställningarna för att skanna och spara dina filer är det bara en fråga om att mata in dem i enheten. Att försöka gå pappersfritt med bara en flatbäddsskanner är utmanande, eftersom du måste lägga in dokument manuellt en sida i taget. Som sagt, jag har varit tvungen att använda min flatbäddsskanner för vissa dokument, så det kan vara till hjälp att ha båda.

Flatbäddsskanner

Det andra verktyget jag personligen har använt var Joe Kissells e-bok, Ta kontroll över ditt papperslösa kontor, för att lära dig tips och tricks för att bli papperslös och för att hjälpa till att skapa ett effektivt arbetsflöde. Att läsa hur någon annan hade utfört denna uppgift gjorde det mycket lättare och Kissell täcker allt du behöver veta i den här boken.

Skanna dokument

Som tidigare nämnts är skanning av dokument det första steget. Skanna dokument med Fujitsus ScanSnap-programvara är ganska enkelt. Du kan skapa ett antal förinställningar för olika typer av dokument: textdokument, foton och andra färgdokument med mera.

Skanna dokument

När du vill skanna något, se bara till att du har valt din förinställning och tryck på skannerknappen. Programvaran skannar sidorna, gör OCR och ber dig sedan namnge filen.

Namn på digital fil

Det viktigaste att göra när du går pappersfritt är att namnge dina filer konsekvent. Till exempel för mitt företag måste jag ibland hitta en fil i förhållande till ett visst datum – till exempel en räkning eller ett kvitto – och jag valde följande format: ÅÅ-MM-DD – NAMN.

Med andra ord märks ett kvitto från ett Amazon-köp den 1 januari 2017 så här: 17-01-01 – Amazon. Mina fakturor är dock lite annorlunda. Jag använder en förkortning av namnet på min klient, med ett årligt prefix och sedan ett inkrementeringsnummer, såsom: KOM 17-04, för en faktura till Company, Inc.

Konsekvent filnamn är viktigt för att hålla ordning. Det finns inget sätt att bläddra igenom dina dokument, och i mindre utsträckning är du besatt av att följa dem i mappar och undermappar, du behöver ett snabbt sätt att hitta det du letar efter. Du kan välja en annan metod än min, men se till att du använder samma namnkonventioner för alla dina filer.

Lagra dokument och vara säkra

Oavsett om du driver ett företag eller bara vill att dina personliga dokument ska vara digitala, måste du överväga säkerhet. Du vill inte att dina bokföringsfiler, skatteregister eller hälsoinformation ska komma i någon annans händer.

Det finns flera viktiga element att tänka på:

  • Dina dokument måste lagras säkert, helst krypterade
  • Du måste ha tillgång till dina dokument hela tiden
  • Du måste säkerhetskopiera dina dokument, helst mer än en gång

Du behöver inte oroa dig för utrymmet filerna tar upp. Mina tio års affärsdokument tog cirka 1 GB; varje efterföljande år är mindre än 100 MB.

Din Mac-disk ska skyddas med FileVault, Apples krypteringsfunktion för hela disken. Du bör också kryptera alla externa enheter som du använder för att lagra filer och för säkerhetskopior. Ett sätt att se till att ingen annan kan komma åt dina filer är att lagra dem i en krypterad diskavbildning. Det här är en enkel process och du kan behålla alla dina viktigaste filer i den här diskavbildningen och lägga till nya filer när du behöver dem.

Du måste se till att du kan komma åt dina dokument när du behöver dem. Det är en bra idé att använda en säker molntjänst, som iCloud, dropbox eller annan liknande tjänst. Dina filer kommer att krypteras på dessa tjänster, och du kan få tillgång till från flera enheter.

Du bör säkerhetskopiera dina filer till flera källor. Börja med att använda Time Machine för att säkerhetskopiera dina filer, men du bör också använda en annan lösning, till exempel Intego Personal Backup, och skapa flera säkerhetskopior med denna programvara. Förvara en hemma eller på ditt kontor och lagra en annan på plats.

Binder allt tillsammans

Att gå pappersfritt är ett stort steg, och du måste vara ihärdig. Om du har en stor mängd poster att skanna när du startar kan det ta lite tid. När du är klar måste du avsätta tillräckligt med tid för att skanna nya dokument. Du kanske tycker att det enklaste sättet att göra detta är när du får varje dokument; annars kanske du vill göra det en gång i veckan eller en gång i månaden. Låt inte dina dokument staplas för länge, för då har du ett annat stort skanningsprojekt att komma ikapp.

När du har fått systemet att fungera ser du hur enkelt det är att hitta filer med deras filnamn eller genom att söka efter text som de innehåller. Och när du behöver skicka dokument till andra tar det bara en minut, snarare än den tid det brukade ta när du söker igenom mappar med pappersdokument.

Har du något att säga om den här historien? Dela dina kommentarer nedan!

Om Mike Jones

Mike Jones skriver om Apple-produkter och mer på sin blogg Kirkville. Han är co-värd för Intego Mac Podcast, liksom flera andra podcasts, och är en regelbunden bidragsgivare till The Mac Security Blog, TidBITS och flera andra webbplatser och publikationer. Kirk har skrivit mer än två dussin böcker, inklusive Take Control-böcker om Apples medieappar, Scrivener och LaunchBar. Följ honom på Twitter på @mcelhearn. Visa alla inlägg av Mike Jones → Detta inlägg postades i How To, Security & Privacy och taggade Paperless, productivity, tax season. Bokmärk permalänken.