I år får Gmails 1,4 miljarder användare sin första stora uppgradering sedan 2011. Från en spelföränderlig “snooze-e-post” -funktion till det spännande alternativet att göra skickade meddelanden “självförstörande”, går vi igenom nyckelfunktionerna i nya Gmail uppgradera.
De nya Gmail-funktionerna har faktiskt varit tillgängliga sedan 25 mars om du vill välja tidigt. Gmail kommer att fortsätta varna sina användare om uppgraderingen under de kommande månaderna innan det så småningom blir obligatoriskt och avbryter gamla Gmail för gott. Med andra ord kan du lika gärna klara av alla förändringar som du kan förvänta dig av världens mest populära e-postleverantör.
Här är de bästa förändringarna som du kan förvänta dig från de nya Gmail-funktionerna, plus hur du praktiskt använder dem i din egen inkorg:
Google Apps sidofält
Vad den gör
Den nya Gmail innehåller ett hopfällbart sidofält på höger sida. Denna sidopanel kan innehålla valfritt antal appar från tredje part, såväl som klassiska Google-funktioner, till exempel Kalender-appen, som visas ovan.
Hur du kan använda det
Tanken är att du kommer att kunna slutföra en mängd olika uppgifter på ett mer strömlinjeformat sätt, utan störningar att ständigt lämna Gmail-fliken. Oavsett om du behöver lägga till en händelse i din kalender, anteckna ett viktigt klient-e-postmeddelande eller uppdatera din att göra-lista, kommer det att finnas till hands.
Bild: Google
Självförstörande mejl (konfidentiellt läge)
Vad den gör
Googles “Konfidentiellt läge” kan vara det storslagna nya tillskottet som kommer från Googles samling av nya Gmail-funktioner. Det tillåter användare att ställa in ett utgångsdatum på ett e-postmeddelande eller göra det självförstörande med ett manuellt alternativ. När e-postmeddelandet förstörts försvinner det från mottagarens inkorg.
Konfidentiellt läge tillåter inte bara självförstörelse som ett alternativ. Avsändare kan också lägga till en tvåfaktorsautentisering genom att kräva att mottagaren anger ett SMS-lösenord som de får till sitt anslutna telefonnummer. Läget låter också avsändare se till att e-postmottagaren inte kan vidarebefordra, ladda ner, skriva ut eller till och med kopiera e-postmeddelandet. Konfidentiellt läge kommer sannolikt inte att kunna göra något åt skärmupptagningar, så dina e-postmeddelanden är ännu inte garanterade att försvinna.
Hur man använder det
Det här alternativet fungerar bra för att skicka känslig företagsinformation. Du kanske vill samordna med mottagaren via en vanlig, icke-förstörbar e-post först för att se till att de får den i tid. Att inkludera tvåfaktorautentiseringslösenordet är ett smart drag om det finns en chans att mottagarens konto redan äventyras.
Humming the Mission Impossible tema stämmer för dig själv när du ställer in e-post till självförstörelse är fortfarande valfritt, men rekommenderas.
Offline support
Vad den gör
En annan stor funktion i Gmail-uppdateringen 2018: Native offline-support. Ett vanligt klagomål under det gamla Gmail-formatet var den fullständiga oförmågan att till och med öppna ett gammalt e-postmeddelande utan internetanslutning. Nu kan du söka i din inkorg eller skriva ett nytt e-postmeddelande även utan internetanslutning. Det är inte magiskt, så du kan fortfarande inte skicka eller ta emot e-post, men du kan göra allt annat.
Hur du kan använda det
Du kan äntligen komma ikapp med ditt gamla e-postmeddelande när du är på flygplatsen eller på ett kafé. inget wi-fi-lösenord krävs.
Hover-Activated Trash and Snooze
Vad den gör
Det gamla Gmail krävde att användarna kryssade i varje e-postmeddelande som de ville vidta – åtgärda, arkivera eller markera som lästa – innan de trycker på knappen för att utföra åtgärden massivt. Med de nya Gmail-funktionerna håller du bara muspekaren över ett e-postmeddelande från din startsida och e-postspecifika åtgärdsknappar visas direkt till höger om ämnesraden.
En annan knapp – klockikonen som visas ovan – låter dig “snooze” ett e-postmeddelande. Detta gör att den försvinner från din inkorg, bara för att dyka upp igen vid en tidpunkt du väljer: senare samma dag, imorgon, senare den veckan, på helgen eller under nästa vecka.
Hur du kan använda det
Att skanna igenom trettio eller fyrtio e-postmeddelanden på morgonen är nu enklare än någonsin: Håll bara markören över åtgärdsknapparna och arkivera efter behag. Ser du något du inte är redo att hantera ännu? Tryck på snooze och kom tillbaka till det senare.
Här är en titt på den nya Gmail-hemsidan.
Ändra din inkorgsvy
Vad den gör
Den här är inte en ny funktion, men du blir ombedd att göra detta val när du aktiverar det nya Gmail-formatet. Vid den här tiden erbjuds tre visningsalternativ i inkorgen: Standard, Bekvämoch Kompakt.
Hur du kan använda det
Det bekväma formatet har din hemsida som visar färre e-postmeddelanden åt gången, men med mer vitt utrymme. Kompaktformatet passar fler e-postmeddelanden på din hemsida, men som en lite mindre tilltalande textvägg.
Standardvyn är en kompromiss mellan de två, och det är troligtvis ditt bästa val.
Knuffar dina e-postmeddelanden
Vad den gör
Nudging är som en automatiserad version av snoozing, som nämnts ovan. Gmails algoritm kommer att märka om du inte har svarat på ett “viktigt” e-postmeddelande (enligt Gmails definition) på ett tag och kommer att stöta på det högst upp på din inkorgs hemsida. Gmail ger dig också en knuff om ett e-postmeddelande du har skickat inte har besvarats ännu, vilket hjälper dig att komma ihåg att skicka en uppföljning.
Hur du kan använda det
Om den används korrekt aktiveras den här funktionen bara när det behövs för att förhindra att e-postmeddelanden försvinner i djupet i din inkorg.
Beviljas, den knuffande funktionen har potential att bli lite irriterande om Gmail tror att du behöver en påminnelse om allt. Förhoppningsvis är det ett alternativ som kommer med detaljerade inställningar och en avstängning – Google har ännu inte helt förklarat hur mycket kontroll användarna kommer att ha över den här funktionen.
Öppna bilagor från hemsidan
Vad den gör
Du kan nu visa och ladda ner bilagor från hemsidan, oavsett om det är Word-dokument, PDF-filer eller JPG-filer. Hitta bara det e-postmeddelande du vill ha, och dess bilagor visas nedanför det i ett knappformat. Ett föremål som är värt att notera: Fästknapparna är inte en automatisk funktion i bekväma eller kompakta hemsidor, bara standard.
Hur du kan använda det
Hur ofta har du kammat genom din inkorg, öppnat och öppnat e-postmeddelanden bara så att du kan se rätt bifogad fil? Denna tidsbesparare skär ut det extra steget.
Smart svar
Vad den gör
Du kanske redan är bekant med detta koncept om du använder Gmail-appen på din telefon. En smart svarsfunktion ger dig några klickbara alternativ för att generera ett konserverat svar på ett e-postmeddelande, från “Bra, tack!” till “Jag uppskattar detta och kommer snart tillbaka till dig” till “Tack, men jag är inte intresserad just nu.” Denna sats av nya Gmail-funktioner markerar första gången funktionen Smart Reply har varit tillgänglig på desktopversionen av Gmail.
Hur du kan använda det
Den här funktionen är utmärkt för att bekräfta att du har fått ett e-postmeddelande eller för att ge en snabb, informell åsikt. Använd det sparsamt: Du vill inte låta för kort eller avvisande om du svarar på ett viktigt e-postmeddelande – dina vanliga kontakter blir försiktiga med några för många “Bra, tack!” svar.
Stäng av alla utom de brådskande mejlen
Vad den gör
Den här nya funktionen ger dig möjlighet att stänga av alla e-postmeddelanden utom de som Google anser är brådskande. Beviljas, du kommer fortfarande att förlita dig på Googles algoritm för att exakt identifiera vilka e-postmeddelanden du ska skicka igenom, men om någon har ett bra resultat med algoritmer är det världens mest populära sökmotor.
Hur du kan använda det
Behöver du lite sinnesro för att arbeta utan att ständigt kontrollera din e-post? De flesta stänger bara fliken, men det går inte att undkomma den gnagande tanken att du kanske saknar ett viktigt meddelande, och om du har aktiverat push-aviseringar kommer du ständigt att avbrytas. Det här alternativet hittar mellanvägen mellan att aldrig få aviseringar och att bli alldeles för många.
Assisterad avbeställning
Vad den gör
Om Gmail tror att du kanske inte vill prenumerera på ett nyhetsbrev som du aldrig öppnar, kommer det nu att visa ett kort som erbjuder möjligheten att avsluta prenumerationen utan att tvinga dig att gräva efter den exakta länken längst ner i ett e-postmeddelande.
Hur man använder det
Den här Gmail-uppdateringen löser ännu ett vanligt klagomål: Hur svårt det är att avsluta prenumerationen på oönskade PR-nyhetsbrev. Det är en liten tweak som sannolikt kommer att ha stor inverkan på din inkorgs renhet.
Bättre skräppostflaggor
Vad den gör
Det gamla Gmail-formatet varnar dig för ett potentiellt skadligt e-postmeddelande med en banner högst upp på sidan. Med de nya Gmail-funktionerna är bannern nu något större och innehåller lite mer information.
Hur man använder det
Bannrarna är färgkodade på ett intuitivt sätt. Bannern kan vara grå om e-postmeddelandet i fråga inte verkar utgöra ett stort hot: Kanske har du bara blockerat användaren som skickade det, eller så liknar det helt enkelt ett e-postmeddelande som du redan har fått från samma avsändare.
Spamflaggan blir röd om hotet är större och avsändaren kan försöka fiska efter din personliga information. Det behöver inte sägas att du bör vara uppmärksam på Googles varningar: Onlinesäkerhet är en lika viktig fråga idag som den varit.
