Bästa programvara för dokumenthantering från 2021

0 Shares

Den bästa programvaran för dokumenthantering (DMS) ger en enkel lösning för filhantering, både online och offline.

Den bästa programvaran för dokumenthantering

Dokumenthantering blir allt viktigare eftersom begreppet pappersfritt kontor blir en daglig verklighet, särskilt med tillväxten av molnlagringstjänster.

Detta innebär att istället för att behöva förvara papper i klumpiga arkivskåp, kan dokument nu lagras säkert online. Det handlar dock inte bara om att arkivera information lika mycket som att göra hela processen för dokumenthantering enklare, täcka allt från märkesmallar, förbättra arbetsflöden, arbeta med samarbetsverktyg, samt att kunna sortera ibland teknisk information. Och det är utöver allmänna dokumentredigerings- och hanteringsuppgifter.

Bra dokumenthanteringsprogramvara (DMS) måste också kunna arbeta med olika digitala filtyper, inte bara från kontorsprogramvara, utan också anteckningsappar, tekniska planer, bilder och mönster och allt annat du kan tänka dig att du tidigare skrivit ut på papper, inklusive från äldre filformat. Dessa dagar kommer det också att tillgodose utformning av programvara för dokument.

Många leverantörer och entreprenörer kommer dock fortfarande att hantera papper, så alla DMS måste ha en dokumentskanningslösning, som ofta fungerar som en fristående eller del av ett OCR-skanningsprogram, så att sådana pappersfakturor, kvitton eller andra dokument kan skannas så att en digital kopia kan arkiveras medan pappersversionen återvinns.

Det papperslösa kontoret har länge kommit, men det är äntligen här för dem som vill omfamna det. Här är de bästa mjukvarulösningarna för dokumenthantering.

Få en gratis offert för DMS

1. Berätta bara dina behov

2. Få gratis offert

3. Jämför priser och spara pengar

1. Templafy

En allt-i-ett-lösning för dokumenthantering

Enkelt att använda gränssnitt

Omfattande funktioner

Mobilappar

Automatiserade efterlevnadskontroller

Templafy är ett av de bästa dokumenthanteringsverktygen där ute. Systemet syftar till att integrera viktiga kontorssviter och lösningar som används av företag dagligen.

Om det finns en sak som kan vara frustrerande, måste du skapa varumärkesdokument med annan programvara. Detta kan bli tidskrävande och fragmenterat, men Templafy kan hjälpa till. Med det kan du skapa ett antal filer i systemet och hantera dem från en enda matning.

Programvaran är kompatibel med en rad enheter och använder molnet för att låta dig komma åt alla dina dokument på datorer, surfplattor och smartphones. Det finns också automatiska efterlevnadskontroller, och du kan också ge feedback till anställda.

Kontakt krävs för en prissättning, och inte förvånande beror den exakta kostnaden på antalet användare, funktioner och tillägg som valts.

2. M-filer

Dokumentprogramvara som upptäcker dubblering

Praktiska integrationer

Mobilappar

Dokumentvarningar

När det gäller dokumenthantering syftar M-Files till att förbättra interna arbetsflöden och att säkerställa att viktig information hålls säker hela tiden. Dess kunder inkluderar många stora företag som Comcast och Yokohama.

Det finns ett enda valv för en mängd filer, och du kan enkelt hitta dem efter klient, projekt, datum, status eller andra kriterier. Programvaran syftar till att undvika duplicering – det är ganska vanligt att sluta med två kopior av samma rapport, eller möjligen mer.

M-Files varnar dig om ett dokument har sparats två gånger genom att analysera namn och projektdata. Du får också bra integrationer, inklusive Microsoft Office och Salesforce CRM.

Det finns en gratis testversion, men priserna anges inte på webbplatsen, så du måste kontakta en offert.

3. DocuWare

Dokumentorganisation flyttar till molnet

Täcker hela utbudet av dokumentuppgifter

Molnbaserad lagring

Mobilsupport

Dold prissättning

Docuware tar ett molnbaserat tillvägagångssätt för dokumenthantering. Den integrerar molnlagring och kontorsautomation för att skapa en digital arbetsplats. Detta papperslösa tillvägagångssätt för hela kontorsuppgifterna är ett annat exempel på den digitala omvandlingen som driver många processer idag.

Docuware erbjuder tjänster för att skapa ett “molnarbetsflöde” när det gäller dokument. Det gör att tjänster kan köpas i liten skala efter behov, och när användningsfallsscenarier skapas och tillförlitlighet garanteras kan tjänsten skalas upp för en större distribution.

Mobilappar som kan integreras i detta arbetsflöde erbjuds också, vilket underlättar skanning av kvitton när du är på språng, godkänner fakturor för snabb betalning och signerar formulär direkt på enheten.

Medan Docuware erbjuder en demo och en gratis provperiod beror priset förstås på de tjänster som valts, vilket kräver att den blivande köparen kontaktar en anpassad offert.

Gratis provperiod

Uppdatering: Docuware erbjuder nu en gratis testversion i samarbete med Techradar. Klicka här nu för att göra anspråk. Visa erbjudande

4. MasterControl

DMS fokuserade på efterlevnad

Mobiloptimerad

Stöds av tillsynsmyndigheter

Globala standarder

Inom stora organisationer finns det ofta processer och föreskrifter för att säkerställa att dokument är kompatibla och följer företagets riktlinjer. Men när du har massor av filer kan det vara svårt att följa sådana regler.

MasterControl Document Control Software, som används av några av världens största tillsynsorgan, är programvara för dokumenthantering som behandlar komplexa regler och standarder runt om i världen. Syftet är att minska efterlevnadskostnaderna och öka den interna effektiviteten.

Systemet automatiserar dirigering, leverans, eskalering och godkännande av viktiga dokument. Det har också ett centraliserat, säkert arkiv där du kan lagra och söka efter affärsfiler.

Det finns ingen indikation på en gratis testperiod, och prissättning kräver att du kontaktar företaget för en offert.

5. XaitPorter

Molnbaserat samarbete när det är som bäst

Helt molnoptimerat

Smarta samarbetsfunktioner

Salesforce-integration

Om du letar efter en molnlösning för att skapa dokument bör du definitivt kolla in XaitPorter.

Det fantastiska med detta system är att det är extremt flexibelt. Du kan samarbeta och arbeta på dokument med kollegor samtidigt, och du kan enkelt dela feedback med varandra. Det hanterar också alla aspekter av arbetsflödet, så du behöver inte oroa dig för formatering, numrering och layout.

XaitPorter har också några användbara knep på integrationsfronten. Programvaran kan fungera med Salesforce, Oracle, SAS, Microsoft 365, OpenText och Dropbox. Och den används för närvarande av över 45 000 företag över hela världen.

Även om det finns en demo tillgänglig finns det ingen gratis testperiod, och prissättning kräver att du kontaktar en offert.

Andra DMS-plattformar att överväga

Även om det finns ett antal dedikerade kontors- och dokumentplattformar som vi kan nämna, inte minst Office 365, LibreOffice och Adobe Document Cloud, är dessa mer fokuserade på att skapa dokument och hantera dem, snarare än att hantera och lagra dokument från flera källor och format. Därför fortsätter vi denna lista med några av de andra DMS-lösningarna som är värda att överväga:

Samsidan är lite annorlunda än standarddokumenthantering eftersom det handlar mer om att skapa en enda kontaktpunkt för all kommunikation, projekt och dokumentdelningsverktyg. Målet är att förenkla allt i en enda app i motsats till att ha flera program för olika uppgifter. Gränssnittet är enkelt och enkelt att använda, med samarbete inbyggt i hjärtat av det. I det avseendet gör det Samepage till en potentiellt flexibel lösning för att täcka flera behov.

Dokmee annonserar sig själv som en företagslösning för innehållshantering för att organisera, säkra och hantera filer. Den stöder ett antal dokumentformat och tillhandahåller också dokumentavbildning och datafångst som en del av tjänsten. Allt kan smart indexeras med AI, med filer som automatiskt stämplas för indexering, samt reglerbaserad routing för att göra lagring och arkivering enklare, vilket allt görs genom säker webbhotell i molnet. Som förväntat stöds samarbete, med behörigheter och granskningsalternativ tillgängliga för enklare filhantering.

eFileCabinet är en programvarulösning för dokumenthantering som använder smart automatisering för att organisera, namnge och lagra filer enligt deras innehåll. Mallar är tillgängliga för att anpassa dokumentmappsträdet i hela ditt system. Behörigheter, utgång av fil / mapp och aviseringar kan också ställas in för fildelning och för att skicka filförfrågningar, som allt görs med en säker URL. Allmänna tillgänglighetsregler kan också ställas in enligt företagets policy.

Abbyy är kanske mest känd för sina filläsare och skanningstjänster, men de tillhandahåller också en digital dokumentarkiveringstjänst som möjliggör säker lagring och användning av dokument. Åtkomst kan spåras och loggas, och befintliga dokument kan återanvändas och redigeras efter behov. Meta-nyckelord kan användas för enkel sökning ovanpå normala sökfunktioner och distribueras enkelt via webben eller e-post efter behov. En potentiell begränsning är att Abbyy-tjänster huvudsakligen är byggda för att lagra dokument i PDF-format.

Gratis provperiod

Docuware erbjuder nu en gratis testversion i samarbete med Techradar. Klicka här nu för att göra anspråk. Visa erbjudande

0 Shares