Fem sätt moderna företag kan undvika mjukvarutrassel

Ämne: Fem sätt moderna företag kan undvika mjukvarutrassel

Nuförtiden finns det en mjukvarulösning för alla tänkbara processer i startupvärlden.

Personal, försäljning, onlinesamarbete: vad ditt företag än behöver finns det mängder av användbara produkter där ute. Fråga en handfull människor så får du fler programvarurekommendationer än du kan räkna.

Även om detta är användbart kan det leda till röran i din mjukvarustapel. Om du inte håller fast vid en produkt redan från början kommer du snart att hamna i kaos på skrivbordet.

I det här inlägget ska vi titta på sätt att förenkla din mjukvarustapel, med fokus på onlinesamarbete, projektledning, ekonomi, kostnadshantering och mänskliga resurser.

Med vår hjälp, du och ditt team kommer snart att ha en slank, integrerad uppsättning mjukvara.

Redo? Låt oss ta tag i det.

Är programvara röran verkligen ett problem? Ja. Ja det är det.

Föreställ dig detta klassiskt förstadagsscenario i en växande startup.

Som nyanställd tillbringar Justine dagen med att träffa människor från säljteamet, personal, ekonomi, produktion och marknadsföring.

Alla vill berätta för henne om vad de gör, och, ännu viktigare, vad de vill att hon ska göra att följa deras särskilda system och processer. Det är en lång dag.

Om Justine har tur kanske hon kommer ihåg allas namn vid stängningstid. Om hon är det super lyckligtvis kommer hon kanske ihåg hälften av vad de berättade för henne om deras föredragna sätt att göra saker på, inklusive de programvaruverktyg de behöver för att hon ska använda.

Stackars Justine måste ta tag i över ett dussin olika mjukvaruprodukter: säljplattformen, tidrapportsystemet, onboarding-portalen, kostnadsanmälan…

Ännu värre? På dag två får Justine reda på att detta bara är toppen av ett isberg: det finns ytterligare tjugofem mjukvaruverktyg hon behöver för att ta tag i, och det snabbt.

Hur slutar det så här? Varför skulle någon göra så här mot stackars Justine?

Utbudet av programvara som är tillgänglig för att hjälpa växande nystartade företag är fantastiskt.

Oavsett vad ett företag behöver göra – hitta ett sätt att samarbeta från en rad olika tidszoner och platser, hålla koll på sina säljledningar, hantera komplexa projekt – det finns dussintals mjukvarulösningar redo och väntar på att hjälpa dem.

Faktum är att det finns så mycket bra programvara tillgänglig att det faktiskt blir ett problem**.**

Många anställda kommer till startups med sina egna husdjurspreferenser och sätt att göra saker på. Och när två personer har konkurrerande preferenser hamnar ett lag förlitar sig på olika mjukvaruprodukter.

Ta ditt ekonomiteam till exempel. Brenda kanske handlar om QuickBooks, medan Dave är Harvest till kärnan. Ännu värre är att Tim fortfarande använder Excel och matar in data manuellt, till Brenda och Daves delade bestörtning.

Om inte startups standardiserar sina system och mjukvaruverktyg från dag ett, det krävs inte mycket för att hamna i kaos i din mjukvarustapel. Detta kan orsaka:

• Svårigheter för lagen dela information

• Luckor i information, vilket leder till fel och inkonsekvenser

• Utmaningar för nybörjare

• Kapacitetsluckor om nyckelpersoner lämnar sina roller

• Ökas varje månad mjukvarukostnader

Lyckligtvis kan du undvika dessa svårigheter. Hur, frågar du? Genom att prioritera integrerade mjukvarulösningar förstås!

Vill du ha bättre programvara, inte mer programvara? Här är våra rekommendationer:

Sträva efter enkelhet och konsekvens

Säkerställande enkla och konsekventa programvaruval bör vara en prioritet för alla moderna företag.

Genom att välja ett integrerat verktyg för varje affärsfunktion, du och ditt team kan:

• Standardisera dina processer, vilket gör det lättare för dig och ditt team att utföra dagliga uppgifter som att dela information.

• Säkerställ konsistens, vilket innebär att resultaten inte bara är jämförbara mellan individer och team, utan också över olika tidsperioder.

• Gör det enklare för nybörjare genom att förenkla de verktyg de behöver för att bekanta sig med.

• Spara tid och pengar genom att minska antalet programvaruabonnemang.

Att göra rätt programvaruval kanske inte verkar vara en högsta prioritet. När allt kommer omkring har du en kundbas att bygga, för att inte tala om investerare att hålla sig nöjda.

Vi känner dig. Men lita på oss på detta: standardisera system och programvara i ett tidigt skede framtidssäkrar din verksamhet och låter ditt team fortsätta med att göra sitt bästa arbete.

Med detta i åtanke, låt oss titta på fem områden där du kan effektivisera dina processer.

Fem affärsfunktioner du kan effektivisera

Här ska vi ta en titt på de bästa integrerade verktygen för:

Dessa är alla strömlinjeformade, lättanvända programvaruplattformar byggda med enkelhet i åtanke. Med dessa verktyg kan du och ditt team standardisera era processer och banta mängden programvara ni behöver använda dagligen.

Samarbete online

För startups med team på olika platser är pålitligt samarbete avgörande. Med rätt plattform, du och ditt team kan göra ditt bästa arbete oavsett var du är.

Slide

Slite är en onlinesamarbetsplattform som gör det möjligt för användare att skapa innehåll tillsammans enkelt och enkelt, från ett rikt utbud av mallar för olika uppgifter, såsom strategiska färdplaner, veckovisa uppgiftslistor eller introduktionsvägledning.

Slite låter användare arbeta tillsammans i realtid, inklusive dela information, kommentera dokumentversioner och visa tidslinjer och slutförandeinformation för teammedlemmar. Slite kan också användas på en rad olika enheter.

Hej Summit

HeySummit är en mjukvarulösning som förenklar och automatiserar processen för värd för ett virtuellt toppmöte. HeySummit guidar användare genom varje steg i processen, inklusive deltagarregistrering, introduktion av evenemang, delning av resurser och insamling av feedback.

För Sid Bharath, HeySummit har varit en livräddare. “Första gången jag körde ett virtuellt toppmöte”, säger Sid, “behövde jag målsidesmjukvara, e-postprogram, viral share-mjukvara och massor av kodningshack för att sätta ihop det. Med HeySummit kan jag ersätta allt detta och piska upp ett nytt toppmöte mycket snabbare.”

Projektledning

Dagarna för att hantera projekt via whiteboard-tabeller och klumpiga box-check-program är förbi. Nu kan projektledningsprogramvara hjälpa dig och ditt team håll dig på rätt spår och håller dina deadlines.

Asana

Asana är ett flexibelt och kraftfullt mjukvaruverktyg som ger dig och ditt team möjlighet hantera tidslinjer, uppgifter och övergripande projektleverans. Enkel och lätt att använda, Asana har ett starkt fokus på integration och fungerar sömlöst med ett brett utbud av annan programvara.

För Nils Herrmann av Quintly, Asana har hjälpt till att förenkla saker mycket. “Med Asana,” säger Nils, “minskade vi antalet möten, lärde oss mer om att prioritera vår arbetsbelastning och möjliggjorde tydlig och transparent kommunikation mellan avdelningarna.”

Finansiera

Människor gör ofta misstaget att tänka på bokföringsprogram som sitt eget diskreta område. Men korrekt använt, bokföringsprogram kan förbättra och förenkla funktioner i ett företag, utan att kräva några förhands- eller specialistkunskaper.

Xero

älskling för många tusen små företag, Xero är ett redovisningsverktyg utvecklat med syftet att tillhandahålla den mest intuitiva användarupplevelsen. Med Xero omvandlas utmanande jobb till steg-för-steg-uppgifter som kan slutföras från en enda sida.

Xero är byggd för att integreras, fungera rent och enkelt med ett brett utbud av verktyg från tredje part. (Inklusive en utgiftshantering för Xero.) Dess intuitiv installationsprocess och responsivt hjälpcenter vinna poäng med användare, liksom dess höga grad av anpassning för lokala skattesystem.

Med Xero kan du och ditt team spara tid genom att integrera ett antal individuellt utmanande uppgifter och befria dig från konkurrerande bokföringsprogram.

Lära sig mer om Xero utgiftshantering med Payhawk.

QuickBooks

QuickBooks är ett redovisningsverktyg som syftar till att automatisera affärs- och bankprocesser. Den har också många organisatoriska funktioner som hjälper till att hantera redovisningsinformation, vilket gör en gång komplicerade processer snabba och enkla.

Med QuickBooks kan användare generera vinst- och förlustrapporter med några få klick, förenkla övervakningen av finansiella resultat. QuickBooks har också en “betala nu”-funktion, som kan kopplas direkt till kundens och säljarens kreditkort och bankkonton.

Kostnadshantering

Hantering av affärskostnader är allmänt erkänd som en av de mest irriterande delarna av uppstartslivet. Inte bara hatar anställda att fylla i standardutgiftsanspråk, utan de flesta traditionella utgiftshanteringsprocesser är långsamma och, ironiskt nog, dyra.

Payhawk

Payhawk är ett integrerat kostnadshanteringsverktyg fyllt med intuitiva och användbara funktioner. Med Payhawk kan användare automatisera återkommande utgifter och matcha fakturor med kostnadskravvilket betyder mindre tid och ansträngning som spenderas på pappersarbete.

Payhawk erbjuder också betalkort som är skräddarsydda för individuell personal och kostnadsklasser, och möjliggör skapandet av virtuella kreditkort för engångsbruk för engångsköp, vilket avsevärt minskar risken för kostnadsbedrägerier.

Payhawks samtidiga betalningsvalidering, omfattande utgiftspanel och identifiering av fakturabild ger användarna en hög grad av säkerhet vid hantering av utgifter.

Dess plattform är lätt att använda och ger en detaljerad kostnadsuppdelning vid tidpunkten. Detta sparar tid och ansträngning vid avstämning av utgiftsinformation.

Kvittobank

Receipt Bank låter dig automatisera datainsamling och hämtning för fakturor och utgiftsrapporter. Med Receipt Bank kan användare extrahera data snabbt och enkelt från fakturor, räkningar och kvitton och automatiskt mata in dessa data i en rad bokföringsprogram.

Enkel i design och utförande, Receipt Bank sparar tid för användarna, eliminerar behovet av att granska dokument och tillåter att information importeras direkt till bokföringsprogram.

Personalavdelning

Mänskliga resurser är en del av startup livet där standardisering och konsekvens är avgörande, om så bara till förmån för nyanlända. Dessa verktyg kan förenkla många introduktionsuppgifter, såväl som löne- och ledighetsrättigheter.

Bambu HR

Bamboo HR marknadsför sig som “HR-programvara med hjärta” och är designad med en sömlös slutanvändarupplevelse i åtanke. Även om Bamboo HR marknadsförs som ett verktyg för personalhantering, erbjuder även lönehanteringsfunktioner.

Med Bamboo HR är personalinformation lätt att hantera och kan vara integreras i en enda centraliserad databas. Bamboo HR erbjuder också verktyg för undersökning av medarbetarnas tillfredsställelse, vilket gör att personalen kan känna sig bättre ansluten och motiverad.

Välbehag

Gusto erbjuder sofistikerad löneautomatisering och administration av personalförmåner och efterlevnadsprocesser, allt kombinerat till en lättanvänt gränssnitt. Det öppnar också integration med en mängd olika plattformar, vilket minskar risken för mjukvaruluckor.

Gusto funktioner inbyggd automation för ett antal lokala skattesystem, och erbjuder enkel och intuitiv administration av förmåner. Gusto erbjuder också en rad efterlevnadsgarantier, vilket hjälper till att ge sinnesfrid när det gäller lokala skattekrav.

Marknadsföringsförbättring: Blixtrundt ämne!

Eftersom vi inte kan låta bli att överleverera, tänkte vi lägga in ytterligare en otroligt användbar uppsättning verktyg i den här listan: marknadsföringsplattformar.

Apollo Insights

Apollo Insights är en verktyg för marknadsföringsförbättring ge användarna sätt att öka effektiviteten hos onlinekampanjer.

För Lee Wilson av Vertikalt språng, har Apollo Insights varit avgörande för att stärka marknadsföringskampanjer. “Apollo Insights ger en konkurrensfördel genom maskininlärning och intelligenta algoritmer”, säger Lee. “Apollo identifierar hot och möjligheter i sökmarknadsföringskampanjer i en skala som skulle vara omöjlig att uppnå manuellt; och ger sedan råd till våra experter om vad de ska göra.”

“Oavsett om det är konkurrentintelligens, prestationsprognoser, analys av innehållsgap, sökordsforskning eller teknisk SEO”, säger Lee, “Apollo ger oss prioriterade insikter och åtgärder som vi aldrig skulle hitta själva.”

BuzzStream

BuzzStream är en plattform för marknadsföring och marknadsföring av innehåll hjälpa användare att hantera sina kampanjer och digital PR.

För Stefan Debois av Enkät var som helsthar BuzzStream hjälpt till att spara tid och ansträngning för att spåra deras kampanjer.

“Vi använder BuzzStream för att följa upp de uppsökande och sammarknadsföringskampanjer vi gör med influencers, bloggare och andra SaaS-entreprenörer”, säger Stefan. “Tidigare hade vi minst 20+ Google-ark för att göra detta: alla spårade kampanjerna på sitt eget sätt och data var inte centraliserad.”

HubSpot

HubSpot är en plattform för marknadsföring, försäljning och kundservice utformad för att göra det snabbt och enkelt att hantera kundrelationer.

Ben Johnson från Bevis älskar det. “Hubspot samlar så många av våra marknadsföringsfunktioner i ett system”, säger Ben. “Istället för att använda ett program för e-post, ett annat program för formulär och ett annat som vår kundrelationshantering, samlar HubSpot allt under ett paraply.”

“Vi har bara varit på plattformen i några månader, men vi börjar redan se meningsfulla insikter från att ha allt på ett ställe.”

Slutsats: Fokusera på att effektivisera (och gör det tidigt)

Det är lätt att se hur mjukvarutrassel börjar.

Det finns så många frestande mjukvarulösningar där ute som alla lovar att rädda ditt liv. Innan du vet ordet av förlitar du dig på en konstig och uppsvälld blandning av programvara, och din personal måste navigera genom den för att få något gjort.

Att förändra etablerade processer kan vara smärtsamt. Men de långsiktiga besparingarna med att integrera och effektivisera din mjukvarustapel gör det värt besväret.

Med mjukvarulösningarna som beskrivs ovan, du kan drastiskt minska antalet verktyg du och ditt team litar på, förenkla uppgifter och förbättra informationskonsistensen.

Ta en titt på våra tips och förslag och se hur du kan spara pengar och töm din mjukvarustapel.

Marie Kondo kommer att vara så stolt över dig.

Få bättre ekonomiverktyg och se till att ditt team har vad det behöver: