Ceux-ci sont devenus le remplacement clair dans le passé dans d’innombrables cas de CD ou de DVD avec leurs fichiers que nous conservions comme s’ils étaient un trésor. Comme pour les livres papier, son remplacement numérique offre des avantages intéressants. Il ne fait aucun doute que parmi ceux-ci, nous pouvons marquer le peu d’espace qu’ils occupent au niveau physique, car cela est transféré à nos volumes. Mais nous devons nous rappeler que cet espace sur les disques durs est quelque chose de très précieux, nous ne devons donc pas le gaspiller.
Pour éviter cela, l’une des étapes que nous pouvons utiliser lorsque nous parlons de fichiers bureautiques est d’en effectuer un bon gestion et organisation de ceux-ci. Cela nous aidera dans de nombreux cas pour les opérations liées à ces fichiers texte ou feuilles de calcul. Nous voulons parler de tout cela dans les mêmes lignes, nous allons donc vous donner quelques conseils pour gérer au mieux votre propre bibliothèque avec ce contenu.
Créez des dossiers et des sous-dossiers pour organiser
Comme nous l’avons mentionné précédemment, dans ce cas, nous pouvons constater que nous avons des milliers de fichiers indépendants correspondant à nos documents DOCX ou XLSX, par exemple. Ensemble, ils sont tous à nous bibliothèque ce contenu, bien qu’il puisse être quelque peu désorganisé. Si nous devons nous concentrer sur le système d’exploitation Windows pour gérer et organiser tout ce contenu, quoi de mieux que d’utiliser des dossiers et sous-dossiers.
Ces éléments agiront comme des conteneurs avec l’équivalent noms de représentants . Ces noms que nous commentons peuvent faire référence aux années de sortie, au programme auquel ils appartiennent, format spécifique , types de données, etc. À partir de là, nous pouvons créer des sous-dossiers et ainsi de suite pour organiser notre bibliothèque de manière pratique. Il est vrai que cette tâche peut être un peu fastidieuse, mais nous n’aurons à la faire que la première fois. A partir de là, nous n’avons d’autre choix que de remplir ces rubriques avec nos documents personnels.
Ajouter et modifier des métadonnées dans des documents
Bien que nous ne les voyions pas au début, nous devons garder à l’esprit que ces fichiers de bureau auxquels nous nous référons ici, dans de nombreux cas, ont leurs propres métadonnées. Il s’agit d’une série de données cachées qui contiennent des informations précieuses sur le fichier lui-même et qui peuvent également être utiles au vôtre organisation .
C’est pourquoi il y a certains applications tierces concentré sur la gestion de ces métadonnées. Par exemple, nous pouvons utiliser l’application Web ExtractMetada qui sera très utile avec ces documents bureautiques et d’autres formats.
Utiliser des appareils externes pour votre bibliothèque
Avant de parler de la possibilité d’en créer un structure de données correcte sur vos disques durs. Des éléments tels que les dossiers que nous utilisons normalement sur un système comme Windows sont importants ici. Nous avons déjà dit que cela peut être une tâche fastidieuse au début, mais une fois que nous l’avons organisée, tout sera bénéfique.
Mais si nous voulons aussi aller plus loin dans tout ce qui concerne l’organisation de notre bibliothèque de documents, nous pouvons le faire. Avec cela, nous voulons vous dire que nous avons la possibilité d’utiliser des périphériques USB externes. Et nous n’aurons pas toujours ces documents à notre disposition. Ainsi, ces périphériques externes peuvent être utilisés comme support de stockage efficace pour stocker les nôtres bibliothèque de bureau .
