Den nya CFO-checklistan: din spelbok för de första 90 dagarna

Ämne: Den nya CFO-checklistan: din spelbok för de första 90 dagarna

Varje ny CFO har en brant inlärningskurva. Det är sant oavsett om det är din första CFO-roll eller din 15:e – du går in i en högtrycksposition i ett nytt företag. Du förväntas träffas, hälsar, integrerar, lär dig och presterar – så snabbt som möjligt.

Men det finns bara så mycket du kan göra på kvartalet. Och du har resten av din tid att bygga den perfekta finansorganisationen.

Tre månader går i ett nafs. Du kommer knappt att skrapa på ytan av din egen och företagets potential under den tiden. Så du behöver en plan.

Den här artikeln presenterar vad du måste göra för dina första 90 dagar som ny CFO. Istället för att försöka fixa varje system och sätta upp otaliga nya processer, börja med att bocka av dessa kritiska första steg.

Startup CFO roll och ansvar

Namnet “Chief Financial Officer” antyder med rätta att CFO huvudsakligen fokuserar på en startups ekonomi. I de flesta fall går CFO in i ett företag vid en specifik milstolpe, vanligtvis kopplad till en insamlingsrunda som kommer eller en som just avslutats.

Det finns nya och viktiga ekonomiska frågor, så det är dags att hitta en CFO.

Men dagens nystartad CFO handlar inte bara om ekonomifunktionen. De är ytterst ansvariga för ett företags företagsgren, inklusive juridik, löner, HR, drift och leverantörsförhandlingar.

Uppstart CFO arbetsbeskrivning

Här är en snabb lista över ämnen som den typiska finanschefen behöver ta itu med:

Ekonomifunktionen

• Bokföring och skatt

• Controllership (säkerställa transaktionsdata flödar in och ut smidigt)

• Kontant- eller utgiftshantering

• Ekonomisk planering och prognoser

• Rapportering till styrelsen, övriga befattningshavare och det breda företaget

Personalavdelning

Rättslig

• Kundkontrakt

• Kontrakt med anställda, leverantörer och tredje part

• Datasäkerhet (inklusive GDPR i Europa)

Operationer

Naturligtvis kan CFO inte vara praktisk med alla dessa utmaningar. Istället förväntas de bygga upp teamen och hitta verktygen för att hantera dessa ämnen åt dem.

Men i slutändan faller dessa alla under CFO:s ansvar, och du förväntas vara ansvarig. Det är en stor fråga, med ett antal olika utgångspunkter.

Så låt oss nu övergå till de konkreta åtgärder du kan vidta som ett företags nya CFO.

Ny CFO-checklista för de första 90 dagarna

Så vad är dina konkreta åtgärder för de första 90 dagarna? Eftersom CFO-omfattningen är så bred har vi kategoriserat dessa under vissa nyckelteman.

Vi har också beställt dem från mer “ekonomifokuserade” till mindre, men alla är giltiga och viktiga.

Vi går in i detalj nedan, men här är checklistan i ett nötskal:

Det är värt att notera att du sannolikt inte kommer att “slutföra” någon av dessa inom 90 dagar. Många – som att bygga relationer och processdesign – kommer aldrig riktigt att bli färdiga. Det är mer än tillräckligt att gå iväg efter tre månader med ett fast grepp om allt ovan och en attackplan för de områden som behöver förbättras.

1. Granska befintliga processer

Innan du ens tittar på själva data och siffror måste du förstå var de kommer ifrån. Är uppgifterna tillförlitliga, fullständiga och uppdaterade?

Det största målet här är inte ens att göra förändringar. Det kommer senare. Idag behöver du helt enkelt hela bilden av företagets processer som du ska övervaka.

Här är några nyckelfrågor du behöver för att kunna besvara:

• Vad är system och programvara som ekonomifunktionen förlitar sig på i dag? (Det kan helt enkelt vara Excel).

• Hur betalar kunderna för våra produkter och tjänster?

• Hur gör vi betala för driftskostnader och utgifter? Finns det en tydlig process och kostnadspolicy på plats?

• Hur får anställda betalt? När, vem behandlar löner och med vilka system?

• Vem granskar leverantörskontrakt?

• Hur lagrar vi kunddata? Uppfyller vi våra juridiska skyldigheter?

• Vilken kompetens har vi i ekonomifunktionen idag?

• Vilken nivå av rapportering förväntas av verksamheten och styrelsen, och hur uppnår vi detta idag?

När du svarar på dessa frågor kommer du också att kunna upptäcka de röda flaggorna som behöver åtgärdas mest brådskande. Vilket leder oss till nästa steg.

2. Identifiera akuta behov

Särskilt för den första finanschefen i en startup, kommer du säkert att hitta några röda flaggor. Du kommer också att ha dina egna prioriteringar och mål, och sedan tryck från VD och styrelse för att hjälpa till med strategin. Så det är viktigt i början att skapa ett slags triaging-system.

Bygg en enkel matris som balanserar problemets status med dess brådska och inverkan:

• Status: 1. Trasig; 2. Kommer att gå sönder; 3. Att förbättra; 4. Inga problem

• Brådskande karaktär: 1. Första 90 dagarna; 2. Första 180 dagarna; 3. Första året; 4. Framtid

• Påverkan:1. Större; 2. Medium; 3. Mindre; 4. Noll

Till exempel är ett helt trasigt lönesystem – där folk inte får betalt – en “1” för alla ovanstående. Man kan helt enkelt inte ha ett företag där anställda inte får betalt, och detta måste åtgärdas direkt.

Men anta att du har gått med i ett företag på 30 med en till stor del manuell lönesystem med hjälp av Excel och banköverföringar. Detta är frustrerande och tidskrävande, men det fungerar. Och såvida du inte är mitt i en stor tillväxtspurt just nuatt fixa det kanske inte är brådskande.

Beroende på din filosofi kan detta vara en 3, 2, 2: Förbättring inom de första 180 dagarna, och kommer att ha en medelstor inverkan (eftersom det påverkar hela laget). Men du kan leva med det nu.

På samma sätt kanske du vill anlita en revisor som jobbar bredvid dig. Men om du för närvarande inte bearbetar många transaktioner kommer denna anställning att ha begränsad brådska och inverkan.

Målet här är att erkänna att du troligen inte kommer att ha de företagsfunktioner du vill ha inom det första året. Så du måste börja med de mest brådskande och effektfulla uppgifterna.

3. Bekanta dig med ekonomin

Naturligtvis behöver du förstå företagets finansiella ställning och enhetsekonomi. Så du måste smutsa ner händerna i siffrorna.

Du har två huvudområden att tänka på:

• Historiska fakta: Har du rena och korrekta register, inklusive styrkande dokument som kvitton och fakturor?

• Prognoser: Om du inte samlar in pengar för närvarande är detta förmodligen mindre viktigt. Men det är troligt att någon sorts tillväxtprognoser sattes ihop innan du kom. Och om de gjordes av icke-finansiella grundare – vanligtvis extrema optimister – måste du veta vad styrelsen och andra chefer projicerar.

Reals – eller “böckerna” – är platsen att börja. Du måste vara säker på tre viktiga faktorer:

• Pengaflöde. Om du har likviditetsproblem eller “maverick spend” (oförklarliga utgifter), måste dessa lösas direkt.

• Redovisningsrutiner. Kontrollera med den som hanterar böckerna idag (troligen en konsult eller firma) att företaget följer reglerna och att det inte finns några större bekymmer att förutse.

• Granska huvudvärk. Har företaget reviderats nyligen? Är du beredd om det är det? Det kan till och med vara ett smart första steg att faktiskt ta in en revisor för att leta efter problem och trycktesta verksamheten.

För det mesta vill du förstå de speciella ljuspunkterna och hindren i ditt nya företags ekonomiska situation. Vad får företaget att växa och var har du ett stort arbete att göra?

4. Ställ in ekonomifunktionens färdplan

Återigen, du kommer inte ha den fullfjädrade ekonomifunktionen du vill ha efter 90 dagar. Men du kan ha din plan fastställd med viktiga milstolpar längs vägen.

Troligtvis behöver du minst ett 12-månaders ramverk, inse att det kommer att ta lite tid att anställa människor och installera nya processer. Ditt ramverk bör innehålla:

• KPI:er och prestationsmarkörer. Liksom alla affärsenheter behöver ekonomifunktionen markörer för framgång. Med tanke på vad du nu vet om den ekonomiska situationen kan du sätta upp viktiga mål för de kommande kvartalen.

• Anställning. Ofta är CFO en startups första heltidsanställda i finansteamet. Vilket innebär att du måste bygga ett team runt dig själv.

• Nya processer. Det kommer att finnas nyckelprocesser som företaget aldrig har haft tidigare. Dessa kan inkludera juridisk granskning, intäktsredovisning eller 360-graders feedback.

• Automatisering. Framgångsrika ekonomiteam automatiserar stora delar av sin ekonomiverksamhet. Allt snålt och repetitivt behov ska automatiseras, men det kommer inte att ske omedelbart. Så gör en lista och börja bocka av dem allt eftersom.

Och naturligtvis kommer du att ha mycket mer att lägga till i din lista, baserat på vad du har hittat hittills.

5. Bygg relationer

Du går in i ett nytt företag som andra eller tredje i raden bakom VD:n. Anställda vet inte riktigt varför du är där eller om de kan lita på dig, och de do måste lita på dig.

Så tidigt, ta för vana att träffa nya människor från olika team, knyta an till de små sakerna och bevisa att du finns där för att hjälpa. Förstå deras utmaningar och förklara din expertis, så att teammedlemmarna vet exakt varför de borde vara glada över att ha en CFO ombord.

Utöver detta, börja skapa relationer med nyckelleverantörer. Du kommer så småningom att vilja förhandla, så att vara nära hyresvärden, elleverantörer och andra stora partners kommer att löna sig.

Slutligen, lär känna styrelsen och investerarna. De kommer säkert att vilja höra mer från dig allt eftersom.

6. Förstå kulturen

Nystartade företag och småföretag har alla sina egna kulturer som kan vara svåra att komma in i färskt. Några teammedlemmar var där dag ett – deras kollegor är deras närmaste vänner. Detta kan till och med vara det första jobbet de har haft.

Du vill förstå och känna igen den roll de har haft i att bygga företaget hittills och lära dig reglerna för engagemang.

Samtidigt tas ekonomichefer in i tider av förändring. Förmodligen växer företaget och kulturen förändras redan, så du behöver inte bara tänka på att “passa in”. Faktiskt, CFO kan hjälpa en ung startup att mogna och övergå till att bli en mer professionell arbetsplats.

Men du måste åtminstone förstå den befintliga kulturen först, för att förstå om och hur den behöver förändras.

Hur man gör det som en nystartad CFO

Förhoppningsvis har denna korta checklista dig på rätt spår under de första 90 dagarna i din nya position. Här är några extra resurser för att göra denna övergång ännu mer framgångsrik.

Först du måste kolla in CFO Connect. Det är en global gemenskap för finansledare, där finanschefer delar idéer och lär sig av varandras framgångar och misstag. De är också värd för regelbundna liveevenemang och möten, med expertekonomichefer som delar med sig av sina egna strategier.

CFO Connect skrev också en free e-bok dedikerad till att “göra det” som nystartad CFO. Den är full av specifika råd och bästa praxis, och är ett måste att läsa för alla som ger sig ut på denna resa för första gången: