En ny rapport producerad av programvara för projektledning leverantör Wrike har dragit slutsatsen att arbetets “mörka materia” – aktiviteter och information som teamledare inte har någon synlighet över och som är svåra att spåra – står för 89 dagar värda av ett genomsnittligt företags tid varje år.
Hybridarbetsbommen har lerat vattnet alltmer, med appar för videokonferenser, och annan teknik som gör det möjligt för oss att kommunicera från olika platser, vilket ökar komplexiteten och tekniken för kunskapsbaserade roller.
Det som är oroande för företag är att detta inte bara slösar tid, utan miljontals dollar varje år – men det kan finnas en lösning inom centralisering.
Vad är “den mörka frågan om arbete”?
De Rapportera – som undersökte 2 807 anställda i USA och Storbritannien på företag med över 1 000 anställda – definierar “Dark Matter of Work” som “aktivitet och information som vi inte omedelbart kan se, men som har ett kraftfullt inflytande på allt runt omkring. ”
Inspirerad av CERNs definition av den mörka materien som finns i universum – The Dark Matter of Work finns “i texter, appar, videosamtal, kalkylblad och konversationer” och kan “lätt dra affärer och projekt i fel riktning.”
Avgörande är att det är den typen av okantifierbart arbete, ofta av logistisk, organisatorisk eller administrativ karaktär, som både är svår att spåra och som tar upp värdefull arbetstid.
Företagsledare är medvetna om detta – enligt rapporten tror de att de bara har synlighet över 54 % av det arbete som sker, vilket betyder att 46 % är “mörk materia”. Anställda, å andra sidan, tror att upp till 55 % av deras arbete inte syns.
Hybridarbete gjorde jobben mer komplexa
Även om mörk materia på arbetsplatsen fanns långt före pandemin, har massövergången till distans- och hybridarrangemang – av vilka 84 % av företagsfunktionsledarna tycker är “oåterkalleligt” – ökat komplexiteten i vårt arbetsliv och minskat arbetssynlighet ytterligare.
Ett nyckelområde där detta kan ses är införandet av nya applikationer.
Sedan mars 2020 har det genomsnittliga marknadsföringsteamet sett cirka 10 nya icke-kommunikationsverktyg läggas till arsenalen av befintliga applikationer de använder för arbetet, plus tre nya kommunikations- och samarbetsverktyg.
Enligt rapporten har kreativa byråer varit tvungna att ta tag i 12 nya icke-kommunikationsappar under samma tidsperiod, och utöver det kommer tre nya kommunikationsverktyg som t.ex. Microsoft Teams och Slack.
Att jonglera med ett ökat antal verktyg tar tid, särskilt när de är okända verktyg, men anpassningsperioder var inte möjliga för många företag som sattes in i hybrid- och fjärrscenarier av pandemin.
Team som gjorde skiftet tog en genomsnittlig övergångstid på bara 10,5 dagar, jämfört med en process som de flesta företag skulle förutspå ta cirka 15 månader före pandemin. Detta gav lite tid att se över effekterna av nya applikationer som behövs för att underlätta att arbeta hemifrån.
Det är därför inte förvånande att 70 % av kunskapsarbetarna sa att de är “stressade av att behöva jonglera med flera uppgifter, system och applikationer”, och 60 % tyckte att det redan fanns för många innan pandemin slog till.
Företagsledare är inte naiva inför stressen som explosionen av ansökningar har orsakat – 79 % vet att det finns för många, men förutser inte något annat sätt att arbetet skulle kunna slutföras.
De är fortfarande några avbrott, dock. Till exempel tror företagsledare att deras anställda i genomsnitt använder 10 applikationer om dagen – anställda rapporterar att de använder cirka 14.
Spridningen av mörk materia-aktivitet
Massövergången till distansarbete har underlättat mörk materia-aktivitet, underbyggd av den ökande komplexiteten i arbete som utförs i digitala utrymmen.
Ett gott bevis på detta är det faktum att en kunskapsarbetare nu skickar i genomsnitt 295 meddelanden om dagen, som alla tar tid att skriva och kommer att vara avgörande för samarbete kring projekt och annat arbete, men dessa meddelanden är helt “osynliga” ‘, okvantifierbar och svår att spåra mot team- eller affärsmål.
Detta kan klassificeras som ostrukturerat arbete, vars syfte och fördelar inte är tydliga, dokumenterade, kommunicerade eller påtagliga.
En annan fråga är möten. Enligt rapporten spenderar kunskapsarbetare i genomsnitt 2,79 timmar i veckan på möten, medan 78 % av de tillfrågade företagen instämde i att “för många av mötena (de) går på lätt kan ersättas med ett e-postmeddelande.”
Tragiskt nog vill 69 % av företagsfunktionernas ledare minska den tid sina anställda spenderar på möten men vet inte hur.
Konsekvenserna av mörk materia: bortkastad tid, förlorade pengar
Enligt Wrike innebär denna explosion av mörk materia på arbetsplatsen att företag med kunskapsarbetare slösar bort cirka 13,7 timmar i veckan, eller 89 dagar om året. Per kunskapsarbetare kostar den bortkastade tiden runt 16,5 000 USD – men marginalerna är ännu mer dramatiska på affärsnivå.
“Tid som slösas bort på aktiviteter, som att upprepa arbete som redan har gjorts, att delta i improduktiva möten eller följa upp åtgärder och status”, förklarar rapporten, “kostar det genomsnittliga företaget miljoner.”
För företag med cirka 3 200 anställda är den genomsnittliga totala kostnaderna för slöseri med tid, försenade/inställda projekt tillsammans och personalavgång (ofta på grund av problem som kommer hand i hand med ökningar av mörk materia på arbetsplatsen) cirka 60,76 miljoner dollar per år .
Lösningen: en “enda källa till sanning”
Wrike föreslår att företagsledare måste skapa enskilda sanningskällor för sina organisationer för att “utnyttja” den mörka frågan om arbete.
Rapporten drar slutsatsen att en sådan lösning måste vara “robust nog för att hantera och orkestrera komplexa arbetsflöden, samtidigt som den också är tillräckligt enkel för vanliga anställda att använda.”
Wrikes egen plattform skulle naturligtvis vara deras förslag, men oavsett leverantör finns det helt klart ett behov för företag att anta någon form av “Arbete OS” för att minska slöseri med tid och pengar.
Oavsett det långsiktiga botemedlet är det uppenbart att ospårad mörk materia på arbetsplatsen har gått utom kontroll – och för både företags och anställdas skull måste det hanteras.
