5 HubSpot-Salesforce-integreringsproblem och hur man löser dem

På New Breed pratar vi mycket om nödvändigheten av marknadsföring och försäljningsanpassning. Era team måste vara i låst steg och göra det möjligt för varandra att arbeta mot gemensamma mål.

Samma anpassning bör finnas mellan dina teams programvara.

Om dina sälj- och marknadsföringsteam inte utnyttjar samma plattform för sin CRM och marknadsföringsautomatisering, är det viktigt att dessa plattformar kan kommunicera med varandra. Det är inte ovanligt att hitta marknadsföringsteam som använder HubSpot och säljteam som använder Salesforce.

Efter att ha utnyttjat båda plattformarna på New Breed, har vi sammanställt några vanliga integrationsproblem och hur man åtgärdar dem för att säkerställa ren data och en smidigare överlämning mellan marknadsföring och försäljning.

1. Kontakter kontra potentiella kunder

Den kanske mest grundläggande skillnaden mellan Salesforce och HubSpot är hur de skiljer mellan kontakter och leads.

I HubSpot finns det en post för potentiella kunder och kontakter: de är båda kontaktposter.

Salesforce är en annan burk bönor. I Salesforce är leads nätnya poster som ditt säljteam inte har genomfört någon uppsökande verksamhet med. Även om associerade företag eller poster finns i Salesforce, kommer leads inte att kopplas till dem förrän en säljare omvandlar dem till en kontakt – vanligtvis när uppsökande kontakt har börjat. Dessa leads kommer dock fortfarande att synkroniseras med deras motsvarande kontaktpost i HubSpot.

Beroende på din verksamhet och din försäljningsprocess måste du bestämma hur HubSpot-kontakter ska skapas i Salesforce. Om du till exempel genomför din säljkvalificering i Salesforce och inte HubSpot, vill du att nya HubSpot-kontakter ska skapas som potentiella kunder i Salesforce.

2. Fastighetskartläggningar

Egenskaperna som är associerade med poster i HubSpot och Salesforce är inte identiska. När du skapar en ny integration måste du mappa egenskaperna för dina kontakter för att synkronisera med fält i Salesforce.

Till exempel, om du samlar in formulärinformation om vilket projekthanteringsverktyg en prospekt använder och du vill att informationen ska visas i Salesforce, måste du skapa en egenskapsmapping för att göra det.

Synkroniseringsfel kan uppstå när egenskaper tas bort i någon av plattformarna eller om HubSpot-egenskapen och Salesforce-fälttyperna inte är kompatibla. Till exempel är ett rullgardinsval i HubSpot en vallista i Salesforce.

Med det i åtanke måste din rullgardinsfråga för projekthanteringsprogramvara mappas till ett fält i Salesforce som använder en vallista. Lyckligtvis varnar nya fastighetskartläggningar dig för potentiella fel du kan skapa.

3. Fastighetsvärden eller vallistor

Fastighetsvärdefel är mycket vanligare. Om alternativen för en viss egenskap förändras över tiden kan dessa fel inträffa med högre frekvens. Ta till exempel en kontoägares egendom.

När anställda kommer och går och användare tas bort från din programvara kanske vissa kontakter inte uppdateras med nya ägare. Detta kan orsaka synkroniseringsfel i ett kontoägares fält. På liknande sätt, om du har ett fält för köparpersona och gör det smarta valet att uppdatera dina personas över tid, kan föråldrade personavärden finnas kvar i en programvara och orsaka synkroniseringsproblem.

Generellt sett är dessa fel sällan kritiska. Om fastighetsvärdena inte uppdateras är det troligt att du inte längre arbetar med en viss kontakt. De kräver också manuella uppdateringar.

I dessa fall kan du använda kolumnen feltyp i HubSpots integrationsmeny för att lokalisera berörda poster, lösa eventuella fel och synkronisera om dina kontakter.

4. Kontaktsynkronisering

Eftersom du använder två olika programvaror är det absolut nödvändigt att de pratar med varandra och att inga leads lämnas kvar. Om kontakter inte synkroniseras mellan dina HubSpot- och Salesforce-konton kan det vara ett stort problem.

I vissa fall kan du ställa in din integration för att synkronisera varje kontakt som finns i HubSpot, men detta är inte ett universellt fall. Beroende på hur du definierar dina livscykelstadier kanske du bara vill att kontakter som har nått MQL-stadiet eller högre ska synkronisera med Salesforce.

I det här fallet kan du begränsa vilka kontakter som synkroniseras med Salesforce med hjälp av HubSpots verktyg för aktiva listor. HubSpot hänvisar till detta som inkluderingslistan för din integration. Alla kontakter som inte finns på den här listan synkroniseras inte med Salesforce.

Om kontakter du förväntar dig att se inte synkroniseras med Salesforce, kontrollera din lista för att se till att den är aktiv och dess regler är korrekt definierade.

Eftersom du nu förlitar dig på listmedlemskapsregler för att synkronisera med Salesforce, måste associerade leadscore eller arbetsflöden för att definiera livscykelstadier i HubSpot också fungera korrekt och kan vara ett område att felsöka om leads inte synkroniseras korrekt.

Alternativt, om du skapar fler kontakter eller uppdaterar fält med tillräckligt med volym för att överskrida din dagliga API-samtalsgräns, synkroniseras inte kontakter mellan plattformarna förrän din gräns återställs.

5. Synkroniseringsregler

När du skapar fastighetskartläggningar under din integrationsuppsättning har du möjlighet att definiera när och hur dessa mappningar ska uppdateras i HubSpot och Salesforce. Det finns fyra alternativ tillgängliga för dig:

• Föredrar Salesforce om inte tomt: Data synkroniseras endast från HubSpot om Salesforce-fältet är tomt, annars kommer ändringar i Salesforce att skriva över HubSpot-värden

• Använd alltid Salesforce: Data synkroniseras aldrig från HubSpot till Salesforce, men Salesforce-data kommer att skriva över allt i HubSpot

• Tvåvägs: Oavsett plattform kommer det senaste värdet alltid att tas

• Synkronisera inte: Inga data passerar mellan plattformarna och ändringar kommer att behöva göras manuellt i båda plattformarna

När synkroniseringsfel uppstår kan det vanligtvis tillskrivas hur du har definierat att dina uppdateringar ska ske. De regler du skapar bör vara informerade av dina processer. Om du till exempel bara vill uppdatera poster manuellt i HubSpot, välj då inte “Prefer Salesforce om det inte är tomt”, eftersom det inte kommer att uppdatera Salesforce-poster när HubSpot-poster har ändrats.

Om data inte stämmer överens mellan de två plattformarna eller om uppdateringar gjordes i en plattform utan att påverka den andra, bör en kontroll av synkroniseringsreglerna för fastighetskartläggning avslöja orsaken.