Ämne: Är outsourcing av lön rätt för ditt företag?
Att bestämma om man ska utföra specifika uppgifter internt eller lägga ut dem på en extern leverantör är inget nytt problem.
Företag över hela världen har i åratal vägt upp för- och nackdelar med båda.
Nästan alla affärsfunktioner kan läggas ut på entreprenad. Oavsett om det handlar om marknadsföring för stöd med reklamkampanjer, kundtjänstteam för att förstärka god praxis eller ett logistikteam som vill optimera sina processer, är skälen bakom beslutet ofta anmärkningsvärt lika.
Generellt väljer företag att lägga ut på entreprenad för att de vill minska kostnaderna, fokusera på kärnfunktioner, förbättra servicen och skaffa expertkunskap.
En av de mest outsourcade företagstjänsterna i Storbritannien är lönehantering. Det finns flera anledningar till detta:
-
Lön är komplicerat och kräver ett visst mått av redan existerande kunskap och fritid för att hantera rätt.
-
Många företag har inte resurserna att utföra uppgiften internt.
-
De redan outsourca sin ekonomifunktion och så besluta att lägga ut löner också.
I flera år har valet när det kommer till lönehantering varit antingen internt eller utlagt. Människor har sällan tittat bortom något av dessa alternativ och övervägt ett alternativ.
Det här stycket kommer att titta på för- och nackdelarna med interna och outsourcade löner och diskutera varför pandemin har fått vissa organisationer att överväga ett mer modernt tillvägagångssätt.
Fler artiklar om löner, HR och outsourcing
Outsourcing av löner
Att lägga ut löner på entreprenad är fördelaktigt för många företag – särskilt startups, scaleups och små och medelstora företag med begränsade resurser.
Skälen till detta är enkla. Att hantera löner är både tidskrävande och manuellt och tär på den tid som allokeras till mer värdefulla uppgifter som kan påverka företagets framgång.
Lön är också extremt komplicerad, med reglerna som styr det hela tiden förändras.
Följaktligen är det ofta bortom många företags förmåga att hålla koll på den senaste lagstiftningen och förbli efterlevnad.
Med detta i åtanke är det naturliga valet att göra en del marknadsundersökningar och välja en tredje part för att hantera lönerna.
Men, som med så många saker i livet, är detta inte billigt och är ofta utanför budgetbegränsningarna för många företag.
Följaktligen är det populära valet att delegera löneansvar till revisorer.
Vid första anblicken verkar detta vara ett rimligt förnuftigt beslut. När allt kommer omkring kommer revisorer sannolikt att hantera månads- och årsbokslut redan och ge ekonomisk vägledning.
Men även om de kanske kan konsultera, ge råd och stödja kunder i beslutsprocesser, kan deras nivå av lönekunskap och, kanske ännu viktigare, deras flexibilitet ibland vara lite begränsad.
Genom att välja revisorer eller personer utan lönecentrerad bakgrund kan företag omedvetet lämna sig själva utsatta för risken för ekonomiska påföljder.
Även om outsourcing kan ta bort bördan av att driva löner, tar det inte bort ansvar från arbetsgivarna. Att säkerställa att anställda får korrekt och i tid kommer därför alltid att vara arbetsgivarens ansvar, oavsett om lönen är utlagd på en tredje part.
Ett ytterligare problem som vanligtvis förknippas med outsourcing är förlusten av åtkomst till viktig företagsdata. Det finns ett par anledningar till detta, både administrativa och ekonomiska.
Ur ett administrativt perspektiv kan outsourcing vara en smärre smärta när det gäller att granska räkenskaper och att behöva begära specifika lönerapporter från leverantören. I sällsynta fall har de varit kända för att ta betalt för privilegiet!
Mer allvarligt är att ekonomichefer sannolikt vill ha tillgång till viktiga företagsdata lätt. Lön är i allmänhet den mest betydande kostnaden för företag och outsourcing innebär att synlighet och information om kostnader och månadsvis utveckling kan begränsas. För företag som arbetar med åtdragna plånböcker är detta något de inte har råd med.
Intern lönehantering
Så, för företag som anser att synlighet är viktig eller de som vill påverka hur lönehanteringen sköts och åtgärder förändras mer eller mindre direkt, verkar intern lönehantering verkligen vara vägen framåt.
Problemen med intern lönehantering är dock anmärkningsvärt lika de som är förknippade med outsourcing.
Vi har redan belyst hur komplex lönehantering kan vara och hur fel kan få allvarliga konsekvenser; Därför är det utan tvekan en risk att ta på sig detta ansvar internt.
Precis som fallet är med outsourcing beror framgången för intern lönehantering på vem som är ansvarig och vilket system som används.
Om ett företag har turen att ha en kvalificerad löneexpert på sina böcker, är sannolikheten för att efterlevnadsprotokoll uppnås utan tvekan högre. Men med endast cirka 10 000 kvalificerade lönepersonal i Storbritannien är utbudet begränsat, och återigen är det inte billigt.
Slutligen, hur lönehanteringen hanteras internt kommer sannolikt också att påverka dess framgång. Lönesystem och processer måste ha flexibiliteten att förändra och anpassa utan att kompromissa med efterlevnaden. Många företag förblir dock knutna till traditionella äldre system eftersom de vet hur man använder och hanterar dem.
Tyvärr är dessa system ofta ineffektiva och inte alltid uppdaterade för att hantera de senaste lagändringarna.
Outsourcade löner sedan pandemin
Lönelistans komplexa karaktär har kanske bäst demonstrerats av händelser under de senaste åren.
Sedan covid-19-pandemin började påverka företagen allvarligt i mars 2020 har många löneförändringar genomförts. Inledningsvis infördes ändringar i lagstadgad sjuklön (SSP), tätt följt av införandet av olika iterationer av ledighetsledighet genom Corona Job Retention Scheme (CJRS).
För många företag var det en kamp att hålla koll på alla dessa förändringar – även experterna tyckte att det var utmanande! – och har lyft fram behovet av specialitet.
Traditionellt sett har specialitet inneburit att hitta en extern leverantör. Den ekonomiska osäkerheten som pandemin orsakat har dock också inneburit att arbetsgivarna i allt högre grad har förespråkat synlighet över hur lönehanteringen hanteras.
Med detta i åtanke efterfrågas alltmer en annan typ av tjänst – en som automatiskt kan bearbeta komplexa beräkningar, reagera snabbt på förändringar i processer, ge support och expertis på hög nivå, men som har bonusen av kontroll och synlighet över hela lönelistan. bearbeta.
En modern hybridlösning
På PayFit erbjuder vi mycket mer än bara HMRC-godkänd löneprogramvara. Vi ser oss själva som en intern lösning med alla de förmåner du vanligtvis förknippar med outsourcing.
Vi strävar efter att stödja kunder med deras löner genom dedikerad kundsupport och tillgång till kvalificerade lönespecialister.
Programvaran har utformats för att vara intuitiv och enkel att använda. Med alla beräkningar automatiserade och eventuella fel identifierade vid startpunkten, kan även personer med liten eller ingen löneerfarenhet eller expertis använda programvaran med tillförsikt.
Slutligen har appadministratörer tillgång till all information de behöver, inklusive lönebesked, anpassade rapporter och lönejournaler som integreras direkt med bokföringsprogram.
Intresserad av att ta reda på mer? Boka en demo med en av PayFits produktspecialister idag.
