FP&A bästa praxis för nystartade företag

Ämne: FP&A bästa praxis för nystartade företag

Finansiell planering och analys är alltid en viktig del av ekonomiteamets uppgifter, men det blir ännu mer avgörande i ett turbulent ekonomiskt klimat. Ändå tilldelar inte alla företag roller dedikerade till FP&Aoch ännu färre nystartade företag gör det.

Nystartade företag som planerar att växa bör ha dedikerade FP&A-proffs i sina finansteam.

Detta var det övergripande temat för paneldiskussionen “Predicting the future: FP&A for startups” vid 2022 CFO Connect Topp. Chloé Giraut från Pigment, Rienzo Böhm från Solarisbank, och Paul Mondollot från Aircall delade sin FP&A-visdom med communitymedlemmar, vägledda av moderator Clémentine Svartz från Payhawk.

Du kan se hela diskussionen här:

Vad är FP&A?

FP&A, eller ekonomisk planering och analyskretsar kring fyra pelare av aktivitet:

Rollen för FP&A-proffs är att analysera de finansiella data som avslöjas av dessa pelare. Sedan ger de ledningsgruppen och styrelsen praktiska insikter baserat på deras resultat. Det verkställande teamet använder dessa insikter för att fatta viktiga beslut för organisationen.

Inte alla ekonomiteam har en dedikerad FP&A-roll. Men som vi kommer att se kommer det att löna sig att göra FP&A till en prioritet i din organisation förr snarare än senare.

FP&A bästa praxis från experterna

Det här samtalet utforskade det tydliga värdet av FP&A för nystartade företag. Inklusive när man ska börja.

Investera tidigt i FP&A

Det är nyckeln att tidigt investera i FP&A, även som startup.

Paul Mondollot

Rent konkret föreslår Chloé Giraut att din första ekonomichef är en FP&A-proffs. Deras räckvidd kommer att vara mycket bred och tvärgående i början, men att ha en solid FP&A-bas kommer att tjäna företaget väl.

Det här valet gör dig redo för framgång, för tidigt i ditt företags tillväxt kommer den här personen att göra följande:

• Hjälp till att bygga din affärsplan

• Övervaka prestanda kontra budget

• Ta fram resultat- och kassaflödesanalyser

Om dessa uppgifter inte tas om hand tidigt är det helt enkelt för svårt att hinna med senare. Både Chloé Giraut och Paul Mondollot är överens: skjut inte upp FP&A till ett senare skede i företagets tillväxt.

Exakt därför att det finns så många utmaningar i början, att investera i FP&A kommer att löna sig både i nuet och i framtiden.

I startup-utrymmet, när resurserna är knappa och du försöker hålla ett magert team, kan detta engagemang för FP&A visa sig vara utmanande. Så när är den bästa tiden att introducera FP&A-roller i ditt team?

När ska man anställa

Pauls råd är praktiskt: du bör definitivt anlita hängivna FP&A-proffs efter insamlingsrundor av serie A eller B, beroende på din storlek. Enligt hans åsikt behöver du kanske en eller två FP&A-personer väldigt tidigt, före någon annan i redovisningsteamet.

Efter dessa insamlingsserier kommer din organisation att utvecklas och växa. FP&A är avgörande för att hantera dessa förändringar och styra ditt företag säkert in i framtiden.

Strukturera ditt ekonomiteam med FP&A i åtanke

FP&A-funktionens struktur, och den övergripande ekonomifunktionen, beror givetvis på organisationens storlek och komplexitet.

Vissa företag väljer att ha dedikerade FP&A-proffs inom sitt ekonomiteam. Dessa roller kan vara:

• Finansanalytiker

• FP&A chefer

• FP&A-direktörer

Om det inte finns tillräckligt med budget eller behov av heltidsanställda FP&A-proffs kan ekonomiledare välja att låta finansteammedlemmar utföra dessa uppgifter i samband med sin nuvarande roll.

Till exempel kan teamet ha en FP&A-chef, som CFO stödjer en del av tiden. Det skulle innebära att företaget har 1,5 anställda som arbetar inom FP&A, eller 1,5 FTE.

Detta är fallet kl Pigmentdär ekonomiteamet består av tre personer, varav 1,5 utför FP&A-funktioner: en FP&A-chef och CFO.

Ett större ekonomiteam, som Paul’s at Aircall, kan ha 20 personer inom finans, varav de flesta är inom redovisning. Av dessa 20 är fyra dedikerade FP&A för att stödja en organisation med 800 anställda.

Som du kan se är denna struktur mycket individualiserad. Beroende på start kan FP&A-uppgifter skötas av en person eller delas mellan eller flera anställda. Företagets storlek, behov och budget avgör om det finns dedikerade FP&A-roller i ekonomiteamet.

Bottom-up kontra top-down budgetering? Gör båda!

Du måste vara top-down först, särskilt när du är i en hyperskalig tillväxtfas, när företag inte har tid att gå in i detaljer.

Chloé Giraut

När det kommer till budgetering är experterna överens om att du faktiskt behöver använda en blandning av båda uppifrån och ner och botten upp budgetmodeller.

Top-down budgetering

Top-down budgetering är när ledningsgruppen beslutar om budgeten för företaget (därav “top-down” i top-down budgetering).

I Chloés fall sätter sig finansteamet ner med grundarna eller VD:n för att ta reda på vad de har på hög nivå Polstjärnan är. Tanken med top-down-metoden är att skapa en berättelse (kort och lång sikt) och skriva ner aktiehistorien, som ska delas med ledningsgruppen och sedan resten av företaget.

Viktigt för produktledda företag: synkronisera med produktteamet för att se till att du förstår vad som behöver göras utifrån en produktfärdplanssynpunkt. Om din affärsplan bygger på vissa funktioner eller produkter måste du vara säker på att dessa kommer att levereras.

Slutligen, engagera alla intressenter tidigt. Se till att kommunikationen är kristallklar över hela företaget så att alla är samordnade och vet vart företaget är på väg.

Budgetering nedifrån och upp

I bottom-up-budgetering skapar medarbetarna och avdelningarna sina egna budgetar. Som ett resultat är nedifrån-och-upp-metoden mycket mer detaljerad.

Chloés förslag: arbeta igenom flera iterationer med de intressenter som är involverade i budgeteringsprocessen och samla in deras input. Kör scenarier och flera versioner av affärsplanen och stresstesta sedan dessa scenarier med ledningsgruppen.

Rienzo säger att det är en utmaning att hantera planeringen nedifrån och upp mätt mot uppifrån och ner förväntningar från ledningen. Hans metod är att bygga drivrutinsbaserade affärsmodeller som speglar KPI:erna för de olika teamen. Hans team tittar också på personalkostnader (antal) per funktion och avdelning, och sätter ihop bottom-up-delen genom att samordna sig med de olika avdelningsägarna.

Sedan måste ekonomin anpassa resultaten nerifrån och upp med vad ledningen förväntar sig, vilket kan vara långdraget och utmanande ibland.

Budget årligen, prognostiseras regelbundet

Vi gör budgeten en gång om året, vi ändrar den inte. Men prognoser, som vi brukade göra två gånger om året, gör vi nu varje kvartal.

Paul Mondollot

Som en påminnelse, budgetering och prognoser är relaterade men inte identiska. Här är en snabb uppdatering om skillnaderna mellan de två:

Budget

Budgetar visa hur mycket dina affärsenheter avser att spendera under en viss period.

Prognos

Prognoser låter ett företag försöka förutsäga hur mycket intäkter företaget kommer att uppnå under en bestämd period. Tittar man på alla förutsebara variabler försöker man ge en tydlig prognos för företagets vinster och förluster.

[Here’s a great guide to modern budgeting and reporting]

En fullständig budgetplaneringssession kommer men en gång om året. Men vissa företag använder omprognoser för att hantera vändningar, medan budgeten förblir fixerad om det inte inträffar en större katastrof.

I prognosövningar vill du ta med några buffertar för det okända. Buffertarna kan ha olika storlekar. Målet är att ha det mest konservativa förhållningssättet.

Eftersom marknaden rör sig mycket snabbare nuförtiden, kan prognoser (och omprognoser) hjälpa organisationer att anpassa sig till fluktuationer eller plötsliga kriser. Vissa företag väljer till och med att implementera rullande prognoser under hela året.

Samarbeta kring din budget

Både Paul och Rienzo betonar vikten av samarbete när det gäller budgetering.

Vanligtvis är FP&A-teamet ansvarigt för hela budgetering och prognostiseringsprocessen. Detta innebär att de är ansvariga för datainsamling, historisk data, modellering på topp och nedersta raden, cash burn, och sedan kommunicera målen till alla.

När företaget växer kan FP&A-teamet börja inkludera andra team i denna process. Paul använder exemplet Revops (revenue operations)-teamet. FP&A behöver data från Revops-teamet för att vara säker på att alla intäktsfunktioner är korrekt modellerade.

Matchande kapacitet, antal anställda, topplinje per region…dessa ämnen blir snabbt komplicerade. FP&A kan delegera uppgifter så att varje team ansvarar för sin egen data. Sedan kan FP&A-teamet ta dessa data och bygga upp budgeten därifrån.

Välj dina verktyg klokt

Vi måste vara anpassningsbara, flexibla och några av de verktyg vi använder kan hjälpa till med det.

Clémentine Svartz

Investera i verktyg som ger dig synlighet över hela linjen. Till exempel, Payhawk ger budget- och utgiftsdata i realtid, vilket innebär att du kan göra dina prognoser med den mest exakta och aktuella informationen som möjligt.

Och en av de mest effektfulla förändringarna du kan göra när du uppgraderar dina FP&A-verktyg är automatisering. Så mycket av FP&A kan automatiseras, eftersom många FP&A-ansvar kretsar kring manuell datainmatning.

Faktum är att en studie av YouGov och Payhawk fann att “manuell rapportering” är den uppgift som tar mest av ekonomiteamens tid:

Tack vare de tillgängliga ekonomiautomationsverktygen behöver denna fråga inte längre bromsa ekonomiteamen. Leta efter smart programvara som automatiserar datainmatning, håller sig uppdaterad i realtid och låter dig göra om prognoser snabbt vid behov.

Sista visdomsord

Allt handlar om riskhantering för oss idag, vilket inte var målet tidigare. Tidigare antaganden är föråldrade.

Paul Mondollot

Långt ifrån att framkalla rädsla, förhoppningsvis inspirerar dessa visdomsord dig att tidigt investera i solid FP&A. Dessa bästa praxis är avsedda att hjälpa din startup att lyckas med en solid FP&A-funktion i ditt ekonomiteam.

För att sammanfatta det: investera tidigt, välj verktyg som ger utmärkt synlighet, automatisera där du kan och lägg till konservativa buffertar vid prognoser.

Ett stort tack till Rienzo, Chloé, Paul och Clémentine för deras expertråd om FP&A för startups.