- Här är en lista över Gmail-hack, trick och några saker som du förmodligen inte visste för att komma igång.
- Gmail är förmodligen den mest populära webbposttjänsten, överlägset.
- Det finns massor av Gmail-hack och knep som hjälper dig att få ut det mesta av Googles e-postklient.
Jag minns fortfarande när Google tillkännagav sin egen e-posttjänst för att konkurrera med Yahoo. Det var redan 2004 när endast inbjudningstjänst inte var någonting. Jag lyckades knappt få en inbjudan och missade smeknamnet jag ville ha, men jag var så glad över att ha en e-postkorg med en free 1 GB utrymme.
Det var ovanligt då och det var en stor affär. På några korta veckor har jag slutat använda Yahoo nästan helt. De påminner mig fortfarande då och då om att logga för att bevara mitt konto. Gmail var så bra och, vet du vad, det är det fortfarande för mig.
Det är inte bara den bästa webbmailtjänsten, utan förmodligen den bästa e-postklienten, punkteftersom du kan ta emot och skicka meddelanden från flera konton, inte bara från din @gmail-adress. Gmail i webbläsaren plus Android/iOS-appen kan ersätta Outlook utan tvekan för de flesta av oss, även för vissa avancerade användare. Lägg till detta den snäva integrationen med Googles egna tjänster, som jag använder, och det är svårt att föreställa sig en dag då jag slutar använda Gmail.
Om du är integritetsmedveten kokar du förmodligen just nu, men den här artikeln handlar inte om integritet eller Googles åsikter i denna fråga, utan om funktionalitet gömd i Gmailvilket gör det till den bästa e-postklienten för mig (och några miljarder människor, för den delen).
Utan mycket mer omvälvning, här är en lista över de viktigaste Gmail-hackarna och tricken som kan öka din produktivitet.
Mina favorithack och trick för Gmail
Det finns massor av knep, hacks, dolda funktioner och funktioner inbakade i Gmail som du inte kan hitta någon annanstans, men här är en lista över de som jag använder mest, plus några andra som är lika viktiga, men inte alltid passa in i mitt arbetsflöde.
Så jag kommer inte att täcka grundläggande saker som alla e-postklienter eller webbposttjänster kan göra. Så inga “tricks” om hur du ändrar utseendet på din inkorg. Det är bara ren funktionalitet, inget mer.
Dessa Gmail-tricks och hacks förklaras med hjälp av webbläsarversionen, men de flesta av dem gäller även för Android- och iOS-apparna.
1 – Ångra att skicka ett meddelande i Gmail, eftersom det är OK att ändra dig
Detta är en häftklammer i Gmail: alternativet att ångra ett meddelande som skickats av misstag. Du kan ångra sändningen i bara några sekunder. Det är inte ett återkallande som liknar vad du ibland kan göra i Outlook. När den lämnar inkorgen kan du inte avsända den.
- Gå till inställningar knapp (kugghjul).
- Klicka på Se alla inställningar.
- Bläddra till Ångra skicka och välj önskat intervall, från 5 till 30 sekunder.
När du skickar ett e-postmeddelande ser du en mörk stapel längst ned i webbläsarfönstret. Klicka på Ångra för att återkalla meddelandet. Gmail kommer bara att behålla e-postmeddelandet i Utkorgen under det angivna tidsintervallet efter att du tryckt på Skicka. Om du inte avbryter sändningen fortsätter den och skickar faktiskt e-postmeddelandet.
2 – Schemalägg ett e-postmeddelande i Gmail som ska skickas automatiskt vid ett specifikt datum och tid
Ibland jobbar du med ett mejl, men du vill inte skicka det direkt, även om du har sagt allt som behöver sägas. I Gmail kan du schemalägga att e-postmeddelanden ska skickas vid ett senare tillfälle.
- Skriv ditt meddelande (lägg åtminstone till en mottagare).
- Klicka på nedåtpilen bredvid Skicka knapp.
- Klick Schema skicka.
- Välj bland de fördefinierade värdena eller välj ditt eget datum och tid.
Om du har minst en schemalagd e-post kommer du att se en ny etikett som heter Schemalagt där du kan spåra utvecklingen av dessa ännu ej skickade e-postmeddelanden. Du kan avbryta sändningen av varje e-postmeddelande, eller i bulk. Om du gör det kommer de att skickas tillbaka till mappen Utkast där du kan skicka dem omedelbart eller boka om.
3 – Spara och återanvänd svarsmallar i Gmail
För vissa personer, som skickade samma svar om och om igen, är det vettigt att föra en lista över dessa meddelanden som mallar som enkelt kan återanvändas vid behov.
- Gå till inställningar knapp (kugghjul).
- Klicka på Se alla inställningar.
- Välj Avancerad flik.
- Bläddra till Mallar och tryck på Aktivera.
Nu, varje gång du skriver ett nytt meddelande har du möjlighet att spara det aktuella utkastet som en ny mall eller bara infoga en tidigare sparad mall. För att göra det klicka på treknappsmeny och välj Mallar.
4 – Så här tystar du konversationer i Gmail när du vill ta en paus
Vi har alla märkt att vi har lagts till i en konversation, även om vi inte har någon plats att vara där. Tack och lov kan du det Stum en konversation i Gmail.
- Välj konversationen du vill stänga av.
- Klicka på tre prickar meny.
- Välj Stum.
Alla följande meddelanden hoppar över inkorgen, vilket betyder att de kommer att uppnås. Du kommer att kunna hitta dem i mappen All Mail, med etiketten Mute.
5 – Skjut upp meddelanden i Gmail, så att du kan skjuta upp ordentligt
Jag brukar lämna meddelanden olästa för de uppgifter som jag inte har tid för just det ögonblicket.
Det eleganta sättet att göra det, om du behöver dessa meddelanden att dyka upp igen i din uppmärksamhet vid rätt tidpunkt, skulle vara att snooza dem.
- Välj önskat meddelande.
- Klicka på Snooze knapp.
- Välj bland de fördefinierade intervallen eller välj ditt eget datum och tid.
Alla snoozade meddelanden finns under Uppskjuten etikettom du vill ta en titt på dem i förväg.
6 – Skicka konfidentiella e-postmeddelanden med Gmail: Meddelanden kan inte laddas ned, vidarebefordras, kopieras, skrivas ut
Detta är en unik egenskap. Hur det fungerar: (1) du skriver ett meddelande, (2) Gmail skickar en länk till mottagaren, (3) länken öppnar en speciell sida på Googles servrar, om meddelandet inte har gått ut, och (4) om du matar in ett speciellt SMS-lösenord, frågade du bara om alternativet var inställt av avsändaren.
- Skriv ett nytt meddelande.
- Välj hänglåsikon på den nedre raden med knappar.
- Valde utgångsdatum för detta meddelande och aktivera SMS-lösenord tillgång, om du vill få allt att kännas lite säkrare.
Mottagaren av e-postmeddelandet kommer att få ett speciellt meddelande från Gmail, inte det faktiska meddelandet du skrev tidigare.
Mottagaren måste klicka på Se e-postmeddelandet knapp, ange sedan SMS-lösenordet som genererats av Google och skickas till det telefonnummer du tidigare har angett.
Först då kan mottagaren läsa själva meddelandet.
Eftersom allt görs på Googles egna servrar fungerar detta Gmail-hack med vilken annan e-postadress som helst. Låt dig inte luras att tro att detta är 100 % säkert, eftersom mottagaren fortfarande kan göra en skärmdump eller ta ett foto av meddelandet. Du kan inte förhindra detta på något sätt, men det är fortfarande en cool Gmail-funktion.
Om du vill återkalla åtkomst innan ett konfidentiellt meddelande löper ut är det fortfarande möjligt. Gå till Skickat mappen, välj meddelandet och tryck på Återkalla åtkomst knapp.
7 – Översätt inkommande meddelanden i Gmail
Låt oss säga att en rolig “vän” prenumererade på ett nyhetsbrev på ett språk du inte talar. Okej, det kanske är för långsökt. Hur som helst, det finns en enkel metod att översätta inkommande meddelanden, varje gång du känner för det.
- Välj önskat meddelande.
- Klicka på trepunktsmeny till höger.
- Välj Översätt meddelande.
Alternativt kan du välja originalspråket och översättningsspråket, om Gmail inte kan lista ut saker själv. I de flesta fall kan det.
Dricks: Du kan använda webbplatsen Google Translate för att översätta hela dokument i Word-, Excel-, PowerPoint- och PDF-format (så här gör du det).
8 – Filtrera meddelanden efter storlek i Gmail
Du skulle bli förvånad över hur många 20 MB+ e-postmeddelanden du har i din Gmail-inkorg, vilket tar upp värdefullt utrymme. Som tur är kan du enkelt filtrera dem, så att du kan ta bort de som inte behövs längre.
Du kan söka efter mottagna meddelanden med följande syntax:
- storlek: 20m – visa e-postmeddelanden som är större än 20 MB
- storlek: 1000k – visa e-postmeddelanden som är större än 1000 KB
9 – Skicka och ta emot e-postmeddelanden från andra konton i Gmail
Jag gillar inte stationära e-postklienter. Varför? Mest för att jag inte kan säkerhetskopiera allt i molnet. Jag måste göra det manuellt och det är ett jobb för mig.
Tack och lov låter Gmail dig skicka e-postmeddelanden som du skulle från ett annat e-postkonto kopplat till ditt Gmail-konto. Gör följande för att lägga till olika e-postkonton i Gmail:
- Klicka på inställningar (kugghjul).
- Välj Sälj alla inställningar.
- Navigera till Konton och import flik.
- Klicka på antingen Skicka mail som eller Kontrollera e-post från andra konton.
Det finns en viktig skillnad mellan de två alternativen: det första låter dig skicka meddelanden som, men hämtar inte mottagna meddelanden från den andra inkorgen automatiskt. Du måste vidarebefordra dem från den andra servern (om du vill).
Det andra alternativet kommer att använda POP3 för att kontrollera e-postmeddelanden från den andra inkorgen och skicka som. Det finns nackdelar med det andra alternativet: du kan bara kontrollera upp till fem konton och du kan inte ändra hämtningsintervallet. Ibland kommer e-postmeddelanden efter 30 minuter eller till och med mer, beroende på hur ofta du brukar få meddelanden i den andra inkorgen.
När du har lagt till dina önskade konton här varje gång du skriver ett nytt meddelande måste du välja den e-postadress som används för Från fältet.
Om du vill svara automatiskt med samma konto som det ursprungliga meddelandet skickades till, se till att du markerar lämpligt alternativ på samma inställningsflik, som kallas När du svarar på ett meddelande:
10 – Bästa Gmail-hacket: Oändliga e-postalias
Överlägset är detta min favorit Gmail Hack. Möjligheten att använda e-postalias för att ta emot e-postmeddelanden i samma inkorg. Till exempel har jag använt detta för att prenumerera på Twitter för flera konton med samma e-post (eftersom jag använder ett alias).
Du kan prenumerera på ett nyhetsbrev eller en tjänst med ett alias, och om din e-post läcker och du börjar få SPAM vet du vem som bär skulden. Du kan också filtrera meddelanden mer effektivt om du använder alias.
Det finns i princip två aliastyper du kan använda i Gmail:
- Lägg till en prick (.) var som helst i användarnamnsdelen av din e-postadress. [email protected] är samma inkorg som [email protected]. Du kan lägga till punkten var som helst, du kan lägga till mer än en punkt och alla e-postmeddelanden hamnar fortfarande i samma Gmail-inkorg.
- Lägg till en plus (+) följt av en etikett i slutet av användarnamnsdelen av din e-postadress. [email protected] är det samma som [email protected]. Etiketten kan vara vad du vill.
Vill du använda tangentbordet i Gmail? Tryck SHIFT + ? för att få upp en lista över Gmail-genvägar som du kan använda när som helst.
Men nog om mina favoriter. Har du några Gmail-hack och trick att dela med dig av? Jag är nyfiken på om du använder något jag skulle ha nytta av i mitt dagliga arbetsflöde. Jag är säker på att jag har missat några av de gömda pärlorna i Gmail.
Läs också: Hur man ställer in Gmail för offlineanvändning, Google Docs dold @-meny, de viktigaste Gmail-genvägarna för produktivitet.
