Ämne: 4 mögliche Fehlerquellen für Startups: Buchhaltung, Prozesse, Beratung
Nystartade företag är snabba och digitala. Zwei Eigenschaften, die nur wenige Steuerberater teilen. Viele Gründer har blivit ännu bättre, exporterar tålamod. Hinzu kommer snabbt en Sammelsurium aus Tools mit mer eller mindre hilfreichen DATEV-Schnittstellen.
Nicht selten schleichen sich in den ersten Gründungsjahren Fehler ein, die später zu hohen Steuerrisiken führen, Investoren abschrecken und das Finanzamt anklopfen lassen.
Um Startups vor dem Finanzchaos zu bewahren, haben wir die Experten Armin Inselsperger och Florian Völkner von der Steuerberatungs- och Wirtschaftsprüfungskanzlei KMpro nach ihren Tipps gefragt. Dabei wurde schnell klar: Steuerberatung geht auch anders. Nämlich digital, vorausschauend och Startup-freundlich. Die zwei Experten teilen gängige Fehler mit uns und erklären, wie es besser geht.
Steuerberater ohne digitalen Fokus
Vielleicht eine Bekannte, den Steuerberater der Mutter oder eine Kanzlei, deren Webseite bei einer kurzen Google-Suche einen guten Eindruck machte – Gründer entscheiden sich in Sachen Steuerberatung häufig für die Option, die unkompliziert and naheliegend erscheint. Das kann man ihnen nicht verübeln, denn Steuerthemen stehen nicht auf der Liste der Top-Themen eines jungen Unternehmens. Leider. Denn en Steuerberater med fokus på startups och digitala processer kan sowohl zu Finanzthemen visa som auch bei der Auswahl der passande Buchhaltungstools helfen.
Laut KMpro machen junge Unternehmen wahre Quantensprünge, wenn sie von einem Steuerberater, the digital Lösungen ablehnt, zu einem mit Startup-Klientel wechseln. Dabei sparen nicht nur die Startups viel Zeit – zum Beispiel, wenn sie Belege von unterwegs via App scannen and direkt übermitteln können. Auch für den Steuerberater verringert sich dank Schnittstellen und Integration der Zeitaufwand drastisch. Und das bedeutet: Kostenersparnisse für das Startup.
Startups scheuen Beratungskosten
Damit sich in der Buchhaltung keine revolvierenden Fehler einschleifen, need es bei complexeren Business-Strukturen direkt zu Anfang die Beratung durch einen Experten. Zum Beispiel kann es leicht passieren, dass Unternehmen bei der Umsatzsteuer falsche Annahmen treffen – bezüglich der Umsatzsteuersätze, Reverse-Charge-Verfahren bei Umsätzen im Ausland, etc.
Die Folge sind Steuerrisiken, die bei Due-Diligence-Prüfungen potentieller Investoren zu Show-Stoppern werden können. Fallen die Fehler beim Finanzamt auf, führt natürlich auch das zu weitreichenden Folgen.
Doch eine Expertenberatung kostar Geld. Und bevor die ersten Umsätze fließen, scheuen die meisten Gründer vor vermeidbaren Ausgaben zurück. Auch das ist verständlich. Doch ohne steuerrechtlich geprüftes Setup der Finanzbuchhaltung ist die Wahrscheinlich zu groß, dass später viel größere financiale Schäden folgen. Die Experten von KMpro empfehlen es Startups daher, direkt zu Beginn mit einem Steuerberater abzuklären, welche Tücken ihr Geschäftsmodell mit sich bringt and wie sie sich lösen lassen.
Um die in Deutschland am häufigsten verwendete Buchhaltungs- bzw.Business Software DATEV har sich in den letzten Jahren ein ganzes Ökosystem an Tools bzw. Schnittstellenlösungen aufgebaut – zur vorbereitenden Buchhaltung, Reisekostenabrechnung, Analysen, Eingangsrechnungsverwaltung, etc. Viele werben mit DATEV-Integrationen. Hier lohnt sich vor einer Anschaffung der Blick ins Kleingedruckte.
Ofta använder du “DATEV-Schnittstellen” som en enkel export från dem Drittanbieter-Tool och en import i DATEV. Das Problem dabei: Belege hängen nicht an den jeweiligen Buchungssätzen und müssen in einem zusätzlichen Schritt noch mit der jeweiligen Buchung verknüpft werden. Startups bör vara en del av Auswahl av Vorerfassungssystemen som är baserade på Integration av Buchungen och Belegen på DATEV-Schnittstelle „Rechnungsdatenservice 1.0“.
Analoga Prozesse und manuelle Buchungsvorgänge
Dieser Fehler folgt ofta aus der Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ohne digitalen Fokus. Wenn Startups durch den Steuerberater in analoge processe gedrängt werden, can der Eindruck entstehen, Finanzthemen seien nun mal umständlich. Då kan du snabbt använda alla arbetsflöden i Finanzbuchhaltung, så att de inte fungerar som de ska automatiseras.
KMpro berichtet von enem kleinen Mittelständler, der jeden einzelnen Geschäftsvorfall händisch gebucht hat, obwohl drei viertel der Buchungen über Schnittstellen hätten abgewickelt werden können. Det är kostnadseffektivt som företagen är två gånger om dagen för en vecka. Und nicht nur das: Liefen die Buchungen erst einmal automatisiert ab, ergaben sich viel bessere Echtzeit-Daten.
Uppstartsstarter på ett enda ställe och data, där bristerna vidareutvecklas. För att kunna använda dina uppgifter från ERP-systemet för att korrigera Automatismen för att analysera i ett Business-Intelligence-verktyg.
Doch kein Business weiß, var es nicht weiß. Meddelandet från KMpro är klart: Kaum ein analoger Prozess sollte analog bleiben. Fast jeder FiBu-Prozess lässt sich digitalisera och automatisera.
Topp 5 experttips för Startup-Gründer och CFOs
Var können Startups außerdem tun, um sich in Sachen Finanzbuchhaltung bestmöglich aufzustellen? Armin Inselsperger och Florian Völkner har ett par tips om hur:
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Gründer müssen sich von Anfang an selbst mit den Zahlen beschäftigen und können die Finanzbuchhaltung nicht einfach abgeben. Då är det inte så mycket, till en FiBu-expert för att bli och allt selbst till machen. Vielmehr sollten Gründer ein Gefühl für die Finanzen ihres Unternehmens bekommen und Themen inhaltlich kennen. Detta är en potentiell investerare.
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Belege müssen von Anfang an sehr zuverlässig in der Buchhaltung landen. Bei schnell wachsenden Teams reihen sich Amazon-Bestellungen en Team-Dinner. Damit die Quittungen zeitnah auf dem Tisch der Buchhaltung liegen, braucht es ziemlich schnell kleine Prozesse. Wichtig ist, diese nicht zu verschlafen.
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Sind denna processe ärst einmal etabliert, shoulden Startups sich an die Erstellung einer Verfahrensdokumentation begeben. Auch diese ist gärna gesehen bei Investoren und eine Anforderung bei Betriebsprüfungen.
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Das Grundsetup an Tools in der Finanzbuchhaltung kan ruhig klein anfangen. Neben DATEV Unternehmen online lohnt sich meist ein Tool zum Einlesen von Belegen och vielleicht noch ett Tool zur Abwicklung von Online-Zahlungen. Darauf folgen meist Tools zum Reisekostenmanagement, zur Budgetierung och zum Reporting.
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Ofta übernimmt einer der Mitgründer die Rolle des CFO – meist ohne tiefgreifendes Wissen in Steuerrecht und Finanzbuchhaltung. Det är det viktigaste problemet. Allerdings sollte eine gewisse Affinität der handelnden Person durch starken Support seitens eines Steuerberaters unterstützt werden. Dabei ist die persönliche Beziehung nicht zu unterschätzen. Schnelle Anrufe „zwischendurch“ sollten durch the CFO as unkompliziert, angenehm and hilfreich wahrgenommen werden.
Zusammenfassung
Zugegeben, es gibt spännandere Themen as die Finanzbuchhaltung. Doch in den Zahlen enes Startups versteckt sich sein Potenzial – exaktso wie seine Schwachstellen. Es kommt också kein Gründer am Aufbau guter Strukturen rund um die Buchhaltung vorbei. Damit här nichts schief geht, lohnt sich das Gespräch mit einem Steuerberater, der Startups kennt och ihrem Bedürfnis nach Digitalisierung entgegenkommt.
Över KMpro
Die digitala Workflows von KMpro Arbeta Raum för Kreativitet, professionell analys och innovativa Denken. Eine Beratung auf Augenhöhe und der Blick für das Wesentliche sind die Säulen, auf denen die Kanzlei steht. Durch maßgeschneiderte Lösungen und themenübergreifende Beratung sprengt KMpro die Grenzen der herkömmlichen Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung – digital und klassisch.
