10 exempel på rese- och kostnadspolicy, mallar och resurser

Ämne: 10 exempel på rese- och kostnadspolicy, mallar och resurser

Så det är dags att skriva ditt företags utgiftspolicy. Och antingen har du ingen aning om var du ska börja, eller så har du gjort det här förut och vill bara se till att du träffar alla viktiga poäng.

Hur som helst, vi har dig täckt. Vi har samlat ihop en handfull användbara mallar som du kan kopiera direkt. Och kanske mer användbara är sju verkliga utgiftspolicyer från företag och institutioner du har hört talas om.

Se hur var och en närmar sig sina rese- och kostnadskrav på olika sätt och vad de förväntar sig av anställda. Använd sedan dessa insikter för att skriva en framgångsrik policy som teammedlemmarna faktiskt använder.

Låt oss börja med en samling färdiga att kopiera mallar som hjälper dig att skapa din företagskostnadspolicy.

varning: Exemplen på verkliga utgifter nedan var lätt att hitta online och tillhandahålls inte av företagen själva. De ska användas för jämförelse och inspiration, och Payhawk tar gärna bort dem från det här inlägget om så begärs.

Verkliga rese- och kostnadspolicyprover

Vi kommer att dela med oss ​​av praktiska, redo att använda policymallar inom kort. Men kanske mer värdefullt är att se den verkliga rese- och kostnadspolicyn som framgångsrika företag använder.

Vi har tagit fram de mest anmärkningsvärda aspekterna av var och en nedan, och du kan klicka på länkarna för att se dem i sin helhet. Läs igenom några och bestäm vilket företags tillvägagångssätt som bäst matchar din egen filosofi. Det är alltid trevligt att veta att det finns blomstrande, kända institutioner som tänker på samma sätt som du.

Netflix

Du behöver ingen länk för att se hela Netflix utgiftspolicy – den innehåller bara fem ord:

“Agera i Netflix bästa intresse.”

Av förklarliga skäl har detta blivit känt. Och den matchar Netflix övergripande kulturkod, som innehåller ett fullständigt avsnitt om Frihet och ansvar. Det är ett fascinerande dokument, inklusive några höjdpunkter:

• Vår semesterpolicy är “ta semester.” Vi har inga regler eller blanketter kring hur många veckor per år. Våra ledare ser till att föregå med goda exempel genom att ta semester, ofta återkomma med nya idéer, och uppmuntra resten av teamet att göra detsamma.

• Vår föräldraledighetspolicy är: “ta hand om ditt barn och dig själv.” Nya föräldrar tar i allmänhet 4-8 månader.

• Varje anställd väljer varje år hur mycket av sin ersättning de vill ha i lön kontra aktieoptioner. Du kan välja alla kontanter, alla alternativ eller vilken kombination som passar dig.

Om det låter som den typ av företag du bygger – och du är villig att backa upp det – så kanske Netflix-metoden är rätt för dig.

Basläger

Basecamps utgiftspolicy är inte riktigt lika enkel som Netflix, men visar en liknande etik. Vi har inte hela policyn i sig, utan snarare en uppsättning nyckelförmåner som ges till Basecamp-anställda. Dessa delades av VD Jason Fried i ett blogginlägg 2016.

Den viktigaste aspekten som delas är företagets “ingen byråkrati företagskonto.” Varje anställd får sitt eget American Express-kort. Det finns inget behov av att be om godkännande för transaktioner – var bara rimlig.

Vilket helt klart är ett mycket förtroendefullt sätt att hantera utgifter. Men om du planerar att replikera detta måste du fortfarande se till att du har en tydlig process för att dokumentera transaktioner – annars kommer ditt ekonomiteam att vara för alltid i mörkret.

Eftersom det här inlägget är fullt av fascinerande nuggets, bör vi dela med oss ​​av några fler:

• Anställda får ett massagebidrag på 100 USD/månad.

• De får också $ 100/månad till deras gym, yogastudio eller träningssträvan.

• Anställda kan arbeta var som helst i världen. “Flytta städer, behåll ditt jobb.”

Det finns mycket mer att läsa där. Det kanske inte är den exakta utgiftspolicyn som anställda använder när de spenderar, men det är fascinerande på samma sätt.

BBC

Det är alltid intressant att läsa interna policyer från institutioner som är så kända och känd som BBC. Som en statligt finansierad enhet kommer det verkligen inte att kunna ta Netflix-metoden. Så hur kan vi beskriva dess rese- och kostnadspolicy?

Med ett ord: klassisk. Dokumentet är omfattande och innehåller alla huvudutgiftskategorier och viktig information som du kan förvänta dig att hitta. Dess ett bra exempel på en mer föreskrivande (men fortfarande lätt att följa) policy.

Här är några höjdpunkter:

• BBC har en skriftlig hållbar resepolicyoch kräver uttryckligen att personalen använder kollektivtrafik där det är möjligt.

• Det finns särskilda regler för “sen natt/tidig morgontransport” (LNEMT), vilket är vettigt med tanke på drifttiden för dess radio- och tv-kanaler.

• Anställda kan kräva ränta på personliga kreditkort om återbetalningen från BBC var försenad och detta var anledningen till intresset.

Det finns ett stort antal otroligt specifika regler i detta dokument. Vilket ger en mycket intressant läsning.

Ersättningar för saker som mat, boende och körsträcka följer HMRC:s rekommendationer, som du kan förvänta dig. Läs vår detaljerade förklaring av HMRC:s resekostnadsregler.

FedEx

Notera: Detta är ett äldre dokument – senast uppdaterad 2015. Så det är möjligt att det inte längre är 100% uppdaterat. Men inte desto mindre är det värt att titta igenom den för att se vilken inspiration du kan dra.

Som ett enormt internationellt företag är det nog inte förvånande det FedEds policy läser som ett juridiskt dokument mer än en uppsättning riktlinjer. Företaget känner sannolikt att det inte har råd att vara otydligt om sina regler och har varit ganska uttömmande när det gäller att ange vad som är tillåtet.

Det är upp till dig om detta stämmer överens med din egen filosofi. På Payhawk föredrar vi övergripande riktlinjer framför föreskrivande regelböcker. Det här passar oss bättre.

Här är några anmärkningsvärda avsnitt av FedEx:s rese- och kostnadspolicy:

• Den första sidan i policyn anger det uttryckligen “uppsägning” är en möjlighet om anställda inte följer policyn. Vilket är vettigt, men som inte alltid stavas i ett enkelt policydokument.

• Kostnadsrapporter ska lämnas in veckovis eller per resa. Det sistnämnda är ganska standard, men att skicka in rapporter varje vecka kan lätt lägga en enorm börda på både resande anställda och ekonomiteam.

• Teammedlemmar förväntas behålla alla sina kvitton i 12 månader. Detta har sannolikt uppdaterats med fler företag som använder e-kvitton nu för tiden. Om inte, är det en ganska hög ordning.

• Vicepresidenter och högre är får resa första klass, medan andra anställda förväntas flyga buss (ekonomi). För flygningar längre än sex timmar kan businessklass tillåtas.

Eftersom denna resepolicy är så detaljerad finns det mycket mer intressant att utforska.

Bank of England

Liknar FedEx, Bank of Englands policy och lång och detaljerad. I likhet med BBC är Bank of England en offentlig enhet och tar därför finansiellt ansvar på allvar.

Policyn börjar med att ställa ut två tydliga verksamhetsprinciper:

• Principen om valuta för pengarna: eftersom banken är ansvarig inför parlamentet och allmänheten måste den ta väl hand om utgifterna.

• Integritetsprincipen: ”vi bör inte påverkas av utsikterna till personlig fördel eller vinst. Vi måste använda bankens resurser ansvarsfullt för allmänhetens bästa, inte för att tjäna personligen.”

Även om den här policyn är ganska uttömmande, läses den som om den skrivits av dem som har det bästa för både anställda och institutionen. Språket är tydligt och lätt att förståoch många av idéerna är baserade på vad som är bra för individen.

Till exempel, “välbefinnande är också viktigt. Att resa långa sträckor och vara borta från familj och vänner har en kostnad. Banken vill att personalen ska kunna prestera som bäst när de reser i arbetet.”

Detta visar att även om det är långt och ganska tekniskt, en bra utgiftspolicy kan också visa med vilken omsorg ett företag behandlar sitt team.

Dartmouth College

Dartmouths rese- och kostnadspolicy är en av de mer juridiska och tekniska policyerna vi kommer att se. Dess skriven mer som en lag än en “tydlig och enkel” lekbok. Om det passar din verksamhet är din egen uppmaning, men det gör det förmodligen svårare att följa för medarbetarna.

Å andra sidan, det är väldigt omfattande. Och vi kan föreställa oss att Dartmouth-anställda naturligtvis är mer vana vid tekniskt och akademiskt skrivande än den genomsnittliga företagetsanställda.

I likhet med andra vi har sett ovan, innehåller dokumentet en lista över icke-tillåtna utgifter, vilket är viktigt om du vill att din policy ska vara uttömmande. Den anger också tydligt de sannolika påföljderna om policyn inte följs ordentligt.

Det är också värt att undersöka upphandlingsdelen nära början av policyn. Om ditt företag hanterar många inköp av högt värde kan du vara intresserad av reglerna som Dartmouth ställer upp.

Victoria University of Wellington

Vi kan jämföra Dartmouths policy med ett annat akademiskt institut: Victoria University. På samma sätt är denna policy formulerad som ett juridiskt dokument, som mycket tydligt anger vad som är tillåtet och vad som inte är det.

Trots detta, det är ganska lätt att förstå och är bara 9 riktiga sidor med text. Vilket jämfört med vissa andra inte är alltför skrämmande.

Några saker värda att notera:

• Alla universitetsresor ska vara ekonomiklass, med några få snäva undantag. Dessa undantag är inte relaterade till arbetsbeskrivning.

• För måltider, körsträcka, parkeringsavgifter och andra resekostnader på vägen, Universitetet anger inte ett fast belopp som täcks. Istället kommer det att täcka “alla vanliga, nödvändiga och rimliga utgifter som krävs för att individen ska kunna genomföra godkända universitetsresor.”

• Den andra sidan beskriver etiska ramar som hela dokumentet skrevs på.

Mallar för utgiftspolicy

Att sätta ihop en kostnadspolicy är ofta en lång och utdragen process. Du behöver köpa in från olika team, chefer och verkställande ledarskap för att säkerställa att du har täckt alla dina baser.

Och även då finns det ingen garanti för att alla kommer att läsa och uppskatta ditt hårda arbete. Utgiftspolicyer förbises eller ignoreras regelbundetoch många anställda föredrar att göra saker på sitt eget sätt.

Vilket är frustrerande såklart.

Med tanke på detta är det inte meningsfullt att ägna timmar och timmar åt att skriva det från grunden. Istället, ta en av dessa mallar och skräddarsy den efter ditt eget företags behov.

Genomförbar

Detta är en mycket tydlig och lättförståelig utgiftspolicy, skrivet på vanlig engelska (vilket alltid är viktigt). Det kan laddas ner i DOC-format, med utrymmen där du kan fylla i chefernas namn, kontaktpunkter och annan viktig information.

Du vet, en mall.

Och en mycket bra sådan. Om du bara vill ha en plug-and-play-utgiftspolicy som du kan få live i en hast, är det här det perfekta stället att börja.

Företagsresenär

Denna PDF från Corporate Traveler är inte precis en kopiera/klistra in mall som de två ovan. Men det inkluderar företagets rekommenderade topp 10 element att inkludera i din egen policy.

Vissa av dessa finns inte med i våra andra listade mallar, men kan vara bra idéer. Till exempel, “resenärsprofilformulär” som ber frekventa resenärer om information till företaget som kan hjälpa till i en nödsituation. Det här är inte raketvetenskap, men det är en sådan sak som du lätt kan glömma.

Connectteam

Den här mallen är specifikt avsedd för ersättning för anställdas kostnader. Vi råder dig alltid att undvika kostnadsanspråk, men eftersom de flesta företag fortfarande förlitar sig på dem på någon form, är det en bra idé att se till att reglerna är tydligt fastställda.

Ytterligare resurser

Om allt ovanstående inte är tillräckligt med information och inspiration för att utarbeta en vinnande utgiftspolicy, här är ytterligare två utmärkta resurser som ger dig principer och grunder att bygga vidare på.

Skapa den perfekta T&E-policyn med hjälp av andra

Som vi har sett finns det massor av inspiration tillgänglig för ekonomiledare och chefer för att skapa en vinnande rese- och kostnadspolicy. Det behöver inte vara en syssla.

Och utöver de utmärkta exemplen vi har delat, ta hjälp av människorna runt omkring dig. En bra utgiftspolicy är inte bara en top-down-affär. Om andra teammedlemmar har input – inte bara ditt ekonomiteam – kan du vara säker på att din policy kommer att spegla vad som är bäst för hela företaget.

I slutändan handlar det om att skriva något som människor kommer faktiskt att följa. Oftast innebär det en enkel, tydlig och kortfattad rese- och utläggspolicy.

Och ännu bättre, det kan innebära en policy som är inbyggd i de verktyg som dina team använder varje dag. Det är så det fungerar här på Payhawk, och vi vill gärna hjälpa dig att uppnå samma resultat: