11 toppproduktivitetsverktyg för externa finansteam

Ämne: 11 toppproduktivitetsverktyg för externa finansteam

Trots att folk långsamt återvänder till kontoret, är det en stor del av arbetsstyrkan som kommer att hålla sig på avstånd.

Faktum är att Buffer’s 2021 års läge för distansarbete fann att nästan 98 % av de tillfrågade sa att de skulle vilja jobba på distans åtminstone en del av tiden, under resten av sin karriär. Det är många som söker flexarbete.

Källa: 2021 Tillstånd för distansarbeteBuffert

Samma buffertrapport fann att 41 % av de tillfrågade sa att hur de samarbetar och kommunicerar har förändrats i och med att de bytte till fjärr- eller hybridarbete. När dessa beteenden förändras är det verkligen lätt för företag att luta sig mot “fler möten”. Men fler möten kommer inte att göra team produktiva. Istället implementera bättre processer och verktyg för att möjliggöra mer fokustid, anpassning och produktivitet.

Om du vill leda ett högpresterande ekonomiteam, här är en rad produktivitetsverktyg som kan göra det möjligt för ditt team att arbeta smartare i en avlägsen miljö.

Hoppa till ett verktyg:

Finansförvaltning

1. Payhawk

Payhawk är allt-i-ett-lösningen som är specialbyggd för ekonomiteam. Plattformen gör det möjligt för dig att ta kontroll över alla utgifter inom företagskort, kostnadsersättningar, fakturahantering och automatiserad redovisning.

Med Payhawk kommer finansteam att spendera mindre tid på att jaga och tjata på folk att skicka in sina utgifter, och ha mer kontroll över allt som rör ekonomi inom ett företag, vilket sparar ditt team tid, energi och pengar.

Med Payhawk kan du virtuellt kontrollera och hantera alla utgifter som inte avser löner för ditt företag.

Nyckelfunktioner:

• Ge virtuella och fysiska kort med inbyggda regler för att minska interna blockerare

• Övervaka och optimera budgetar i realtid och låt ditt ekonomiteam fatta välgrundade utgiftsbeslut, snabbare

• Integrera enkelt din bokföringsprogramvara för att eliminera behovet av dubbel inmatning

• Ge team makten att äga och kontrollera sina respektive budgetar med tillgång till säkra betalningsmetoder

• Få tillgång till alla dina utgiftsrapporter i ett enda gränssnitt, vilket sparar ditt team tid och energi från att hoppa från verktyg till verktyg

Integrationer:

Payhawk har ett brett utbud av integrationer, inklusive Xero, Slack och DATEV.

Prissättning:

Payhawks prissättning är uppdelad i tre nivåer, och alla nivåer inkluderar en free 30 dagars provperiod. Du kan lära dig mer om paketen här.

2. Xero

Xero är en av de bästa bokföringsprogramvaran för alla finansteam. Bokföringsprogramvaran online gör det möjligt för företag att ansluta till sina banker, bokföringsverktyg, revisorer och andra tredjepartsappar. När ditt företag växer kan ekonomiteam dela arbetsbördan med att mata in fakturor, utgifter och andra finansiella aktiviteter med resten av företaget. Genom att göra redovisningen tvärfunktionellt samarbetande gör du det möjligt för ditt ekonomiteam att bli mer produktivt, oavsett plats.

Nyckelfunktioner:

• Spåra och betala räkningar i tid med en enda instrumentpanel för dina leverantörsskulder och kassaflöde

• Förenkla anspråk på utgifter för anställda genom att samla in kostnader, godkänna och återbetala anspråk och se totala utgifter

• Ställ enkelt in bankflöden när du ansluter din bank till Xero

• Spara tid genom att automatiskt beräkna moms på transaktioner

Integrationer:

Xero integreras med ett brett utbud av verktyg inklusive Wagepoint, Payhawk, Deputy och Hubspot.

Prissättning:

Xero har tre paket, inklusive ett startpaket som börjar på $15/månad, ett standardpaket som kostar $40/månad och ett premiumpaket som kostar $52 per månad.

Samarbete och teamledning

3. Hyperkontext

Hypercontext är en lösning som gör det möjligt för chefer och deras team att prestera högt genom att kombinera kvartalsprioriteringar, återkommande möten och engagemangsåtgärder, allt på ett ställe. Med denna programvara för samarbetsagenda kan ekonomiteam stänga feedbackslingan över hela organisationen, särskilt när det kommer till tvärfunktionell kommunikation.

Med Hypercontext har ekonomiledare ett dedikerat och organiserat utrymme för att utbyta feedback under 1:1, ekonomi- och ledarskapsmöten, dokumentera beslut och spåra mål, allt samtidigt som de driver engagemang i hela företaget.

Nyckelfunktioner:

• Skapa agendor för samarbetsmöten för att säkerställa att alla bidrar och dyker upp förberedda till varje möte

• Skicka automatiskt ut mötesanteckningar till deltagarna

• Samla in feedback från anställda i realtid för att förbättra möteskvaliteten och mäta engagemang

• Dokumentera och tilldela nästa steg för att hålla ditt team (och dig själv) ansvariga

• Tillgång till ett enormt bibliotek med ledningsresurser inklusive 500+ konversationsstartare, 60+ agenda mallaroch målexempel.

Integrationer:

Google Suite inklusive Calendar, Slack, Microsoft Teams, Outlook, Zapier, Chrome och mer.

Prissättning:

Hypercontexts prissättning inkluderar en free forever-plan, en Pro-plan (7 USD/användare/månad) och en affärsplan (11 USD/användare/månad). Små lag på upp till fem kan dra nytta av deras startpaket till ett totalt pris av 5 USD/månad för de första fem användarna.

4. Asana

Ett av de bästa projektledningsverktygen på marknaden är Asana. Du kan spåra, hantera och koppla ihop dina projekt i alla team med Asana. Från listor och kanban-tavlor, till kalendrar och gantt-diagram, du kan enkelt organisera alla projekt eller uppgifter i en enda instrumentpanel.

Ekonomiteam som har många rörliga delar kan förbättra sin produktivitet, samt hålla koll på vad som arbetas med detta projektledningsverktyg.

Nyckelfunktioner:

• Skapa återkommande uppgifter med förfallodatum och tider för att hålla ditt team på topp över återkommande betalningar

• Övervaka framstegen för övergripande ekonomiska planer och mål genom målspårning

• Behandla enkelt inkommande förfrågningar tvärfunktionellt, vilket gör det enkelt att spåra och svara på budget- och kostnadsförfrågningar

• Håll ditt team organiserat med förmågan att kartlägga varje steg i en process eller projekt med förmågan att spara tid och duplicera processer och steg inom Asana

Integrationer:

Asana har över 100 integrationer, inklusive Microsoft Teams, Google Calendar, Zoom, Harvest och Zapier.

Prissättning:

Till att börja med har Asana en free för alltid plan. Deras betalda planer börjar på 10,99 USD/användare/månad för deras premiumpaket, och verksamheten kostar 24,99 USD/användare/månad.

5. Hjälpjuice

Helpjuice är en kunskapsbaslösning som kan användas för att fånga, lagra, organisera och dela all din organisationskunskap. Genom att göra denna kunskap mer tillgänglig kommer medlemmar i ditt ekonomiteam att bli mer produktiva eftersom de enkelt kan hitta den information de behöver för att utföra sitt jobb.

Dessutom kan en kunskapsbas minska antalet supportmejl och telefonsamtal som ditt ekonomiska team kanske svararvilket gör att de kan fokusera mer på sitt arbete och mindre på att svara på kundförfrågningar.Nyckelfunktioner:

• Kommentarsfunktion som låter dig samarbeta med andra teammedlemmar direkt från en kunskapsbasartikel i realtid

• Robusta sök- och navigeringsmöjligheter gör det snabbt och enkelt för dina teammedlemmar att hitta den information de letar efter när de behöver den

• Omfattande analys- och rapporteringsfunktioner hjälper dig att förstå effekten av dina artiklar och vad användarna söker efter

Integrationer:

Helpjuice integreras med flera populära verktyg inklusive Salesforce, Zendesk, Freshdesk, Slack, Microsoft Teams och mer.

Prissättning:

Helpjuices prisplaner är beroende av antalet kunskapsbasanvändare vilket gör det perfekt för team av alla storlekar. Deras prissättning börjar på $120/månad för 4 användare och går upp till $369/månad för obegränsat antal användare. Alla planer kommer upplåsta med alla Helpjuices funktioner, free anpassning och en free 14 dagars provperiod.

6. Bikupa

Hive är ett projektledningsverktyg som är dedikerat till att hjälpa team att röra sig snabbare genom att förbättra företagets effektivitet. Deras programvara ger team flexibiliteten att lägga upp projekt på ett sätt som fungerar bäst för dem och skapa enkla arbetsflöden för komplexa processer – allt på ett ställe.

Hive är bra eftersom ditt ekonomiteam kommer att ha en centraliserad plats för att hantera uppgifter, projekt och dela uppdateringar med varandra, och hålla alla på samma sida.

Funktioner:

• Hantera enkelt projekt genom uppgiftslistor, Gantt-diagram, Kanban-tavlor eller kalendervyer

• Skapa formulär för att snabbt och enkelt samla in information tvärfunktionellt

• Tidshanteringsfunktioner som hjälper dig att förstå var ditt team spenderar tid, från resurser till tidsregistrering

• Chatt, kommentarer och e-postfunktioner i appen gör samarbetet mellan teamet smidigt

Integrationer

Hive har ett brett utbud av integrationer, men de vanligaste är Google Drive, MS Teams, Slack, Gmail och Outlook

Prissättning

Hive har en free forever version som har max 2 användare. Betalda planer börjar på 16 USD/användare/månad för Pro.

Kommunikation

7. Microsoft Teams

MS Teams är där team träffas, chattar, har ljud- och videosamtal och samarbetar på ett ställe. Det här är en av de stora utmanarna när det kommer till kommunikationsapplikationer, särskilt för företag i stora företag. Om ditt ekonomiteam använder Outlook och Microsoft-verktyg, som Word och Excel, är MS Teams ett bra komplement till ditt ekosystem.

Funktioner:

• Fantastiska chattfunktioner som gör att du kan lägga till det mänskliga elementet i dina meddelanden, som GIF, klistermärken och emojis

• MS Teams Meet låter dig gå från en gruppchatt till ett videosamtal med en knapptryckning. Dessutom kan upp till 10 000 personer träffas på en plats var som helst

• Hitta, dela och redigera enkelt filer inom din MS Teams-arbetsyta, inklusive appar inom Microsofts ekosystem som Word, PowerPoint och Excel

Integrationer:

Microsoft Teams integreras med ett brett utbud av applikationer inklusive Trello, Polly, Hypercontext och Asana.

Prissättning:

MS Teams har en free för evigt version. Deras betalda planer börjar på deras Basic-nivå som börjar på 5 USD/användare/månad och verksamheten kostar 12,50 USD/användare/månad. Båda deras betalningsplaner är på årliga prenumerationer.

8. Slak

En annan app som inte behöver introduceras är Slack. Den här appen är ditt teams kommunikationsnav, särskilt eftersom din e-post sannolikt är överbelastad med meddelanden från externa leverantörer, interna förfrågningar, appaviseringar och enstaka nyhetsbrev som du registrerat dig för.

Slack gör det möjligt för finansteam att skära igenom röran och ha direkta konversationer inom och utanför teamet, vilket gör det lättare att ta itu med problem snabbare.

Funktioner:

• Skapa kanaler som är dedikerade till ett specifikt syfte, som din ekonomiteamchatt, ledargruppsmöten och till och med projektbaserade chattar som årlig budgetering

• Slack Connect gör det enkelt för dig att koppla din Slack-kanal till personer utanför din organisation, vilket underlättar belastningen på din e-post ännu mer och gör att du kan hantera uppgifter med leverantörer snabbare

• Huddles gör att du kan ha “snabba chattar” utan behov av video

• Kraftfulla sökfunktioner som hjälper dig att hitta saker som kan begravas, snabbare

Integrationer:

Slack har en mängd integrationer inklusive Google Drive, Office 365 och 2000+ mer.

**Priser:**Slack har en free för alltid plan. Deras prispaket börjar på 8 USD/användare/månad och hoppar upp till 15 USD för deras Business+-nivå. De har också anpassade priser för företag

9. Tauria

Med det stora skiftet till fjärr- och hybridarbete är digital integritet och säkerhet ännu viktigare än tidigare. Det är där Tauria kommer in. Detta videokonferens- och kommunikationsverktyg gör fjärrarbete säkrare och mer lätthanterligt.

Även om det finns många kommunikationsverktyg där ute, fokuserar Tauria på integritet först och främst att ge finansteam sinnesro.

Funktioner:

• Videosamtal för upp till 50 personer per samtal, vilket är perfekt för direkta och tvärfunktionella teammöten

• Chattfunktioner som möjliggör asynkron kommunikation med end-to-end-kryptering

• Ett molnbaserat valv som gör de dagliga uppgifterna mer hanterbara

**Integrationer:**Eftersom de fortfarande är i de tidiga processerna för att bygga sin plattform, integrerar Tauria för närvarande med GitHub och HubSpot.

Prissättning:

Taurias prismodell börjar på 10 USD/användare/månad.

Medarbetarnas engagemang

10. Tillsammans

Tillsammans tillhandahåller en lättanvänd företagsplattform för mentorskapshantering. HR-ledare kan enkelt hantera sammankoppling av anställda i hela organisationen utan den administrativa bördan av att använda kalkylblad. Deras plattform tar hand om allt från registrering till rapportering.

Anställda börjar med att fylla i ett frågeformulär som informerar deras parningsalgoritm. Algoritmen föreslår sedan relevanta mentorer inom sitt företag som de kan begära att matcha med. En junior revisor kan till exempel matcha med en ledande befattningshavare på sin avdelning. Efter matchen tillhandahåller plattformen färdiga sessionsmallar och handböcker för att säkerställa att både mentorer och adepter har allt de behöver för att bygga en framgångsrik mentorskapsrelation.

Nyckelfunktioner:

• Stöder 1:1 eller grupp mentorprogram

• Vitmärkt program med anpassade registreringsfrågor, innehåll och design.

• Koppla ihop anställda i stor skala utan att manuellt sålla igenom kalkylblad

• Inbyggd rapportering och hälsoövervakare gör det enkelt för programadministratörer att se framgången med deras program med en överblick

Integrationer:

Tillsammans integreras med inbyggda HRIS-system som Workday, UltiPro, Bamboo, ADP, SuccessFactors, såväl som kalenderintegrationer med GSuite och Outlook.

Prissättning:

För de första 50 användarna är kostnaden för Together USD 5000 USD/år. För fler användare kan du kontakta deras säljteam för att diskutera anpassade planer.

11. Munk

Om du vill uppmuntra till mer tvärfunktionellt samarbete mellan finans och andra team är Donut en fantastisk Slack- och Microsoft Teams-app att överväga! Det vanligaste användningsfallet för den här appen är att skapa kaffechatt inom din organisation. Individer kan välja att delta och paras ihop med kollegor på en bestämd kadens. Detta är bra för att uppmuntra människor att lära känna andra tvärfunktionellt och bygga relationer över hela organisationen.

Funktioner:

• Främja tvärfunktionellt samarbete och rapportskapande genom “Connect”

• Replikera vattenkylningsupplevelsen i en avlägsen miljö med automatiska frågeuppmaningar som är avsedda att väcka livliga konversationer i ditt team

• Skapa mänsklig kontakt direkt i din onboard-upplevelse för att bygga upp kamratskap och kontakter med varje ny anställning

• Inbyggda mallar från framgångsrika team för scenarier som sträcker sig från anställds erkännande till kompisprogram

Integrationer:

Donut integreras med Slack och Microsoft Teams.

**Priser:**Donut har en free forever-nivå som har ett tak på 24 användare per månad. Efter det måste du byta till deras standardplan, som börjar på 59 USD/månad. För större team börjar Premium-prispaketet på $119/månad.

För att öka produktiviteten i ditt fjärrteam behöver du inte en massa teknik, bara några av de rätta för ditt team. När du bestämmer dig för vilka verktyg du ska introducera till ditt team, tänk på deras smärtpunkter, var samarbete misslyckas och vilka processer som kan förbättras.

Och samtidigt som det är viktigt för produktiviteten att få rätt verktyg, måste människor också få ta hand om sig själva ordentligt. Inte ens de bästa verktygen i världen kan hjälpa en anställd som är överarbetad och inte får tillräckligt med vila. Distansarbetare tenderar att lägga mer tid på att arbeta och få mindre sömnvilket innebär att deras produktivitet kan bli lidande i det långa loppet.

Om ditt team är avlägset, gör det till en prioritet att se till att de tar hand om sig själva.

När du spikar kommunikation och samarbete kommer produktivitet och engagemang att följa.