Jag arbetar i ett sovrum (nåja … det finns ingen säng eller ens en soffa för den delen – det är ett sovrum omvandlat till ett kontor, så jag måste faktiskt lämna kontoret för att smyga in en eftermiddagssoffa).
PMG är en helt virtuell arbetsplats, så våra 19 anställda arbetar uteslutande i sina hem. Vi har inga kontorslokaler. Och vi har fått det att fungera i 10 år och vårt team uppskattar verkligen arrangemanget. Vi vet också att vi inte är ensamma – eftersom många andra små till medelstora företag driver virtuella arbetsplatser, och ett växande antal större företag anammar idén om distansarbete eller en hybridsituation där anställda arbetar hemifrån i minst ett par dagar under vecka.
Familje- och arbetsinstitutets nationella studie av arbetsgivare 2014 rapporterade att sedan den senaste studien, som genomfördes 2009, har det skett en ökning med 17 % i antalet arbetsgivare som lät åtminstone några av sina anställda arbeta hemifrån ibland och en ökning med 15 %. i antalet arbetsgivare som lät sina anställda arbeta hemifrån regelbundet.
Oavsett om ditt företag är en virtuell arbetsplats då och då eller varje dag, är det viktigt att förstå att dessa inställningar kräver särskild uppmärksamhet. Vår kollega och vän Nancy Settle-Murphy har ägnat hela sin verksamhet åt att hjälpa företag att framgångsrikt hantera virtuella team och hennes kundlista inkluderar namn som Procter & Gamble, IBM och Partners Healthcare – så det är klart att det är värt att notera! Nancy blev också nyligen kontaktad av The Wall Street Journals Sue Shellanbarger för en av hennes Work & Family-artiklar. (Obs: endast WSJ-prenumeranter kommer att se hela artikeln.)
Några av de centrala fördelarna som kan åtnjutas på en framgångsrik virtuell arbetsplats inkluderar:
- Attrahera och behålla topptalanger
- Skapa en kultur som verkligen erkänner balansen mellan arbete och privatliv
- Mindre omkostnader och större möjlighet att skala utan att behöva utöka kontorsutrymmen och relaterade utgifter
- Högre produktivitet bland individer och team
Att arbeta praktiskt taget kommer naturligtvis inte utan dess potentiella fallgropar, för både arbetsgivare och anställda. När vi intervjuar jobbkandidater påpekar vi att en virtuell arbetsplats inte är för alla.
Några av de vanligare utmaningarna som kan uppstå från att arbeta praktiskt taget inkluderar:
- En känsla av isolering, särskilt för extroverta personer som får energi av andra
- Känslan av mindre kontroll för chefer som gillar att ha sina team närvarande fysiskt.
- Mindre förmåga att hålla fingret på pulsen i verksamheten (det finns ingen fysisk vattenkylare, pausrum eller skåpprat).
- Brist på kommunikation om projekt.
- Distraktioner och suddiga gränser mellan arbete och hemliv. Du kanske känner att du aldrig är borta från ditt jobb, eller däremot känner du aldrig att du helt kan fokusera på jobbet.
Efter att ha drivit en virtuell arbetsplats i 15+ år känner vi att vi har lärt oss – och vi har en gedigen känsla för vad den här typen av verksamhet behöver för att både dra nytta av fördelarna och undvika fallgroparna. Vi vann till och med ett Stevie-pris 2015 för Best Run Women-Run Workplace som vi är ganska stolta över, särskilt eftersom alla våra anställda bidrog till vår nominering!
Här är de fem måsten som ett företag behöver för att skapa en fantastisk virtuell arbetsplats:
1. Teknik
Kommunikation och samarbete är avgörande när team är delvis eller helt virtuella, så dina tekniska verktyg måste vara förstklassiga. Lyckligtvis finns det några fantastiska tillgängliga – från Trello till Dropbox, Zoom till Slack.
Rätt tekniska verktyg kommer att fungera för att hålla dina teammedlemmar i kontakt, hålla projekt igång smidigt och göra alla dokument och information snabbt åtkomliga. De kan hjälpa chefer att samla in feedback och hålla koll på verksamheten. De kan också hjälpa till att stödja en stark företagskultur – ja, det är möjligt (och viktigt!) på en virtuell arbetsplats, även när människor inte arbetar sida vid sida.
2. Lita på
Om en chef eller företagsägare inte kan lita på att sina anställda gör sina jobb på distans, kommer en virtuell arbetsplats att misslyckas. Det måste finnas ett fullständigt inköp från toppen av organisationen som stödjer en flexibel arbetsmiljö.
På PMG berättar vi för våra jobbkandidater att vi anställer proffs som inte behöver mikrohantering eftersom de är engagerade i att uppnå excellens i sina positioner. Vi behöver inte veta var våra teammedlemmar är i varje ögonblick av arbetsdagen.
Nu har vi också lärt oss att vi måste hålla oss till normala öppettider – vi skulle inte vilja anställa någon som ville jobba 23.00 till 07.00 varje dag eller bara arbeta på helger eftersom det inte skulle tillåta rimligt schemalagda kundmöten , etc.
Det måste också ställas specifika förväntningar på anställda om deras roll i företaget, det arbete de äger och hur prestation kommer att mätas. Om denna information är tydlig för alla inblandade parter är de logistiska detaljerna för hur de får sitt arbete gjort mindre viktiga.
3. Tidshantering
Att arbeta virtuellt passar inte alla. Vissa människor kommer att tycka att det är för utmanande att skilja arbete från sina privata liv och kommer följaktligen att bli distraherade av livet i hemmet under arbetsdagen och vice versa. Hjälper ditt team att sätta gränser för sig själva så att de kan fokusera produktivt under sin arbetstid och sedan stänga av den så att de kan ha ett rikt personligt liv kommer att öka framgången för din virtuella arbetsplats och hjälpa till att behålla fantastiska medarbetare.
Att ha en avsedd arbetsplats i hemmet är avgörande, liksom att ha tillgång till rätt teknik och verktyg. Att skapa en plan för arbetsdagen och veckan som helhet är också till hjälp. Vissa av våra teammedlemmar tycker att det är bra att lägga upp ett virtuellt “upptagen” eller “inte på kontoret”-meddelande om de behöver koncentrerad tid för att skriva, designa, analysera eller annat fokuserat arbete. Jag har också uppmuntrat dem att notera i sin Skype-status om de har “kontorstid” tillgänglig under dagen så att deras lagkamrater vet när de kan nå ut för en snabb brainstorm eller bara för att ta en virtuell paus tillsammans för att chatta.
4. Resebudget
Det är absolut möjligt att skapa en fantastisk kultur och uppnå hög produktivitet på en helt virtuell arbetsplats. Men det finns ingen väg runt det faktum att ansiktstiden måste ske för bästa resultat. Du måste ha en resebudget för att föra människor samman, antingen för en halvårsvis eller kvartalsvis företagsträff, eftersom dessa liveevenemang kommer att hjälpa till att bygga ännu starkare kontakter.
Vi har lärt oss att när du investerar i att samla alla kommer det att bli mest framgångsrikt om du planerar tid för affärer och för socialt. Planera en solid agenda för din arbetstid och avsätt sedan lite tid för en avslappnad middag eller utflykt där kollegor kan besöka och träffas.
5. Känslan av samhörighet
Även om dina anställda inte är tillsammans hela dagarna, och även om de ses bara några gånger om året, kan de fortfarande njuta av en härlig samhörighet och fungera utmärkt som ett team. Tipsen ovan kommer att hjälpa mycket – att lita på dem, tillhandahålla rätt teknik och ge dem tid att bygga starka kontakter.
Det är också bra, och vi har precis börjat göra detta, att använda video så mycket som möjligt för teamsamtal och virtuella möten. Vi faller alla offer för multitasking när vi är på ett konferenssamtal, men detta är mycket svårare att göra när du är med kameran. Dessutom kommer ditt team att skapa mycket starkare kontakter när de kan se varandra.
Vi har också funnit att att fira framgångar via e-post eller under möten är ett bra sätt att lyfta fram allt bra som händer i företaget. Vi älskar att ge shout-outs till lagmedlemmar som har haft en fin vinst, och de uppskattar erkännandet. Vi avsätter också tid för kontoteam att schemalägga virtuella brainstorms på kundprojekt eller för att dela en fallstudie som kan gynna ett annat team.
Att dela företagsnyheter och information regelbundet är också värdefullt för att hjälpa alla att komma ihåg att de är en del av något större, även när de sliter på sitt hemmakontor.
Med rätt teknik, ett osvikligt förtroende för ditt folk, ett engagemang för tidshantering, regelbundna resor för livesammankomster och en känsla av team och helheten, kommer din virtuella arbetsplats att blomstra.
