Ämne: Företagskreditkortsbedrägeri: Hur man svarar och återställer
För moderna företag, att förlita sig på ett företags kreditkort för de dagliga utgifterna är vettigt – åtminstone på kort sikt. Du vill göra det möjligt för din personal att komma ut och göra sin grej, och företagets plast är ett enkelt sätt att låta dem få jobbet gjort.
För de flesta företag är detta alternativ nummer ett.
Men som med så många saker i affärsvärlden är den första tanken inte alltid den bästa tanken. Trots deras fortsatta popularitet, Företagskreditkort med standardutgåva medför en högre risk för bedrägeri och missbruk än andra alternativ.
Men vad har du för val?
Egentligen har du alternativ som ger företagens kontroll och säkerhet i hanteringen av sina utgifter, allt med bibehållen bekvämlighet och flexibilitet för personalen. Detta innebär mindre stress kring detaljerna och större konsekvens och tydlighet i hanteringen av företagets utgifter.
Men först, det aktuella läget.
Företagskreditkort – standardutgåva dinosaurie
Standardutfärdande av företagskreditkort har länge varit en favorit bland nya företag. De är trots allt enkla att få tag på, relativt enkla att använda och är en känd mängd. De flesta banker erbjuder en kreditkortsfunktion som en del av deras standardaffärspaket, med slutresultatet ett berg av företagsplast som flyter runt där ute.
Men trots deras fortsatta popularitet, användningen av företagets kreditkort innebär att man måste jonglera med några betydande säkerhetsutmaningar:
-
Högt förtroende: Att ge din personal tillgång till ett företags kreditkort innebär att det inte är din personliga kontroll. Du kanske har all tro i världen i ditt team, men som de vanliga fallen av missbruk av företagets kreditkort antyder, är frestelsen att missbruka företagets plast ständigt närvarande.
-
Försenad tillsyn: För många företags kreditkort tillhandahålls detaljerade faktureringsuppgifter först i slutet av varje månad. Detta kan göra det till en utmaning att hålla ett öga på utgiftsbetalningar när de uppstår, och kan resultera i otäcka överraskningar längs banan.
-
Risk för förlust: Företagskreditkort kan lätt försvinna eller förloras. Detta kan åtminstone resultera i störningar i företagens inköp. I värsta fall kan det resultera i avsiktligt bedrägligt missbruk av en utomstående part.
-
Kreditkortsbedrägerier: Företagskreditkort medför en högre risk för bedrägeri och missbruk än alternativa utgiftsbetalningsalternativ, såsom förinstallerade betalkort.
Svara på kreditkortsmissbruk – vad ska du göra?
Trots de bästa avsikterna, kreditkortsbedrägerier kan och förekommer varje dag. Under 2018, 1,2 miljarder pund stals genom bedrägerier och bedrägerier i Storbritannien, enligt UK Finance. Och ytterligare 1,6 miljarder pund i förluster förhindrades.
I USA, förlusterna 2018 var 6,1 miljarder dollar, vilket faktiskt var ner från 6,4 miljarder dollar 2017, enligt Fool.com.
Så om du ska använda företagets kreditkort kommer bedrägeri alltid att vara ett problem. Som ett minimum bör du se till att varje medlem i ditt team är medveten om risken för bedrägeri, och vidta nödvändiga åtgärder för att förhindra det.
Om du misstänker att ditt företags kreditkort har missbrukats, överväg följande steg:
Ring först din bank
Kontakta din bank så snart som möjligt och var redo med nödvändiga uppgifter om ditt konto. Det lönar sig att inte dröja här – ju längre kortet är giltigt, desto längre tid kan ditt företag bli utsatt för bedrägliga utgifter.
Från Finansdieten: “Varje bank och kreditkortsföretag kommer att ha olika regler för detta, men ju tidigare du talar om en felaktig transaktion på ditt kreditkortsutdrag, desto bättre. Om du inte märker en bedräglig transaktion förrän sex månader senare, chansen är stor att det är för sent att bestrida det. Beroende på typen av felaktig transaktion kanske du bara har 60 dagar på dig att skicka in en tvist.”
Din bank kan erbjuda ett försäkringsskydd för kreditkortsbedrägerier, men förväntar sig att du gör det ge ett snabbt meddelande om det misstänkta bedrägeriet.
Kontrollera andra företagskonton för tecken på potentiellt bedrägeri
Det kan vara så att de bedrägliga utgifterna var begränsade till ett enda kreditkort och – förhoppningsvis – ett begränsat antal transaktioner. Men ett fall av kreditkortsbedrägeri kan vara ett tecken på att andra bedrägliga aktiviteter äger rum någon annanstans.
Var på den säkra sidan och se till att göra det kontrollera andra företagskonton för tecken på oregelbundna eller otillåtna utgifter.
Identifiera den bedrägliga parten
Om du själv gjort onlineköp med kreditkortet kanske det inte är ett alternativ för dig att identifiera den bedrägliga parten direkt. Om du har delat kortet på kontoret är det möjligt någon i ditt team kan vara ansvarig för intrånget. I det här fallet måste du göra vad du kan för att fastställa vem som är ansvarig.
Ledning och personal kan då överväga relevanta disciplinära åtgärder.
Naturligtvis, om intrånget inte har kommit inifrån organisationen, finns det inte mycket du kan göra för att identifiera de ansvariga. I så fall kan du också behöva göra följande:
Ring polisen
Förhoppningsvis kommer din bank att ge dig vägledning här. Om du ser fortsatt bedräglig verksamhet är det vanligtvis bäst att meddela myndigheterna.
Som Credit Karma förklarar“om du märker att flera kreditkort eller finansiella konton används utan din vetskap, kontakta de stora kreditupplysningarna för att varna dem och begära en kreditfrysning. Detta kan hjälpa till att stoppa brottslingar från att göra ytterligare skada, som att öppna ett nytt kreditkort.”
Gör sedan en polisanmälan och se vilka ytterligare åtgärder de planerar att vidta. Det är klart att du vill se till att det förekommer faktiska bedrägerier innan du tar det här steget.
Kontakta din försäkringsgivare
Detta beror på vilken typ av försäkring du har och om du har skydd för kreditkortsbedrägerier eller inte. Om du gör det kommer ditt försäkringsbolag att ge dig råd om processen för att göra en skadeanmälan, inklusive den dokumentation som krävs, det belopp som kan återkrävas och tidsplanen för betalning.
Utbetalningar för kreditkortsbedrägerier kan även påverka ditt företags framtida försäkringspremier.
Uppdatera programvara och lösenord
Generellt sett är det alltid bäst att hålla din programvara uppdaterad. Många uppdateringar ger viktiga säkerhetskorrigeringar, utan vilka du kan vara öppen för attacker.
Pengarådgivningen skriver, “Se till att du håller din dator och mobiltelefons programvara uppdaterad. Använd säkra webbplatser. Du kan se säkrare webbplatser genom att titta på början av webbadressen. De som startar ‘https’ är säkrare än de som börjar ‘http’.”
Och naturligtvis “logga alltid ut från ditt bankkonto och webbplatskonton, speciellt när du använder en offentlig dator.”
Återgå till det normala efter företagens kreditkortsbedrägeri
Att komma tillbaka på rätt spår efter kreditkortsbedrägerier kan vara knepigt. Beroende på de särskilda omständigheterna kommer ditt företags kreditfacilitet sannolikt att behöva stängas av i avvaktan på utfärdandet av ett eller flera nya kort.
Detta kan innebära betydande förseningar, såväl som störande av räkningsbetalningar och automatiserade utgifter. Under tiden kan ditt team behöva en alternativt sätt att täcka arbetskostnader, som att betala med egna medel och få ersättning. Detta kan vara en smärta.
I de flesta fall måste du återupprätta automatiska betalningar och ge information om eventuella nya kreditkort till tidigare betalningsmottagare. Tyvärr kan detta ta mycket tid och kan vara en stor distraktion från ditt företags kärnbehov och krav.
Kostnadshanteringssystem – säkerhet och bekvämlighet
Med tanke på de begränsningar och ekonomiska risker som är förknippade med standardutgivning av företagskreditkort, det är ingen överraskning det många företag vänder sig till säkrare alternativ för att hantera företagets utgifter.
Tillkomsten av integrerade kostnadshanteringssystem hjälper företag att hantera sina utgifter i en säkert och bekvämt sätt, vilket minimerar risken för bedrägeri och missbruk.
Payhawk uppnår detta genom följande funktioner:
-
Förinstallerade betalkort: Ett alternativ till kreditkort, betalkort tillåter personal att spendera förauktoriserade medel på specifikt godkända utgiftsklasser (till exempel resor, boende eller catering). Detta minskar risken för missbruk av medel och ger personalen klarhet och konsekvens angående sina utgifter.
-
Betalningsvalidering i realtid: Med företagskreditkort kan alla som har kortet debitera nästan vilken kostnad som helst när som helst, utan att behöva godkännande från ledningen eller finans. Ett kostnadshanteringssystem gör det möjligt för ditt team att begära validering samtidigt från ledningen för specifika avgifter, vilket innebär snabba och enkla transaktioner och inga överraskningar i slutet av månaden.
-
Virtuella kreditkort med en enda nummer: Ett kostnadshanteringssystem gör det möjligt för personalen att generera virtuella kreditkort, som producerar ett kreditkortsnummer för enstaka tillfällen som endast kan användas för att betala en specificerad kostnad. Detta minskar effektivt risken för kreditkortsbedrägerier till noll, eftersom kreditkortsnumret inte kan användas för något annat köp än det godkända.
-
Detaljerad tillsyn över företagets utgifter: Samtidig hantering av utgifter mot specifika utgiftskategorier ger en heltäckande och detaljerad bild av företagets utgifter när som helst under månaden, inklusive totala saldon per anställd och per utgiftskategori. Den här detaljnivån hjälper dig att tidigt upptäcka potentiella kostnadsrapportbedrägerier och hjälper dig att behålla kontrollen över företagets medel.
Dessa funktioner samverkar för att du ska kunna identifiera potentiella bedrägerier eller utgifter oegentligheter så tidigt som möjligt, hjälper dig att reagera proaktivt och skydda ditt företag.
Snabbare återhämtning, mindre risk för störningar
När det gäller kreditkortsbedrägerier är förebyggande allt. Men när dammet har lagt sig och en incident av bedrägeri eller missbruk har lösts, vill du återgå till det normala så snart som möjligt.
Ett integrerat kostnadshanteringssystem som Payhawk kan hjälpa. Med Payhawk lagras automatiska betalningsuppgifter oberoende av något särskilt kort eller kredit, vilket innebär att det inte finns något behov av att kontakta enskilda betalningsmottagare efter en incident av bedrägeri eller missbruk.
Dessutom kan du vara säker på att inga automatiska betalningar kommer att missas pågående betalningar kan fortfarande behandlas även i händelse av att ett visst kort avbryts eller återutges. Detta ger dig en sak mindre att oroa dig för.
Minska risken för exponering
Nystartade företag och etablerade företag avstår i allt högre grad från företagets standardkreditkort till förmån för dedikerade utgiftshanteringssystem.
Det är tydligt att se varför. Med integrerade verktyg som Payhawk kan företag dra nytta av den extra säkerheten med samtidig utgiftsvalidering, virtuella kreditkort för engångsbruk och förbetalda betalkort för enskilda anställda uppdelade i specifika kostnadsklasser.
Dessa funktioner samverkar för att minska risken för kreditkorts- eller kostnadsbedrägerier, vilket ger flexibilitet och bekvämlighet för ditt team samtidigt som säkerheten och integriteten för ditt företags ekonomi bibehålls.
Dessutom, i fall av misstänkt missbruk eller misskötsel, gör Payhawk det lättare att återhämta sig, vilket minimerar störningarna i din dagliga verksamhet.
Minska risken för exponering – överväg att byta från företagskreditkort med standardutgåva till Payhawk. Du kan vara lugn och veta att du är bättre rustad för att förhindra kreditkortsbedrägerier och kan studsa tillbaka snabbt och enkelt om det värsta skulle hända.
Och du kan hitta mycket mer fascinerande kreditkortsstatistik här.
