Ämne: 5 användningsfall och viktiga fördelar med RPA inom finans
Ekonomi- och redovisningsprocesser är några av de svåraste att skala manuellt. Från daglig datainmatning och månatlig kostnadsavstämning, till att förbereda bokslut för bokslut, det finns så mycket att göra, och bara så många människor att göra det.
Ekonomiteam är inte bara ansvariga för att få siffrorna att slå, utan hjälper också företagsledning att fatta de bästa affärsbesluten med strategisk finansiell planering och analys. Om hela ditt team ständigt överväldigas av svåra uppgifter och sällan har tid att fokusera på arbete på hög nivå, är det ett allvarligt hinder för tillväxt.
RPA (robotic process automation) hjälper företag effektivisera arbetsflöden och standardisera processer, allt samtidigt som produktiviteten och precisionen ökar. Finansautomatisering låter revisorer utföra viktiga och komplexa uppgifter på en bråkdel av den tid det skulle ta manuellt, samtidigt som felmarginalen minskar avsevärt.
Med RPA-programvarulösningar kan ekonomiteam äntligen komma framåt – inte bara komma ikapp – under hela räkenskapsåret.
Vad är RPA inom finans?
Precis som namnet antyder hänvisar RPA (robotic process automation) till teknik som är utformad för att implementera repetitiva processer, förenkla komplexa arbetsflöden och automatisera utförandet av specifika uppgifter.
I samband med RPA för finansteam finns det en mängd fintech-mjukvaror som automatiserar olika funktioner. Dessa inkluderar grundläggande redovisning, kostnadsersättningar och fakturahantering, plus budgetmodellering och prognoser.
När ekonomiteam hanterar stora mängder dokumentation och kalkylblad på en gång, kommer misstag att uppstå. Finansautomatisering ökar datainmatningens noggrannhet, samtidigt som den behandlar och levererar mycket större mängder komplex information åt gången.
Det bästa är att automatisering av även de minsta uppgifterna ofta ger den största avkastningen till finansteam, på grund av den stora mängden transaktioner som sker dagligen. Som teknikföretaget Newzoo uttrycker det, “Automation sparar oss mycket tid, undviker misstag och frigör sedan tid för oss att arbeta med prognoser och ägna mer uppmärksamhet åt hur man klassificerar olika kostnader.”
Utöver att spara tid och pengar och maximera teamets produktivitet, finns det andra påtagliga fördelar med att automatisera dina ekonomiteams nyckelprocesser:
-
Skala snabbare. En viktig orsak till desorganisation i snabbt växande företag är att fastna i processer som inte skalas. Arbetsflödesautomatisering låter finansteam hantera exponentiella ökningar av transaktioner med hög noggrannhet, samtidigt som processer standardiseras som också gör introduktionen av nya talanger enkel och konsekvent.
-
Smartare utgiftshantering. Brist på smart utgiftshantering skapar allvarliga utmaningar för att framgångsrikt hantera kassaflödet. Avancerade lösningar för utgiftshantering som Payhawk optimerar samarbete mellan team genom att automatisera utgiftsprocesser och ge finansteam större kontroll och synlighet över sin ekonomi.
-
Ökad betalningssäkerhet. Finansautomatisering gör det enklare att auktorisera betalningar som anställdas ersättningar och leverantörsfakturor snabbare och med mer förtroende. Med funktioner som automatisk trevägsmatchning och realtidsavstämning, slösar inte längre finanskontrollanter tid på att jaga inköpsorder eller papperskvitton för varje transaktion.
5 användningsfall för RPA inom ekonomi
Alla storlekar och typer av företag kan använda och dra nytta av RPA. Till och med de största ekonomiteamen fastnar i bombardementet av oändliga jobbiga uppgifter, om de inte har rätt verktyg och affärsprocesser på plats.
Här är flera centrala ekonomiprocesser som kan förbättras och optimeras avsevärt med hjälp av intelligent mjukvaruautomation istället för manuell exekvering:
1. Bokföring
Manuell bokföring är en långsam och tråkig uppgift som kräver konstant uppmärksamhet på detaljer och täta dubbelkontroller. Excel har redan avsevärt förenklat de grundläggande stegen i manuell redovisning, som snabba beräkningar och datamanipulation. Men de lämnar fortfarande utrymme för mänskliga fel, särskilt när det kommer till datainmatning och att arbeta med flera dokument samtidigt.
Bokföringsautomatiseringsprogram som Quickbooks, Freshbooks och Xero gör komplexa ekonomiprocedurer enkelt. RPA effektiviserar redovisningsprocessen från början till slut och automatiserar de mest tidskrävande uppgifterna som datainmatning, avstämning, numrering och fakturering.
Bokföringsautomatisering kan vara särskilt effektiv för växande företag som ännu inte har ett dedikerat ekonomiteam. Förenklade redovisningsprocesser hjälper gör-det-allt företagsägare att förstå och hantera sina företags ekonomi bättre, vilket ger dem utrymme för att effektivt driva andra delar av sin verksamhet.
2. Prenumerationshantering
Att hantera ett växande antal SaaS-prenumerationer i hela företaget är en enorm utmaning. Dubbletter och oanvända prenumerationer frodas när det inte finns någon enda källa till sanning för att spåra alla återkommande betalningar.
Med en utgiftshanteringslösning betalar företag för varje prenumeration med ett unikt virtuellt kort, och övervakar och hanterar alla aktuella prenumerationer i realtid från en centraliserad plattform. Anställda kan enkelt begära en specifik SaaS-budget från sina chefer, som kan godkänna dessa förfrågningar med ett klick.
Lag meddelas automatiskt om dubbletter av prenumerationer och oanvända konton som tillhör tidigare anställda. Om prenumerationspriset ändras kan återkommande betalningar pausas direkt, i väntan på förvaltarens auktorisering för återaktivering.
“Allt gör det så mycket enklare att utföra vårt jobb”, säger Habitos finanskontrollant Aaron Townsend. “När vi sätter oss ner med de olika avdelningscheferna är det nu så enkelt att peka ut verktyg som de inte längre behöver, och personer som inte längre behöver tillgång till budgetar.”
3. Fakturahantering och kundreskontra/skulder
Digitaliseringen av ekonomiprocesserna har varit en spelomvandlare för leverantörer och köpare över hela världen. Den stora mängden pappersarbete och kommunikation fram och tillbaka var – och är fortfarande – en formidabel utmaning.
Med automatisering av fakturahantering och digitaliserad datafångst kan betalning av leverantörsfakturor och ta emot betalningar ske i några få steg. Inget mer krånglande chefer för betalningsgodkännande, eller jaga ner anställda för saknad dokumentation.
Det som tidigare tog veckor av långa e-postkedjor att bli validerat ersätts nu med en standardiserad process som är tillgänglig för alla inblandade. Systemet skickar till och med automatiska aviseringar när någon behöver vidta en specifik åtgärd för att hålla bollen i rullning.
Att implementera en strömlinjeformad godkännandeprocess innebär att leverantörer får betalt snabbare, betalningar är säkrare och ekonomiteam kan aktivt skala antalet transaktioner de bearbetar, utan att slå ett öga.
4. Personalutgiftshantering
Många anställda behöver spendera för att utföra sina roller effektivt. Ändå är manuell kostnadsersättning en vanlig huvudvärk för både anställda och ekonomi, tack vare förlorade papperskvitton och försenade återbetalningar.
Automatisering av kostnadshantering och individuellt tilldelade virtuella kort effektiviserar hela processen direkt. Anställda spenderar med att använda ett förinstallerat kort med en auktoriserad budget och fångar in kvitton i realtid, vilket gör avstämning till en lek. Smutsiga pappersspår elimineras och återbetalningar kan utfärdas med ett klick, tack vare en centraliserad kostnadshanteringsplattform.
“Vi brukade använda delade kreditkort. Och det brukade alltid betyda att folk kom och bad mig om det delade kreditkortet”, förklarar Aaron Townsend. “Jag tror ärligt talat att jag sparar ett par dagar i månaden från att inte behöva svara på frågor om betalningar, utgifter eller vem som är ansvarig för varje kostnad. Folk kan nu bara leta upp det själva.”
5. Finansiell planering & analys
Att projicera en kort- och långsiktig finansiell strategi kräver mycket förberedande arbete och forskning. FP&A-programvaran använder befintliga finansiella data för att automatiskt skapa budgetmodeller. Experter kan visualisera och experimentera med ett obegränsat antal scenarier, utan risk för mänskliga fel.
Prognoser blir mer exakta och tillförlitliga, vilket hjälper FP&A-team att bättre informera ledarskapet när de fattar stora affärsbeslut för företaget.
“Vi deltar mer i företagets beslutsfattande genom att ge mer värdefulla insikter om ekonomi som ett finansteam”, säger Newzoo finansexpert Martynas Ivanovas, “istället för att bara bearbeta massor av data som vi gjorde tidigare.”
Styr ditt finansteam med finans-RPA
Vi vet alla att överväldigade anställda inte kan fokusera på arbete med högre värde. Om ditt ekonomiteam fortfarande matar in data manuellt i kalkylblad är det dags för en förändring.
Genom att ersätta föråldrad praxis med intelligenta automationsprocesser sparar du inte bara resurser och ökar produktiviteten – du kommer också att ge teammedlemmar möjlighet att arbeta med mer strategiska ansvarsområden som driver verklig förändring.
RPA-programvara är tillgängliga och effektiva lösningar som transformerar och moderniserar hur finansteam arbetar. När fler och fler företag vänder sig till artificiell intelligens för att driva sin verksamhets tillväxt och operativa effektivitet, är det rätt tillfälle att fråga: hur kan din framgångsrikt implementera affärsprocessautomation?
