Anslut till Senaste Tekniska Nyheter, Bloggar, Recensioner

Förbetalda betalkort för anställda kontra företagskreditkort

Ämne: Förbetalda betalkort för anställda kontra företagskreditkort

De flesta företag – även banbrytande banbrytare – är fortfarande beroende av företagets kreditkort för att hantera utgifter. Hur som helst, vi har fortfarande inte lyckats övertyga affärsvärlden om hur suboptimala dessa verktyg är.

Du förstår, betalningstekniken har kommit långt. Vi har ett nästan oändligt utbud av alternativ i vårt privata liv, inklusive Apple Pay, utmanarbanker och mer.

Men företag betalningar har fortfarande fastnat under förra seklet. Och som du säkert kan se av tonen i den här inledningen, borde de inte vara det. Det finns ett mycket bättre substitut som passar praktiskt taget alla företag där ute.

Den här artikeln förklarar de många fördelarna med förbetalda anställningskort. De fungerar precis som de kreditkort vi alla är vana vidmen också eliminera all huvudvärk som kommer med dem.

Låt oss börja med en grundläggande definition.

Vad är kontantkort för anställda?

Vid ett ögonkast ser ett kontantkort ut precis som vilket annat betalkort som helst — det är en liten rektangel av plast med utskjutande siffror på framsidan. På baksidan hittar du samma magnetremsa och Kortverifieringskod (CVC) du får på varje kreditkort.

Och avgörande – du använder dem precis som du skulle använda ett kreditkort. Online, i butik och till och med via telefon.

Men som namnet antyder är kortet förbetalt, vilket betyder att den är förladdad med ett specifikt belopp och du kan inte spendera en cent över det. Det är det som gör dessa värdefulla tillgångar för företag.

Förbetalda kort för företag är inte kopplade till företagets huvudbankkonto så de är det mindre riskabelt att dela ut till anställda. De Payhawk tillhandahåller är integrerade med en online-dashboard, där ekonomiansvariga kan hantera utgiftsgränser och spåra betalningar i realtid.

Förbetalda kort vs betalkort

Vi måste lägga till ytterligare ett förtydligande här. För företagsanvändaren, förbetalda kort vs betalkort är verkligen en skillnad utan skillnad. De gör i princip samma sak.

Båda låter bara dig (eller dina anställda) spendera pengarna som finns på kontot. Det finns vanligtvis ingen kredit- eller övertrasseringsfunktion.

Men för handlare kan detta betyda skillnaden mellan att acceptera en betalning och att avvisa den. Av till stor del tekniska skäl accepterar många inte rena kontantkort.

I den här artikeln kommer vi att använda termerna förbetalda och betalkort något omväxlande. Det viktigaste för dig att veta är det de är inte kreditkort, och vi tror att de är bättre för företag på grund av det.

Bara så du vet

Payhawk utfärdar anställdas betalkort. Du kan ha så många som du behöver för att ge dina teammedlemmar den autonomi de behöver.

Dessa är fortfarande “förutbetalda” i den meningen att anställda inte kan spendera mer än vad som är tillgängligt för dem. Men att köpa betalkort har en mycket högre acceptansgrad – särskilt online.

Varför ska ditt företag använda kontantkort?

SPENDESK-FÖRETAGSKORT (1)

Sättet som de flesta företag hanterar kreditkortsköp är i sig felaktigt. Generellt sett följer de ett av dessa mönster:

  1. Nästan ingen har en kort. Kanske bara grundarna eller CFO kan spendera på uppdrag av företaget.

  2. Några chefer har kort. Detta är egentligen bara en liten utveckling från scenario 1.

  3. A inköps- eller upphandlingsteam har korten. Och varje enskild transaktion går genom dem.

Alla dessa alternativ tar betalningar ur händerna på din frontlinjepersonal och lägger till extra byråkrati för varje liten transaktion.

Och även om de kan verka säkrare – ingen kan spendera utan godkännande – de leder faktiskt till mycket fler kostnadsanspråkdär den anställde betalar i förskott och företaget ersätter dem.

Vilket är situationen du bör undvika till varje pris.

Förbetalda kort till undsättning! Tillsammans med en smart kostnadshanteringsplattform är de perfekta för att ge dina anställda friheten att spendera när de behöver, samtidigt som de håller ett öga på din budget.

Istället för att ge människor tillgång till de obegränsade medlen på ett kreditkort, kan de bara komma åt ett förutbestämt belopp, baserat på regler som du ställt in i förväg.

Hur fungerar förbetalda kort?

För dina anställda fungerar Payhawks fysiska förbetalda kort på exakt samma sätt som alla andra kort de är vana vid – antingen genom att svepa och signera, använda chip och pin eller när du gör en onlinetransaktion.

De kan också använda virtuella kort för att betala online, vilket vi har utforskat i detalj här.

Både den fysiska och virtuella versionen fungerar med MasterCard-nätverket i Europa och Visa i USA – världens mest pålitliga betalningsmärken. Det betyder att de accepteras i miljontals butiker i över 200 länder, vilket ger dig samma flexibilitet som traditionella kort. Du kan till och med använda den för att få pengar från en bankomat!

Men för att anställda ska kunna köpa saker med sitt kontantkort måste deras chef först ge dem tillgång till medel. De definierar helt enkelt den månatliga budgeten som kan nås via kortet och det maximala belopp som är tillgängligt för ett enstaka köp. Om en transaktion faller inom dessa två parametrar valideras den automatiskt, men annars måste den godkännas av en chef först.

Naturligtvis är det också möjligt att ställa in budget och transaktionsgränser till noll, vilket innebär att betalningar endast är möjliga genom att göra en begäran. Å andra sidan, om det finns några anställda på hög nivå som du skulle vilja lita på med mer ekonomisk frihet, kan du enkelt ge dem tillgång till mycket högre summor pengar.

För virtuella kort är systemet något annorlunda. Om användarens budget och transaktionsgränser tillåter transaktionen, eller om en chef godkänner ett köp utanför budgeten, skapas ett engångskort som omedelbart kan användas enbart för denna specifika betalning – vilket avsevärt ökar dess säkerhet.

Sedan, slutligen, har du också återkommande kort designade för onlineprenumerationer (som dina SaaS-verktyg). Skapa helt enkelt ett virtuellt prenumerationskort och rätt belopp laddas på kortet när betalningen förfaller, så prenumerationen betalas automatiskt.

Nästa nivå: förbetalda utgiftskort som stämmer av betalningar åt dig

Riktigt bra förbetalda kort tar allt detta till en annan nivå. Eftersom de är byggda specifikt för företag tacklar de en av de största återkommande utmaningarna för finansteam: den månatliga avslutningsprocessen.

Med ett vanligt kreditkort måste varje användare behålla sina kvitton och skicka in dem till finansiering med jämna mellanrum. Ekonomiteam måste sedan matcha dessa kvitton mot kortbetalningarna för att säkerställa att varje betalning var legitim.

När du har en handfull kort kan detta vara knepigt. Och om de korten delas runt hela företaget blir det lätt utom kontroll.

Bra förbetalda kort kommer också med en mobilapp för att låta dina teammedlemmar ladda upp kvitton allt eftersom de spenderar. Dessa matchas mot varje betalning och verifieras av själva tekniken.

Så i slutet av månaden, ekonomiteamet har en lista över redan förberedda betalningar som bara behöver en snabb godkännandestämpelredo att exportera till dina bokföringsautomatiseringsverktyg.

Omfamna kraften med förbetalda kort

Om du trots allt är övertygad om det, finns det bara en sak att göra: kolla in dina bästa alternativ för att få förbetalda utläggskort för dina anställda.

När du gör det, här är några nycklar att leta efter:

  • Flexibla gränser som kan ställas in och ändras för varje enskilt kort

  • Virtuella kort (engångs- och återkommande) som har unika kortuppgifter för varje betalning

  • En mobilapp som ger ditt ekonomiteam kontroll över utgifterna oavsett var de (eller dina anställda) är

  • Automatiserade arbetsflöden för godkännande, så att chefer inte behöver skicka mejl fram och tillbaka

  • Integrationer med ditt bokföringsprogramså att du kan undvika manuell datainmatning vid varje steg

Payhawk erbjuder allt detta. Så varför inte börja din sökning genom att prata med oss?