Gmail är en av de mest populära e-posttjänsterna, men du utnyttjar kanske inte alla dess funktioner. Här är 13 Gmail-tips och tricks som du kan använda när du skickar din nästa e-post.
Om du kan tro det har Gmail funnits i över 11 år, och det har vuxit betydligt under den tiden med tillagda funktioner och bättre design. För närvarande är Gmail på en rekordhög nivå, och det fantastiska med det är att det har behållit den enkelhet genom åren som ursprungligen gjorde Gmail så bra, samtidigt som det lägger till nödvändiga funktioner och justerar den övergripande designen till det bättre.
En sak som många användare inte känner till om Gmail är dock att alla dessa funktioner helt enkelt inte används, och de flesta användare kan dra nytta av dem, oavsett om det sparar tid genom att ställa in konserverade svar eller inaktivera nya e-postmeddelanden för att fokusera och vara mer produktiv efter lunch.
Här är 13 Gmail-tips och tricks som du kan använda för att få ut mer av Googles e-posttjänst.
Ångra skickade e-postmeddelanden
Om du av misstag skickade ett e-postmeddelande i förtid innan du var redo att skicka det, finns det en funktion i Gmail som du kan aktivera som gör att du kan ångra ett skickat e-postmeddelande inom en viss tidsperiod.
Funktionen ger dig upp till 30 sekunder för att ångra ett e-postmeddelande efter att du skickat det, vilket kan vara bra om du har glömt att inkludera en bilaga eller någon annan viktig information, på det sättet ser du inte ut som en idiot när du måste skicka ett andra e-postmeddelande med ytterligare information eller bilagor.
Klicka bara på kugghjulsikonen längst upp till höger på webbsidan och välj inställningar. Under Allmän fliken, hitta Ångra skicka och placera en bock bredvid Aktivera Ångra skicka. Välj sedan en tidsperiod i rullgardinsmenyn, vilket är den tid du behöver ångra ett skickat e-postmeddelande.
Lägg till flera konton på iPhone
Om du har flera Gmail-e-postkonton och vill ha åtkomst till dem alla på din iPhone kan du enkelt lägga till dem och ha flera Gmail-konton med dig när du är på språng.
En metod är att lägga till ditt Google-konto till iOS i Inställningar och sedan använda den inbyggda Mail-appen för att komma åt dina Gmail-konton.
Den andra metoden är det enklare sättet, där du bara laddar ner Gmail-appen från App Store och sedan lägger till flera Gmail-konton direkt i appen. Det finns fördelar och nackdelar med var och en, och därifrån kan du bestämma vilken som skulle vara bäst för dig.
Stoppa Gmail från att lägga till händelser i Google Kalender
För ungefär en månad sedan lade Google till en funktion i Gmail och Google Kalender som gör att Gmail automatiskt kan lägga till händelser som visas i din e-post till din Google Kalender, men du kan enkelt inaktivera den här funktionen.
I huvudsak skannar den din Gmail-e-post och skapar automatiskt nya händelser baserat på e-postmeddelanden du får som inkluderar datum och tider etc. Detta innebär att när du får bekräftelser från att köpa spelbiljetter, gör en hotellbokning eller bokar en flight, Gmail och Google Kalendern lägger automatiskt till den händelsen i din kalender.
För att inaktivera den här funktionen, gå till din Google Kalender och klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen. Välj inställningar. Hitta inställningen som kallas Händelser i Gmail och avmarkera Lägg till automatiskt. Klick Fortsätta när popup-fönstret visas och bläddra sedan uppåt och klicka Spara mot skärmens övre vänstra hörn.
Svara och arkivera e-postmeddelanden med ett klick
Om du handlar om effektivitet och vill gå igenom din inkorg så snabbt som möjligt, finns det ett trick som jag rekommenderar att du lär dig.
När du svarar på ett e-postmeddelande tillåter Gmail dig att klicka på en knapp för att skicka svaret och sedan arkivera e-postmeddelandet, så i huvudsak två steg med ett klick. Det kanske inte är aktiverat på ditt Gmail-konto, men det är en snabb lösning.
Klicka bara på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj Inställningar. Inom Allmän fliken, hitta Skicka och arkivera. Välj sedan Visa knappen “Skicka & arkivera” som svar. Bläddra ner till botten och klicka Spara ändringar.
Ställ in konserverade svar
Google kallar den här funktionen “e-post för riktigt lata.” Konserverade svar är förskrivna e-postsvar som du kan spara och skicka in vanliga e-postmeddelanden som du får. Om du till exempel får många e-postmeddelanden som ställer samma fråga kan du komma med ett konserverat svar för att det automatiskt ska skickas tillbaka, vilket sparar tid i slutet.
Klicka på kugghjulsikonen i det övre högra hörnet på webbsidan och välj för att aktivera möjligheten att ställa in svarsfunktioner inställningar. Klicka på Labs fliken högst upp och bläddra ner och hitta funktionen som heter Sparade svar. Välj Gör det möjligt till höger om den och bläddra sedan hela vägen ner och klicka Spara ändringar.
Aktivera semesterläge
Om du är på semester och inte har tillgång till ditt Gmail-konto under den tiden, låt inte de som skickar e-postmeddelanden hänga och vänta på svar. Istället kan du aktivera en semestersvarare.
Klicka bara på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj Inställningar. Inom Allmän fliken, hitta Semestersvarare. Aktivera det sedan och skriv in ett meddelande som automatiskt skickas till alla som skickar ett e-postmeddelande. Du kan sedan välja när du vill att den ska aktiveras. Därifrån, rulla ner och klicka Spara ändringar.
Svara mot Svara alla
När du svarar på ett e-postmeddelande har du möjlighet att svara endast den person som skickade e-postmeddelandet, eller så kan du svara tillbaka till alla som har kopierats in på e-postmeddelandet.
I Gmail kan du göra något av dessa alternativ till standardvalet när du besöker ett e-postmeddelande.
Klicka bara på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj Inställningar. Inom Allmän fliken, hitta Standard svar beteende. Välj sedan antingen Svar eller Svara alla. Du kan sedan välja när du vill att den ska aktiveras. Därifrån, rulla ner och klicka Spara ändringar.
Separera olästa e-postmeddelanden från allt annat
Om du gillar att vara organiserad men din Gmail-inkorg blir lite för rörig kan du organisera den lite genom att separera olästa e-postmeddelanden från allt annat i din inkorg, vilket kan rensa upp saker.
Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj inställningar. Inom Inkorg fliken, gå den första inställningen uppåt, vilket är Inkorgstyp. Välj Oläst först i rullgardinsmenyn.
Sedan, under det finns det som kallas Inkorgen sektioner. Du kommer ha Oläst och Allt annat. Kolla in alternativ för vart och ett av dessa kan du anpassa det lite.
Anslut ett annat e-postkonto
Om du har flera Gmail-konton som du vill sortera i ett, kan du använda ditt primära Gmail-konto för att hämta nya e-postmeddelanden från dina andra Gmail-konton, samt skicka e-postmeddelanden från dina andra Gmail-konton via ditt primära konto.
Klicka bara på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj inställningar. Gå sedan till Konton och import flik. Därifrån kan du använda POP3 för att hämta e-post från ett annat Gmail-konto, samt lägga till en e-postadress för att skicka ny e-post från utan att behöva logga in på det kontot varje gång.
Utnyttja filter
Vill du bara att e-post från en viss avsändare ska gå direkt till papperskorgen? Eller vill du bifoga en etikett till ett e-postmeddelande om det nämner något specifikt? Det här är vad filter är för.
Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj inställningar. Gå sedan till Filter fliken och börja skapa dina filter! I mitt fall har jag ett filter som tillämpar en speciell etikett när ett e-postmeddelande innehåller ordet ”avanmälan” och jag har också filter för när jag får specifika viktiga e-postmeddelanden och se till att de inte av misstag går in i skräppostmappen.
Det finns uppenbarligen många olika filteralternativ att välja mellan, men det är en funktion som är oerhört användbar i Gmail.
Ge Gmail en makeover
Om du inte gillar det vanliga utseendet på Gmail-användargränssnittet kan du ändra det i inställningarna.
Klicka på kugghjulsikonen längst upp till höger på skärmen och välj inställningar. Gå sedan till Teman på fliken och du får se en handfull olika teman som du kan välja mellan för att ge ditt Gmail-konto en välbehövlig makeover.
Personligen gillar jag att hålla sakerna enkla, så jag håller fast vid standardutseendet, men om du vill ge Gmail lite mer karaktär, så gör du det.
Arkivera eller ta bort ett e-postmeddelande från Android-aviseringar
Om du använder Android kan du snabbt arkivera eller radera e-post direkt från meddelandefältet, och vilket alternativ du vill beror på vad du har ställt in i inställningarna.
Under Allmänna Inställningar i Gmail-appen kommer det att finnas en inställning som kallas Gmail-standardåtgärd, och du kan ändra detta till antingen Arkivera eller Radera. Genom att välja en kan du antingen arkivera eller radera ett e-postmeddelande direkt från meddelandefältet på din Android-enhet.
Inaktivera mobilaviseringar
Om du behöver göra lite arbete med några distraktioner kan du enkelt inaktivera att nya e-postmeddelanden dyker upp på din telefon.
Öppna Gmail-appen på iPhone och tryck på menyraden i det övre vänstra hörnet för att öppna sidofältet. Tryck sedan på kugghjulsikonen och välj Ingen under Meddelanden.
När du är klar med jobbet och vill ha tillbaka dina aviseringar är det bara att gå tillbaka till den här inställningsmenyn och klicka på Alla nya e-postmeddelanden för att börja ta emot varningar igen.
