Även om vi använder Excel regelbundet i vårt arbete, är det nästan omöjligt för oss att känna till var och en av funktionerna som den innehåller, än mindre veta hur de används. Men kunskaper från grundläggande till avancerad nivå kommer alltid att ge oss en liten fördel i vårt arbete. Därför är det här några av de funktioner som vi bör lära oss att bemästra för att fungera.
Hitta och ta bort dubbletter av data
En funktion som vi kan hitta väldigt användbar att lära oss är att hitta och eliminera dubbletter av data. Om vi jobbar i ett företag med en stark databas är det möjligt att det finns kalkylblad som är en röra med dubbletter av rader. Om vi vet hur man hittar och eliminerar dubbletter av data, kommer det att hjälpa oss att bättre organisera vårt arbete och ge sken av att vara en välordnad arbetare.
För att lösa detta kan vi använda det villkorliga formatet för att hitta och markera dubbletter. På så sätt kan vi granska dubbletter och bestämma om vi vill ta bort dem. Detta är något vi enkelt kan göra från “Hem”> “Villkorlig formatering”> “Markera cellregler”> “Duplicera värden”. Därefter väljer vi i tabellen formatet som vi vill tillämpa på dubblettvärdena.
Återställ raderade eller förlorade Excel-filer
Det finns få värre saker som kan hända oss medan vi jobbar av någon anledning att vår dator eller Excel kraschar vilket gör att vi förlorar allt arbete vi har gjort och hade inte sparats tidigare . Men allt kanske inte går förlorat och det finns en chans att rädda jobbet och undvika att behöva börja om.
För detta kommer vi att följa sökvägen “Arkiv”> “Information”> “Hantera bok”. Här hittar vi alternativet “Återställ osparade böcker” , vilket gör att vi kan granska de senaste filerna som inte har sparats för att återställa dem. Detta öppnar ett fönster med mappen där de osparade filerna lämnades och som vi kan välja för att återställa dem igen.
Använd pivottabeller för att sammanfatta data
Vi kan i vårt arbete behöva arbeta med kalkylblad som är fulla av föremål och var och en är en del av en annan kategori. Detta kan orsaka en stor röra som gör vårt arbete svårt. Lyckligtvis tillåter Excel oss att skapa dynamiska tabeller som hjälper oss att visa oss en sammanfattning av den första raden av data per kategori.
För att göra detta behöver vi bara markera alla dataceller och klicka på knappen “Pivottabell” som vi hittar på fliken “Infoga”. Efter att ha klickat på det nya fönstret visas en tom pivottabell i en ny flik. Vi behöver bara markera namnen på de kolumner som vi vill sammanfatta så kommer tabellen att fyllas i.
Frys paneler för att låsa rader och kolumner i Excel
Om vi måste arbeta med väldigt stora kalkylblad, med ett stort antal rader och kolumner, kan det vara så att när vi scrollar till vissa kolumner och går ner till cellen väldigt långt från början, kan vi inte längre se namnet och rubrikceller. Detta är något som vi kan undvika eftersom Excel tillåter dig frysa några kolumner och rader så att de alltid är synliga på skärmen.
Därför, om vi vill behålla en synlig del av vårt kalkylark medan vi flyttar till en annan del av det, kan vi använda “Frysa” alternativ som vi hittar på fliken “Visa”. Härifrån kan vi låsa specifika rader och kolumner på plats, samt dela paneler för att kunna skapa oberoende fönster inom samma kalkylblad.
