CFO:s guide till att bygga ett decentraliserat ekonomiteam

Ämne: CFO:s guide till att bygga ett decentraliserat ekonomiteam

I det avlägsna-första ögonblick vi lever i är decentraliserade arbetsprocesser på modet. Chefer vill veta hur man bygger team som fungerar självständigtoch behöver inte konstant ansiktstid för att vara effektiv.

Det här låter såklart bra. Alla företag vill vara banbrytande och framtidsfokuserade. Och decentralisering låter bara coolt.

Men vad betyder det egentligen? Och hur kan det gälla specifikt för finansteam?

Den här artikeln utforskar dessa frågor och visar dig varför att gå mot denna nya arbetsplatskultur kan vara precis vad du behöver.

Så låt oss börja med den uppenbara frågan.

Vad är en decentraliserad organisationsstruktur?

Decentraliserade organisationsstrukturer låter gruppmedlemmar på lägre nivå fatta beslut. Motsatsen – a centraliserad organisation – involverar top-down beslutsfattande.

Bokstavligt taget, tänk på en VD som berättar för varje anställd exakt vad de ska göra, eller en CFO som hanterar varje liten detalj inom ekonomifunktionen. Omvänt, decentraliserat organisationer förbereder sina teammedlemmar för framgång och ger dem en hög grad av självständighet i sitt arbete.

Som vi kommer att se är detta lika mycket ett filosofiskt koncept som ett procedurmässigt. Känner dina medarbetare sig värdefulla? Är de free att göra det de tror är bäst för företaget?

Och denna decentralisering kan ske på individuell basis inom team, men också över organisationen som helhet. Vi kommer att fokusera mer på ekonomiteam i det här stycket, men låt oss först titta på ett bra exempel på decentralisering som tagits till sin logiska gräns.

Ett extremt exempel: tillverkningsföretaget ITW är känt som det mest decentraliserade företaget i världen.

“Även om ITW har 6 miljarder dollar i försäljning, är det uppdelat i 400 enheter med en genomsnittlig omsättning på bara 15 miljoner dollar. De tillverkar allt från svetsutrustning till spik till sexpacksringar av plast. Varje enhet har sin egen general manager, som driver divisionen som om den vore hans egen verksamhet – så länge den enheten överträffar alla andra på den specifika marknaden.”

En mycket centraliserad finansverksamhet ser att CFO är involverad i varje liten uppgift. Du ansvarar för redovisning, planering och drift. Vilket är helt normalt i ett litet företag, eller om man blir invald bygga upp ekonomifunktionen från grunden.

Men eftersom företaget växer och du behöver röra dig snabbt kan detta snabbt bli ett hinder.

Centralisering vs decentralisering

Decentralisering innebär alltså att lägga mer beslutsfattande i händerna på dina teammedlemmar. Du kommer att installera en redovisningschef eller ekonomiansvarig och låta dem göra det de är bäst på.

I slutändan är dessa två ändar av ett spektrum. Det är osannolikt att du någonsin kommer att vara 100% det ena eller det andra. CFO kommer alltid att ha ett avgörande inflytande över viktiga ekonomiska beslut, och det sista ordet kan till och med ligga hos VD:n eller styrelseledamöterna.

Men du kan ingjuta driftsprinciper som lutar mer åt det ena eller andra ändet. Om företagskulturen främjar individuellt ägande kan du bevisa detta genom att ge några beslut till icke-verkställande personal.

Varför skulle du vilja ha en decentraliserad organisation?

Enligt HBR, den största fördelen med decentralisering är “lyhördhet”. Beslut kan fattas omedelbart, särskilt som svar på möjligheter eller hot.

Men i stort sett finns det några andra anledningar till varför du kanske vill gå mot decentralisering.

Den skalar

När företagen är små är centraliseringen lätt. CFO kan svara på varje fråga och fatta varje beslut relativt snabbt.

Men så fort företaget växer måste fler beslut fattas som påverkar fler människor. Att bara förlita sig på ledningsgruppen för att fatta beslut är inte längre möjligt.

På samma sätt som att bygga en distansvänlig arbetsplats kommer decentraliserade processer att fungera oavsett var människor befinner sig. Du kan ha ekonomiteammedlemmar på andra kontinenter, och de kommer fortfarande att kunna arbeta fritt och effektivt med sin egen intuition.

Det ger experter ansvaret

Generellt, frontlinjepersonal och chefer tenderar att veta mest om sin specifika marknad eller ämnesområde. Och när du växer kommer du också att lägga till specifika experter inom olika delar av verksamheten.

Så självklart vill du det ge dessa teammedlemmar möjligheter att fatta beslut utifrån sin egen erfarenhet. I ett ekonomi- eller inköpssammanhang innefattar detta att låta dem välja de bästa leverantörerna för varor och tjänster, boka resor och boende samt att allokera delar av deras budget till nya och innovativa projekt.

Som Nilsy Essaides skriver för Digitalist Magazine, ”efterfrågan på avancerade analyser och rapportering växer för snabbt för att en enda ‘leverantör’ ska kunna hålla jämna steg utan att skapa flaskhalsar i leveransen av väsentlig insikt. Affärsenheter och funktioner är närmare marknaden och vet bäst vilka typer av analyser de behöver för att driva bättre prestanda.”

Det utvecklar medarbetarna

En del av CFO:s roll är den professionella utvecklingen av teammedlemmar. Ju mer ansvar och möjligheter de har, desto snabbare kommer de att utvecklas.

Detta innebär självklart deras ekonomiska kunnande, men inkluderar också de mjukare färdigheter de behöver för att prestera inom företaget. Hur dina ekonomitekniker väljer och installerar de bästa verktygen för andra team att använda, eller hur dina FP&A-experter skapar budgetar tillsammans med dina produkt- och säljteam.

Att låta andra fatta beslut och leda strategier är att investera i deras framtid. Och på tal om investeringar…

Det hjälper teammedlemmar att känna sig investerade

Du vill ha ett företag fullt av spelare som verkligen bryr sig om företagets framgång eller misslyckande. När de fattar beslut och skapar nya strategier, de är till sin natur mer investerade i resultat än om du bara berättar för dem vad de ska göra.

Vilket såklart är bra för deras egen utveckling, men också är det bra för företagets framtid. Ett team som bryr sig djupt om att bygga ett vinnande företag är den typ av lag som faktiskt kan vinna i det långa loppet. Du kommer att hålla personalen kvar längre, och de kommer att vara mer fokuserade och motiverade hela vägen.

Det tar bort det administrativa trycket på ledarna

I slutändan är cheferna ansvariga för vad som händer med företaget. Och vi har alla mött högfungerande mikroförvaltare som på något sätt verkar veta varje liten sak som händer.

Men CFO:er behöver inte vara personligt ansvariga för varje litet ekonomiskt val på vägen. Delegera och fokusera på dina viktigaste uppgifter. Ännu bättre, anställ duktiga personer som Lägg till förmågor till dina lag, och låt dem spela efter sina styrkor.

Du kommer att vara bättre förberedd för nödsituationer

Vad händer om något går fel och finanschefen inte är här för att fixa det? Om ditt team är vana vid att fatta smarta beslut på språng, kommer de att vara redo att göra det i en kris.

Som vi sa ovan är “lyhördhet” en av de bästa egenskaperna hos decentraliserade team. När medarbetarna vet att de är betrodda att fatta beslut i farten – och de har tränat på att göra dem tidigare – har du bättre chans att reagera väl på krissituationer och komma fram i den starkaste möjliga positionen.

Hur man skapar en decentraliserad finansteamstruktur

I huvudsak är decentralisering lika enkelt som att välja att göra det. CFO kan helt enkelt säga till sina teammedlemmar “du fattar besluten nu.”

Men självklart, effektfull och varaktig förändring görs inte på detta sätt. Du försöker få en ny arbetskultur och processer att matcha.

Så hur kan du göra detta på ett strukturerat sätt som ger det de bästa chanserna att lyckas?

1. Gör det till ett nyckelföretags (eller team) värde

Förhoppningsvis har ditt företag redan kärnvärden och verksamhetsprinciper som delas och följs av hela teamet. Om du vill att decentralisering ska vara i hjärtat av din verksamhet måste den (eller något liknande) förankras som ett värde.

Till exempel är ett av våra sex kärnvärden på Payhawk att vi alla är ägare till företaget och dess framtid:

Vi äger var och en vår egen omfattning, varje team äger sina KPI:er och budget, och de allra flesta beslut fattas av operativa team – inte av verkställande ledning.

Även om företagets värderingar är huggna i sten, du kan fortfarande skapa kärnprinciper inom ekonomiteamet. Och du kan öva på decentralisering redan från början genom att involvera hela teamet i processen.

Buffer skrev en bra guide om skapa företagsvärden. Den är full av enkla, användbara tips och steg att ta – inget fancy och inga magiska kulor.

Du kan göra exakt samma övning med bara ditt ekonomiteam.

2. Etablera tvärfunktionella team

Det finns två uppenbara skäl till varför andra team ständigt kommer för att finansiera för att få hjälp:

1. De har inte finansiell expertis i sina egna enheter

2. Finans är till för att fungera som en kontroll och balans för att validera beslut

Vilket är vettigt, men som inte alltid är ett effektivt sätt att arbeta.

Istället, varför inte strategiskt placera finansiell kunskap inom dessa andra enheter? Det enklaste sättet att börja göra detta är projekt för projekt.

När ett annat affärsteam har ett projekt som involverar ekonomi på något sätt (en stor budget, eller massor av inköp och inventering involverade), inkludera en finansteammedlem från början för att hjälpa till att styra fartyget.

Du kan också göra detta på en längre och mer flexibel basis. Till exempel, måltidsleveransservice Marley Spoon har sitt FP&A-team ständigt arbetat med menyplanerare. Detta säkerställer att de använder matbudgeten på ett klokt sätt och hjälper kockar att bättre förstå de ekonomiska kraven bakom sina måltider.

Åtminstone kan du använda tvärfunktionella team inom ekonomi för att sätta anställda i nya positioner och uppmuntra kunskapsdelning.

Vilka är de bästa metoderna för att sätta upp dessa team? Projektledaren har en trevlig (kort) guideinklusive följande bästa praxis:

3. Öva sund kommunikation

Tydlig kommunikation är ett tema som dyker upp om och om igen i näringslivet. Alla förmodligen tänker de är en bra kommunikatör, men ändå på något sätt det finns alltid utrymme för förbättringar inom teamen.

Teammedlemmar behöver veta hur man arbetar effektivt med varandra, inklusive att delegera arbete sinsemellan. Betona tydlig, direkt kommunikation och hjälp medarbetare som behöver det.

En viktig aspekt av bra teamkommunikation är att ha tydligt definierade roller, enligt Azendoo:

“Genom att klargöra roller och ansvarsområden hoppar du över det första hindret för att öka kommunikationen. Genom att använda tekniker som t.ex Ansvarsbefraktning (RACI) ansvar för varje uppgift placeras hos den mest lämpliga personenvilket hjälper till att förtydliga uppfattning, förväntningar och beteende för varje roll.”

Azendoo har

8 bra steg för att förbättra kommunikationen här.

På det här sättet, Decentralisering kan i sig också förbättra kommunikationen. Genom att lämna besluten i händerna på de bästa personerna för varje jobb delar du också ansvaret att kommunicera över hela teamet.

Men bra kommunikation sker inte över en natt, och det är CFO:s ansvar att betona och uppmuntra att det blir bra.

4. Utveckla individuella färdigheter

CFO:er – precis som alla andra chefer – behöver det se till att deras team lär sig nya färdigheter och gör framsteg i sina karriärer. Som vi redan har diskuterat kommer decentralisering att hjälpa teammedlemmar att utvecklas professionellt genom att lägga mer ansvar i deras händer.

Men man kan inte bara kasta dem från båten och hoppas att de simmar till land. Som ledare för finansteamet måste du åtminstone ge utbildning i smartare beslutsfattande.

Om du installerar tvärfunktionella team, finansproffs kan också behöva skaffa sig kunskap inom andra affärsområden som försäljning eller marknadsföring för att bidra fullt ut.

Utanför ditt eget team kommer du också att kunna utbilda det bredare företaget i finansiella principer. Så småningom kan du kanske decentralisera många uppgifter utanför ekonomiteamet helt och hållet. Ett litet exempel: tänk om teamchefer såg till att alla inköp hade motsvarande kvitton innan de skickades för att finansiera?

Som en generell regel, decentraliserade organisationer föder smarta medarbetare. Och du kan hålla alla engagerade och motiverade genom att gradvis öka deras omfattning och kunskapsnivå över tid.

5. Ge medarbetarna de verktyg de behöver

Utöver att lägga till kunskap, anställda behöver rätt system och verktyg för att fatta bra beslut.

Några av dessa är ganska uppenbara. Du bör till exempel ha moderna kommunikationsverktyg för att låta information flöda fritt mellan dig själv och dina team.

Ett effektivt modernt kommunikationsverktyg är ett molntelefonsystem, vilket möjliggör sömlöst samarbete och kommunikation. Detta är särskilt värdefullt för decentraliserade team. Övrig verktyg för avlägsna team har plötsligt blivit enormt populära (och nödvändiga), och dessa gör också underverk för decentraliserade team.

Men utöver tydlig kommunikation kan du försöka decentralisera vissa uppgifter – för att ge mer autonomi till anställda över hela företaget. Ett bra exempel på detta är att göra kostnadsprocessen mer användarvänlig, vilket sedan tar bort många av de värsta problemen för dina ekonomiteam.

Ge dina frontlinjeteam verktyg för kostnadsautomatisering så går de från en oreglerad, pappersbaserad reklamationsprocess till en snabb, njutbar och spårbar sätt att betala och få ersättning. Och din finansteamet går från att vara polis till att faktiskt ge dessa andra team möjlighet att göra sitt bästa arbete.

Förutom konkreta verktyg som programvara och appar, vill du också installera smarta ramverk för att testa hypoteser och fatta beslut. Dessa kan inkludera nu populära arbetsmetoder som Scrum eller Agile. [Read more about Agile methodology at Kanbanize.com]

Du kommer att fråga fler av dina teammedlemmar, så ge dem de verktyg de behöver för att leverera.

6. Erbjud stöd och etablera mentorer

I teorin, när de dagliga besluten väl är borta från din tallrik bör du ha lite extra tid på dig. Självklart fungerar det aldrig riktigt så.

Men i början av din nya struktur, använd lite av denna “extra tid” för att ge extra stöd för teammedlemmar som utövar nya ansvarsområden. Det betyder inte att fatta besluten för dem – det är att gå tillbaka till status quo. Men investera tid med anställda för att ställa in sina processer korrektoch se till att de vet att de kan komma till dig när det behövs.

Ett annat bra drag är att hjälpa ditt team att hitta mentorer de kan prata med när de inte pratar med dig. Du kanske inte är den bästa personen att stötta varje enskild teammedlem. Titta istället runt (inom eller utanför organisationen) efter mentorer för personer i nyckelroller.

Bra mentorer kommer att vara människor som har gått igenom samma resa som de upplever och kan ge råd.

Delegera ansvar utanför ekonomiteamet

Vi har berört detta ovan, men decentralisering bör inte begränsas till bara ditt ekonomiteam. Du kan också decentralisera roller till andra i det bredare företaget.

Här är några snabba exempel:

• Utgiftsgodkännanden – Chefer bör vara ytterst ansvariga för vad deras team spenderar. Låt ekonomiteamet fokusera på företagets övergripande ekonomiska hälsa.

• Budgethantering – Hjälp chefer att sätta sina budgetar och sedan komma ur vägen.

• Köp av – Alla transaktioner måste inte gå via ekonomiteamet, inköpsavdelningen eller kontorschefen. Dina team vet vad de behöver och ofta de bästa leverantörerna också.

• Betalningsmetoder – För att effektivisera inköpen ger teamen sina egna sätt att betala för det de behöver. Tidigare kan det ha betytt företagets kreditkort eller kostnadsrapporter. Men idag ger företagsutgiftskort teamen friheten att röra sig snabbt, samtidigt som de håller ekonomin i kontroll.

Återigen, om företagskulturen är individuellt (och team) ägande, kan det innefatta några nyckelprocesser som tidigare tillhörde finans. Låt andra oroa sig för det skitiga, så kan du fokusera på att vara den bästa möjliga affärspartnern.

Slutsats

Som vi har sett, decentralisering är inte någon hård och snabb avgränsning. Man går inte från att en dag vara ett centraliserat företag till motsatsen över en natt. Du är mycket mer benägen att röra dig gradvis längs spektrumet, uppdatera processer allt eftersom och systematiskt göra små justeringar.

Men decentralisering är ett värdefullt mål för de flesta företag. Det gör dig mer effektiv, och ärligt talat mer modern. Det är så det går på arbetsplatser och du vill antagligen hänga med.

I grunden handlar det om:

• Att fastställa delegering och ägande som ett kärnvärde för företaget

• Förbättra intern kommunikation för att låta kunskap flöda fritt

• Ta bort långsamma, klumpiga processer som hindrar effektiviteten

• Att lägga många uppgifter i händerna på frontlinjeteam och ta bort dem från ekonomin

För mer information om hur du bygger en sund företagskultur – särskilt kring utgifter – ta vår free guide: