5 enkla steg för att minska affärskostnaderna

Ämne: 5 enkla steg för att minska affärskostnaderna

Det här året fortsätter att vara utmanande för många företag. Mellan varaktiga problem med avbrott i försörjningskedjan, fortsatta ringeffekter från covid-19-pandemin, kriget i Ukraina och ökande inflation, ser företag vinster pressas mer än någonsin tidigare i senare minne.

Kostnadsbegränsning, som alltid har varit avgörande för att maximera lönsamheten, är fortfarande mycket viktigt. Men bortom helt enkelt minska kostnadernamåste företag titta på att optimera sina totala utgifter. Det finns många sätt som företag kan få ut det mesta av sina budgetar – vissa enkla, vissa som kräver lite mer ansträngning.

Lika viktigt som att minimera kostnaderna och förfina utgiftsvanorna är de bara en del av vinstekvationen. Företag måste också hitta sätt att förbättra produktiviteten och driva inkomstgenerering. De mest kreativa och framgångsrika företagen gör förändringar för att minska kostnaderna och öka intäkterna samtidigt, genom effektivitet.

Efter några förnuftiga steg kan företag sätta sig själva i bästa möjliga läge för att klara dagens komplicerade affärsmiljö. Här är fem sådana steg.

5 nycklar för att effektivt minska affärskostnaderna

Att sänka kostnaderna kräver mer eftertanke och avsikt än att skära igenom din artikelbudget. Du vill avsevärt minska överflödiga eller ineffektiva areor, utan att äta upp det som fungerar.

Trimma fett, inte muskler.

1. Svettas inte de små utgifterna

Många företag tittar på kostnadsminskningar isolerat snarare än att överväga effekten av dessa minskningar på hela verksamheten. Det här leder till tvångsmässiga försök att tappa varenda utgift, oavsett hur liten. Detta kan generera negativa resultat som mer än uppväger eventuella kostnadsbesparingar.

Ett klassiskt exempel på detta snäva fokus är att eliminera de anställdas förmåner. Det är en snabb och enkel kostnadsminskning, med betydande konsekvenser på längre sikt. Föremål som free läsk eller semesterfester för anställda är först på hugget, trots att det vanligtvis bara är minimala delar av budgeten.

Och vilken som helst besparingar kommer ofta med kostnader i form av minskad arbetsmoral och, därefter, anställdas produktivitet.

Företag bör verkligen leta efter möjligheter att kontrollera de anställdas utgifter. Men de måste överväga sammanhanget innan de blint initierar kostnadssänkningar. Och företag bör leta efter högre totala kostnadsminskningar. Till exempel kan en omförhandling av ett leverantörskontrakt ha mindre inverkan på utgifterna på kort sikt men kan leda till större långsiktiga besparingar.

2. Håll dig till din budget

Verkligen framgångsrika organisationer antar och spårar realistiska, rigorösa budgetar. Och istället för att ha en statisk budget för året, budgetar bör vara dynamiska och utvecklas efter behov för att återspegla förändringar i affärsmiljön. Tänk bara på hur litet värde en budget som skapades i januari 2020 hade efter uppkomsten av covid-19.

Budgetar ger verksamheten en helhetsbild av utgifter och förväntat kassaflöde tillgängliga för att täcka dessa utgifter. Och detta innebär mycket mer än att bara identifiera vilka utgifter som är de högsta.

När allt kommer omkring kan det finnas lite företag kan göra för att minska sina högsta kostnader. Långtidshyresavtal är ett utmärkt exempel på en stor budgetpost med litet utrymme för kortsiktiga anpassningar.

Men noggrann affärsbudgetering kommer identifiera möjligheter till besparingar och områden där verksamheten inte fokuserar sina utgifter på rätt sätt. Den avslöjar också områden där organisationer kan uppnå långsiktiga besparingar.

Kanske kommer det långsiktiga hyresavtalet att ge vika för en hybrid fjärrarbetande struktur med mer begränsade utrymmeskrav när det närmar sig utgången.

3. Omfamna digital transformation

Företag måste förstå att vissa kostnadsbesparingar är mindre uppenbara än andra. Vissa besparingar kan initialt uppstå som kostnadsökningar. Men organisationer som förstår både kortsiktiga och långsiktiga effekter kan omvandla kapitalinvesteringar till strömlinjeformade verksamheter som är mycket mer kostnadseffektiva i det långa loppet.

Digital transformation är en investering som förvandlas till betydande långsiktiga besparingar. Det har de extra fördelarna att öka produktiviteten och, ofta, hjälpa företag att mer effektivt uppfylla kraven på efterlevnad.

Digitala transformationer hjälper organisationer att optimera utgifterna och förbättra inkomstgenereringen genom att:

• Att underlätta övergång till distans- och hybridarbetsarrangemangsom hjälper företag att ersätta fysiska lokaler och tillhörande utgifter med billigare virtuella tjänster.

• Optimera IT-utgifter genom att överföra infrastruktur och IT-tjänster till molnleverantörer, minska behovet av IT-personal (och deras tillhörande fördelar) och kostnaderna för inköp och underhåll av infrastruktur.

• Ersätter utrymmeskrävande fysisk fillagring med billigare och mer lättsökt digital lagring, vilket ytterligare minskar de fysiska anläggningskostnaderna och förbättrar produktiviteten och informationssäkerheten.

• Automatisera affärsflödenreducerande anställdas tid ägnas åt vanliga, repetitiva uppgifteroch tillåta anställda att fokusera på mer omfattande intäktsgenererande arbete.

• Minska kostnaderna för möten med ersätta dyrt affärsresa med virtuella möten.

• Underlätta betalningshantering online och insamling, minskade genomsnittliga insamlingstider och förbättra den totala insamlingsprocenten.

Många små och medelstora företag tror att de initiala kostnaderna för digitala transformationsinsatser är högre än de har råd med. Men det finns många alternativ för att få dem igång, som de kan skala upp när de växer, inklusive att använda alternativ med öppen källkod.

Som en sidofördel gör digitala transformationer företag mycket mer attraktiva när ägare beslutar att sälja eller anställa ytterligare investerare.

4. Outsourca effektivt

Många företag är bättre betjänta av att inte försöka göra allt själva. Detta gäller särskilt för små och medelstora företag, som helt enkelt saknar resurser för att bemanna varje avdelning som en större organisation skulle ha. Så alla företag bör överväga hur outsourcing kan hjälpa dem att optimera kostnaderna.

Outsourcing av funktioner som HR, rekrytering, redovisning, IT och kundtjänst är allt vanligare. Företag kan lita på specialiserade outsourcingföretag för att effektivt hantera sina behov, begränsa interna personalkostnader och fokusera begränsade affärsdollar på andra viktiga utgifter.

Små och medelstora företag har ofta också projekt eller funktioner som inte motiverar att anställa heltidsanställda. Och spelningsekonomin erbjuder dessa företag en utmärkt alternativ i form av frilansare och konsulter. Förutom att bara betala för den tid som behövs för att slutföra ett projekt, kan företag minimera kostnaderna för förmåner, särskilt.

Kom dock ihåg att du noggrant måste strukturera dessa relationer för att se till att du inte går i konflikt med Labour Department eller IRS-standarder som skiljer entreprenörer från anställda.

5. Utnyttja generationstrender

Att förstå de yngre generationernas behov och önskemål ger också företag möjligheter att optimera utgifterna, även om de kanske inte inser det. Preferenser för distansarbete är ett exempel. Men det kanske mest påverkande området är marknadsföringsutgifter.

Mer kostsamma reklamkanaler (print, radio och tv) har gett vika för billigare digitala marknadsföringsalternativ. I takt med att företag blir mer avancerade inom digitala och innehållsmarknadsföringkan de använda riktade marknadsföringsmedel för att förbättra kampanjer.

Till exempel kan högkvalitativt innehåll, SEO-optimerade webbplatser eller att betala för att öka inlägg på sociala medier vara mycket hög avkastning på marknadsföringsbudgetar.

Var uppmärksam när du sänker kostnaderna

Behovet av att minimera kostnaderna är inget nytt för företag. Men att göra det bra idag kräver att organisationer anpassar sig till den moderna affärsmiljön samtidigt som de förlitar sig på några beprövade processer som budgetering.

Lyckligtvis behöver kostnadsoptimering inte vara alltför komplex eller resurskrävande. Börja ta företagets utgifter på allvar idag.