Ämne: Budgetautomatisering: hur man väljer rätt budgeteringsverktyg
Vissa saker är bättre automatiserade. Budgetering är en av dem.
Även för de största ekonomiteamen är budgetering ingen lätt uppgift. Att hantera ett företags ekonomiska hälsa och kassabana kräver synlighet och kontroll över dagliga utgifter och intäkter.
Effektiv budgetering hjälper företag växa och skala lönsamt. Men att göra denna process manuellt kan ta betydligt mer tid och resurser än det behöver.
Att förlita sig på kalkylblad för att hålla reda på all affärsekonomi ökar risken för mänskliga fel och felräkningar. Att manuellt allokera medel, övervaka och godkänna personalkostnader och stämma av betalningar kan vara ännu mer komplicerat och tidskrävande.
Att automatisera detta arbete sparar ekonomiteam timmar varje månad, vilket frigör tid för mer strategiskt arbete som gör att verksamheten växer. I den här guiden förklarar vi allt du behöver veta om budgetautomatisering – inklusive vanliga problem med traditionell budgetering, hur automatisering hjälper ekonomiteam att spara tid och pengar och vad du ska leta efter i ett bra budgeteringsverktyg.
Vad är budgetautomatisering?
Budgetautomatisering effektiviserar finansiella processer och arbetsflöden för att öka effektiviteten och träffsäkerheten i budgeteringen. Denna robotprocessautomatisering (RPA) optimerar uppgifter som:
-
Realtidsutgiftsdata och spårning. Du behöver inte längre vänta på kontoutdrag i slutet av månaden för att granska företagets totala utgiftsaktivitet. Alla transaktioner och köpdata loggas omedelbart och är tillgängliga efter varje betalning.
-
Kostnadshantering och ersättningar. Istället för att fylla i manuella utgiftsrapporter och samla in papperskvitton, begär anställda chefsgodkännande för inköp i förväg. De kan stämma av köp direkt med en mobilapp och få ersättning av chefer med ett klick.
-
Fakturahantering och leverantörsreskontra. Automatisk datainmatning och OCR-teknik (Optical Character Recognition) eliminerar mänskliga fel och minskar avsevärt den tid som ägnas åt att behandla fakturor – en vanlig smärtpunkt för ekonomiteam.
-
Bokföring och ekonomisk rapportering. Automationsverktyg kan spåra och dokumentera finansiell aktivitet i realtid under hela året och generera ekonomirapporter som resultaträkningen på några sekunder. Bokföring är mycket lättare när det bara är att verifiera siffrorna, snarare än att stämma av varje betalning och skriva in varje manuellt.
Vissa finansteam faller i fällan att hoppa mellan olika verktyg för att slutföra en enda uppgift. Budgetautomatiseringsverktyg konsoliderar ofta flera, om inte alla, av dessa processer till en centraliserad plattform. En enda källa till sanning för företagets medel gör det möjligt för ekonomiteam och budgetkontrollanter öka den interna transparensen och samarbeta mer effektivt.
Det är uppenbart att budgetautomatisering inte bara handlar om att spara pengar. Det kan användas för att optimera hur ett företag spenderar pengar, registrerar transaktioner, behandlar betalningar och rapporterar sin ekonomi. Kort sagt fokuserar det på att effektivisera alla kritiska uppgifter som hjälper till att bestämma verksamhetens resultat.
Varför är teambudgetar så svåra att hantera?
Budgetering kan vara mycket komplex, särskilt på snabbväxande och större företag. Saker som oklara arbetsuppgifter och bristande laginflytande bidrar ofta till budgetineffektivitet.
Det här är några vanliga scenarier som gör budgetering till en utmaning för många företag – och hur man löser dem.
Motstridiga förväntningar mellan olika roller
Generellt sett har budgetägare mer synlighet över dagliga utgifter, men kan sakna expertis för att analysera långsiktig ekonomisk planering. Å andra sidan är ekonomichefer ämnesexperter, men saknar ofta nyansen och det dagliga sammanhanget för specifika projekt.
Denna dynamik kan skapa förvirring kring vars insikter är mer relevanta när man fattar stora budgetbeslut. Transparent kommunikation mellan teammedlemmar kan hjälpa dem att komma på samma sida och närma sig budgeten på ett sätt som är ömsesidigt fördelaktigt för alla inblandade.
Brist på lagköp
Detta är inte bara ett problem för finansteam. I många företag är anställda på andra avdelningar inte ofta investerade i att hjälpa till med uppgifter som ligger utanför deras omedelbara arbetsområde. Av den anledningen tänker vanliga teammedlemmar förmodligen inte så mycket på budgetar när de utför sina dagliga uppgifter.
Det betyder att när samma anställda fattar utgiftsbeslut stora eller små, har de inte alltid företagets övergripande ekonomiska intressen i åtanke.
En välskriven utgiftspolicy kan uppmuntra team-buy-in för smartare utgifter och hjälpa dina anställda att förstå hur deras individuella utgifter påverkar företaget som helhet. En inbyggd utgiftspolicy som använder en utgiftshanteringsplattform som Payhawk gör det ännu mer ansträngt och stress-free för anställda att följa regler när de gör inköp för företaget.
Förlita sig på manuella budgetprocesser
Traditionellt lägger ekonomiteam mycket tid på att dubbel- och trippelkontrollera sitt arbete. När datainmatning och beräkningar görs manuellt, finns det mycket större risk för mänskliga fel – vilket ökar behovet av att verifiera noggrannheten och åtgärda misstag flera gånger.
Effektiv budgetering är också svårare att uppnå när budgetmodeller och prognoser görs med inkonsekventa dataströmmar och föråldrad utgiftsaktivitet.
Den mest effektiva lösningen på denna kamp är ämnet för just denna artikel: processautomation. Genom att automatisera ditt budgetarbetsflöde kan du optimera kostnadsbesparingar och utöka företagets kassaflöde, samtidigt som du förbättrar din övergripande ekonomifunktion.
Hur man väljer rätt programvara för budgetautomatisering
Att välja det bästa budgeteringsverktyget för ditt företag beror på ditt företags storlek, intäkter, utgiftspolicy och affärsmodell. För att informera din sökning rekommenderar vi noga undersöka din budgetprocess att bedöma dess styrkor och specifika områden som behöver extra stöd.
Bortsett från detta finns det vissa funktioner och fördelar som gör att vissa budgetverktyg sticker ut från andra. Här är vad du ska leta efter i en fantastisk budgetautomatiseringsprogramvara:
Uppdateringar i realtid
Begränsad utgiftssynlighet gör proaktiv budgetering svårt, för att inte säga omöjligt. Realtidsutgiftsdata loggar alla köpdetaljer omedelbart, vilket ger finansteam både detaljerad insikt och en större förståelse för företagets utgiftsaktivitet hela tiden.
Varje utgift hänförs till en köpare och deras team, ökad företagsomfattande ansvarighet och transparenssamtidigt som bedrägeri och skuggutgifter förhindras.
Samarbetsarbete
Dålig kommunikation är en produktivitetsdödare. Leta efter ett verktyg som gör att dina teammedlemmar enkelt kan dela information och få input från andra. Realtidsuppdateringar gör också båda levande och asynkront samarbete smidigareeftersom alla arbetar med samma information, oavsett när eller var de arbetar ifrån.
Flexibel budgetering
Undvik programvara redundans. Om ditt företag regelbundet spenderar på en lång rad olika utgifter, prioritera ett verktyg som kan stödja budgeteringsfunktioner för allt från enskilda projekt till årliga budgetar.
Enkel och intuitiv användarupplevelse
Intuitiva användargränssnitt avsevärt minska inlärningskurvan att använda nya program. När alla i företaget – inte bara finansexperter – kan använda plattformen utan timmars utbildning kan alla arbeta mer produktivt.
Dokumentbehandling på plattformen
Långa e-postkedjor fram och tillbaka med oändliga bilagor är inte roligt (eller användbart) för någon. Goda nyheter: många budgetverktyg tillåter användare att samla in fakturor, kvitton och utfärda återbetalningar direkt från en mobilapp eller online-instrumentpanelen med några få klick.
Med funktioner som inbyggd kvittoinsamling och automatisk dataextraktion behöver du inte längre oroa dig för att manuellt leta efter varje papperskvitto eller leverantörsfaktura för inköpsbevis och fakturering.
Lätt att skala
Tänk dig det här: du har hittat den perfekta programvaran och ditt team älskar att använda den. Men när din arbetsstyrka fördubblas inser du att du har vuxit ur plattformen och måste leta efter ett alternativ. Problemet? Hela företaget måste nu hitta ett nytt verktyg, synkronisera om data och omskola anställda.
De bästa budgetverktygen kommer anpassa sig till dina växande behov, oavsett om du är en enskild användare, tjugo eller tvåhundra. Allt samtidigt som du får samma insyn över ditt företags utgifter och ekonomi.
Smart budgetering börjar med smarta utgifter
Vill du spara tid och pengar genom hela din utgiftsprocess?
SaaS-lösningar som Payhawk hjälper företag att spendera och budgetera smartare genom att använda flera robusta funktioner i ett verktyg. Om du har team som spenderar ofta eller i stor skala, kan en budgeteringslösning som kombinerar automatisk utgiftshantering och flexibla betalkort vara transformerande.
Med Payhawk får du en 7-i-1-mjukvara med företagskort, fakturabetalningar, kostnadsersättningar, godkännanden, budgetar, rapportering, efterlevnad och förhandsredovisning i en enkel, skalbar lösning.
Vill du se hur magin fungerar? Ta vår plattform för en provkörning här.
