Gör din löneprocess kostnadseffektiv med hjälp av den här guiden

Löneprocessen kan vara komplicerad. Det är en aspekt som många småföretagare inte vet hur de ska hantera, och ofta försummar de det eller lägger ut det på entreprenad utan att helt göra research. Om det inte administreras på rätt sätt kan slutresultatet bli högre kostnader och potentiella förluster för företaget, särskilt om inte all skatt beräknas korrekt.

I den här guiden kommer vi att täcka en viktig aspekt av lönehantering: vad du behöver göra för att göra processen kostnadseffektiv.

Vad är lönehantering?

Detta är mer än att bara administrera dina anställdas löner. I ett företag inkluderar denna funktion lönehantering, hantering, rapportering och skatteansvar.

Företag behöver det eftersom det är både en laglig och reglerande skyldighet; företag måste följa statliga, federala och internationella lönelagar.

Integrera dina system

Det är aldrig kostnadseffektivt om du använder olika mjukvaror och system för dina lönefunktioner. Om de fungerar separat och inte har något sätt att ansluta, kommer du att slösa tid och pengar. Det kommer att finnas mer manuell inmatning, data kommer att dupliceras i onödan och det blir en ökad risk för fel som ett resultat.

Om du går online kommer du att upptäcka att det finns sätt att effektivisera processen. Tack vare löneprogramvarulösningar kan du nu komma åt HR-plattformar som automatiskt synkroniseras tillsammans. Du kan sömlöst integrera din lönelista i dina befintliga redovisningsplattformar och njuta av obegränsade lönekörningar och ställa in flera scheman och lönesatser.

Outsourcing

Det kan vara så att du inte har tillräckliga resurser eller kunskaper för att kunna övervaka löneprocessen för ditt företag. I det här fallet är outsourcing ett gångbart alternativ. Du kan delegera hela processen eller endast begränsade aspekter, enligt dina krav och budget. Om du lägger ut allt på entreprenad kommer din löneleverantör att beräkna och hålla inne skatter, förbereda lönecheckar och skicka in blanketter för alla dina anställdas räkning.

Tillfällig outsourcing kan fungera bra när en anställd går på mammaledighet eller tillfälligt slutar sitt jobb på grund av sjukdom. Även om du skulle behöva betala det externa företaget för deras tjänster, kan detta ses som en investering. I utbyte mot deras hjälp skulle du kunna fokusera på att få ner företagets kostnader och bli mer produktiv och konkurrenskraftig.

Shoppa runt

För att spara pengar för ditt företag är det alltid viktigt att hitta de bästa erbjudandena. Detta gäller programvaran och systemen du använder och de tredje parter som stödjer dem. Det är klokt att leta efter de bästa priserna och paketen. Om du är bunden till ett kontrakt kanske det inte finns något du kan göra. När det har gått ut (eller om det inte finns någon koppling till ditt nuvarande arrangemang), gå online för att hitta de bästa erbjudandena på löneprogram.

Kolla också in möjliga alternativ till alla företag som du har lagt ut dina lönefunktioner på. Företag letar alltid efter nya sätt att vara konkurrenskraftiga och tack vare moderna innovationer kan de ofta erbjuda mer och mer för mindre pengar.

Genomföra löpande utbildning

Det är viktigt att ditt HR-team är fullt utbildat vid ankomsten och har repetitionskurser och uppdateringar regelbundet. Detta kan hjälpa till att säkerställa att din personal hålls uppdaterad och att de har möjlighet att utveckla nya färdigheter. Nettoresultatet skulle vara ett effektivare löneteam, färre fel och större besparingar.

Se till att du dokumenterar dina processer fullt ut. Om de finns på datorn och lagras i molnet kan alla komma åt dem, och det blir lättare att hålla informationen uppdaterad och konsekvent.

Upprätthåll efterlevnad

Det är viktigt att skatten beräknas korrekt och att deklarationer skickas in korrekt och i tid hos IRS; om inte, kan ditt företag straffas ekonomiskt, och i värsta fall kan du stängas av.

Lyckligtvis beräknar och arkiverar en del modern programvara automatiskt löneskatterna åt dig. Detta säkerställer företagets efterlevnad och skyddar dig från otäcka stötar under revisioner.

Låt medarbetarna förstå sitt ansvar

Om din personal är sena med att skicka in sina tidrapporter kan detta minska effektiviteten i din löneprocess. Samma sak gäller om de har bytt bankkonto men inte berättat för dig. Om man skapar en företagskultur där alla jobbar tillsammans blir det mindre slöseri med pengar som ett resultat.

Som du kan se finns det många saker ett företag kan göra för att skydda sig från att slösa pengar på löner. Om processen är effektiviserad, personalen är utbildad och systemen är bra kan du dra nytta av fördelarna och fokusera på andra delar av din verksamhet.